知识管理视域下企业档案管理信息化建设研究

知识管理视域下企业档案管理信息化建设研究

白美玲

浪潮集团有限公司  山东 250000

摘要：伴随知识经济时代的来临，社会环境和政策规定不断变化，社会发展趋势和行业创新需求对企业发展提出了新的挑战，同时，也提供了新的机遇。企业为及时把握机遇、勇于克服困难，应充分挖掘和利用搜集到的知识信息，以此来提升企业的核心竞争力。因此，企业应细致了解“知识管理”这一概念，即获取、处理、存储以及创新知识的管理过程，旨在提升组织中知识工作者的生产能力，提升组织者的应变能力，优化企业的商业模式，增加经济效益。当前，如何在知识管理模式下依托信息技术来发展企业档案成为亟待解决的问题之一，这就需要企业管理层积极投身其中，充分发挥档案的效用，为企业内部管理和产品生产服务。

关键词：知识管理；企业；档案管理；信息化；建设

知识经济时代下，知识管理理论的应用使企业档案管理工作进入了加速发展的新阶段。档案是知识资源不可或缺的组成部分，而知识资源作为企业核心竞争力在企业生产与发展过程中发挥着巨大作用。档案信息化建设推行知识管理理念强调的是在最大限度内实现信息资源的共享，通过隐性知识向显性知识的转化使知识直接服务于企业而实现价值，基于此，将知识管理引入到企业发展中已成为必然趋势。面对企业档案管理的信息化建设中呈现的问题，知识管理为其提供了良好的解决途径。

1知识管理的概念

知识无论是在哲学领域还是科学领域都是重要的概念之一，通常，知识是人类结合生产和生活中的经验积累对客观事物进行的综合评价，是在教育、实践活动中得出的研究成果，同样，也是对事实和信息进行的总结与提炼。由此可知，知识是人类进行主观判断和行为决策的重要基础，其中涉及感知、推理等大量的思维活动。企业知识管理的定义可以从以下两方面阐述：从狭义角度来讲，知识管理能够对知识的搜集、储存、创新以及融合带来至关重要的影响，进而对知识本身进行有效管理；从广义角度来讲，知识管理包含知识资源开发和利用方面的管理工作，完善知识管理理论体系、创新知识管理方式，对知识开发、利用和学习的完整闭环发挥重要的作用，最终能够建立极具自主性和先进性的知识管理架构。

2知识管理对企业档案管理的作用

企业档案管理是企业内部管理的重要构成部分，因此，企业管理者应把握社会发展趋势、认清行业局势，强调知识的重要性，在档案管理中依托知识来创新档案管理机制、优化管理成效。基于此，知识管理对企业档案管理的重要性主要表现为以下两点：第一，知识管理能够提升企业档案开发深度。传统模式下的企业档案管理仅仅是对重要文件的收纳和储存，多数材料在归档后并未进行开发和利用，文件是否具有服务价值也并未得到准确认证。知识管理要求对储存的档案信息进行分析和整合，对档案中的重要知识进行进一步开发和利用，旨在促进企业创新发展。除此之外，借助知识管理机制有利于将信息转化为企业发展所需的知识，提高整体收益率。基于知识管理机制的企业档案信息化建设，不仅能够创新档案管理模式，充分发挥档案的有效性，还能为档案管理工作提供新路径，大幅度提升企业的管理效率。第二，知识管理能够推动档案管理的信息化进程。在现代化背景下，计算机技术蓬勃发展，企业应尝试引进各种先进技术来创新档案管理途径。其中，企业应依托信息技术构建企业知识数据库，从而最大限度地发挥企业档案信息的服务价值。总体来讲，在企业档案信息化建设中应用知识管理，既可以提升企业档案管理水准，还可以创造额外经济收益，促进企业良性发展。

3基于知识管理的企业档案信息化发展策略

3.1转变档案管理理念与制度

知识管理具有开放性和共享性的特征，将知识管理引入档案信息化建设，要求档案工作人员树立知识管理新理念，充分认识到档案管理在知识经济时代的巨大价值。严格依据知识管理理论并依托先进的信息技术，不断进行优化与创新，做好档案管理的整体布局和规划工作，发挥档案服务积极性及推动知识管理工作的发展。深入挖掘、传播企业发展中存在的显性知识与隐性知识，将知识管理技术运用到日常工作实践中。档案管理工作已不再是简单的传递与存储档案信息，而是需要为企业的发展提供知识服务以实现各部门之间的档案信息资源共享，使有形状态再现无形知识与经验，所以，理念的创新会进一步带动企业的创新。企业档案信息资源涉及内容广泛，部门和业务之间纵横交错。若想对其进行信息化建设，健全完善的档案管理制度必不可少。档案部门制定相应的制度政策，保证档案管理各环节落实到位。档案应做到专人管理、专柜管理，并及时对档案的调动、借阅、复印等变化情况进行明确记录。对不同档案进行统一管理、分别存放并合理规划短期、长期、永久等不同期限档案的空间区分。在此基础上，企业规章制度应当明确管理人员的任务，确保数据的存储和传输不出现严重错误。

3.2提高档案管理人员的专业水平

为了提高档案管理信息化建设的整体质量，企业必须要引入知识管理并对档案部门现有工作人员进行职业道德、专业技能等多方面的工作培训，使其具备详实的知识和精湛的技能。档案工作的有序开展与工作人员的业务水平和管理能力密不可分，会直接影响到企业档案管理信息化建设的效果。企业档案中涵盖显性知识与隐性知识，档案管理部门有必要通过定期专业培训来提高档案工作者的职业素养和业务能力。在学习交流中做到隐性知识的传播，确保业务能力与档案工作相匹配。另外，构建知识型档案管理队伍，引导档案人员深入并系统地学习新知识，熟练掌握各种计算机及办公软件的操作技能，紧密融合个人价值的升华与档案事业的前进，更好地为企业提供服务。

3.3创新档案管理技术

在知识管理视域下，确保档案管理信息化稳定发展的前提是不断学习相关先进技术，更新信息化建设所需要的软硬件设施。通过应用信息技术可以确保档案信息资源的完整与有效，实现快速分类及归档等操作，引入知识管理来弥补缺陷，提高档案的利用率，使企业档案管理朝着数字化、自动化的方向前行。随着社会经济的发展和科技的进步，知识信息资源数量越来越多。企业需要从档案中提取创新的知识信息，