城管部门建设工程档案管理研究

城管部门建设工程档案管理研究

胡正太 ,周立淼

身份证号：320324196605140196    身份证号：110101197603023017

摘要：近年来，城市管理和综合执法部门(以下简称“城管部门”)一直在不断提高档案管理工作水平，通过制定科学的管理流程、完善档案管理制度、提高信息化管理水平来促使档案管理工作满足社会发展需求。城管部门作为建设系统专业管理部门之一，虽然管辖的建设工程数量不及水务、交通、城市轨道等部门，但也是城市建设档案的重要形成部门，其建设工程档案同样需要得到重视。

关键词：城管部门；建设工程；档案管理；措施

1城管部门建设工程档案管理存在的问题

1.1建设工程归档范围不明确

调研中发现，市城管局及其直属单位对于哪些项目、哪些资料需要归档进馆并不是很明确，从上至下都未作出相关规定，处于可交可不交的状态，部分单位就选择了不移交。城管部门部分建设工程项目具有特殊性，如部分市政工程由于无法划红线而办理不了规划许可和施工许可，前期资料不完善，最终档案整体都未向市城建档案馆移交。归档范围不明确也导致最初市城管局进行自查时统计数据不准确，有部分项目(如路灯设施工程、独立的绿化工程)应保存在建设单位而不属于进馆范围，进馆率被拉低。

1.2建设工程归档制度不完善

市城管局机关对各直属单位的建设工程档案的情况了解较少，日常管理较为薄弱，对于直属单位的建设工程项目未作相应的档案管理和归档要求，也未建立相关制度。另外，不同于交通、水务等部门，城管部门建设项目工程档案不移交市城建档案馆也不影响后续工程验收和项目决结算工作，因此，部分直属单位对项目工程档案归档缺乏主动性。

2加强城管部门建设工程档案管理工作的建议

2.1通过技术创新实现档案信息化的安全存储

现有可以使用的存储方式仅光盘与硬盘两种，载体本身都存在问题，录入过程中也常出现问题。一是光盘存储年限短，需要投入巨大的人力、资金定期进行数据迁移；二是存储载体的损坏不容易被发现，从外表无法确定是否可以继续使用；三是数字档案依赖的计算机软件、硬件技术更新快，很可能会找不到可用系统来读取。面对“卡脖子”威胁和可能出现的信息技术危机，为确保数字档案的长期安全保存，可先采用多机备份、重复光盘备份等形式应对。同时建议相关科技部门积极攻关，完善档案存储设备的检测标准、介质选择标准，为档案部门合理选择、使用电子档案存储介质提供依据。

2.2要持续提高档案工作者政治素养

一是要提高档案工作者的政治理论学习和修养，尤其是要认真学习、宣传、贯彻好党的十九大精神，准确把握十九大精神的政治意义。要以习近平新时代中国特色社会主义思想为指引，收集保管好，利用好各类档案。二是档案工作者承担着“为党管档、为国守史、为民服务”的神圣职责。档案工作者提高政治素养，以党的政治建设为统领。切实加强政治建设，思想建设，组织建设，作风建设和纪律建设的教育，增强政治意识、大局意识、核心意识、看齐意识，牢记档案工作的政治方向，培育向党绝对忠诚。做到身处故纸堆，心中有宗旨。三是档案工作者要树立正确舆论导向，善于用档案史实驳斥历史虚无主义言论。四是要筑牢档案安全防线，尤其思想安全防线。在工作中，做到不该利用的不提供，重要机密档案坚决不泄密，用党性与生命捍卫档案的安全。

2.3制定档案管理制度

由市城管局对直属单位的各类建设工程进行调研，将涵盖园林建设、风景名胜、道路绿化、景观提升、市容环境卫生设施工程等城管类建设工程项目进行分类归纳，进一步明确归档范围。可以参考水务、交通或其他城市城管部门的城建档案管理方法，制定本系统建设工程项目档案管理办法、档案整理规范等规章制度，为本系统城建档案管理工作提供制度的支撑和保障。甚至可以考虑进一步加强管理力度，将建设工程档案移交进馆作为直属单位结决算的条件之一，以强化各直属单位对档案移交的重视程度，提高归档率。

2.4加强全过程监督管理

根据城管部门的行业性质，结合档案管理制度，明确建设工程项目在建设前期准备、设计、勘察、施工、验收等各阶段分别产生哪些类别的工程文件，鼓励各直属单位按阶段对建设工程文件及时进行收集，并进行整理和归档。可以充分利用市住建局“互联网+建设工程文件管理服务平台”，开展对建设工程文件的前端控制和全过程监管，确保建设工程文件的形成与工程建设进度同步，保障建设工程档案的原始记录性和可用性，提高建设工程档案的质量。

2.5要持续提高档案利用开发能力

习近平总书记指出“经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业的发展，都离不开档案。”档案开发利用是做好档案工作永恒主题，档案形成与日后的管理，目的就是为了今后档案的利用。也只有充分利用好档案，才能更好发挥档案凭证和历史借鉴作用。一是要充分认识档案利用开放的重要性。开展档案利用开放工作，能够让历史沉睡的档案醒来，重新展现档案的价值，更好地发挥资政为民作用。二是要提高档案利用开发布局。将档案开发利用价值判定与党和国家工作大局结合起来，与统筹推进“五位一体”总体布局，协调推进“四个全面”战略布局结合起来，让档案利用开放价值最大化。三是档案利用开发要为政治服务为第一要求。要科学准确研判党委与政府中心工作的需要，超前利用超前开发，为党和国家科学决策提供重要档案参考和历史借鉴。

2.6通过对档案信息化建章立制实现信息的高度融合

智慧城管数据来自于多个部门、涉及群体多，各部门间信息输送方式复杂，输送形式多样，导致数据存储不同，有的用DOC，有的用EXCEL，有的用APP；数据单位不同，比如同样是长度单位，有的是米，有的是千米；数据采集的类型不同。智慧城管档案信息化管理，首先要对信息化建章立制，在数据采集、共享、分析等方面建立关联性，充分运用大数据和AI技术分析各类案件，让数据信息高度融合。

2.7推动档案信息化建设

中共中央、国务院《关于深入推进城市执法体制改革改进城市管理工作的指导意见》(中发[2015]37号)明确提出“加快城市管理和综合执法档案信息化建设”的要求。在城管部门档案信息化建设中，增加建设工程文件归档和管理模块，利用信息化技术手段提高归档工作效率，为档案工作提供新动力，增强档案工作人员的积极性。通过信息化建设，进一步实现与规划、建设等部门的档案信息资源和数据共享，为城市规划、建设和管理领域进行科学决策、精细有效治理提供优质高效服务和决策辅助。

2.8加强档案指导和培训

参照统一指导、分级分类管理的原则，由市城管局综合管理处对直属单位建设工程档案的管理工作加强指导，并定期组织各直属单位档案工作人员参加城建档案归档移交业务培训，增强直属单位的档案管理意识。通过各种方式普及建设工程文件归档、整理等专业知识，提升城管部门各直属单位建设工程档案管理能力，培养一支具备较强档案管理技能和丰富档案管理经验的建设工程档案管理团队，为做好、做实城管部门建设工程档案管理工作夯实基础。

结论

总之，依据档案管理理论、信息管理理论、知识管理理论、信息共享协作理论、风险分析预评估理论，研究采用现代信息化技术对智慧城管档案进行信息化管理对策，以探索实现智慧城管信息化档案的信息采集、信息存储、信息管理、风险分析、预警对应等功能，可以为全国城管系统档案信息化管理和制度创新提供有效的技术支持。

参考文献：

[1]蔡盈芳.全面落实科研档案管理过程要求[J].中国档案，2021(06):64-65.

[2]王善柏.档案数字资源长期存储介质[J].中国档案，2021(06):72-73.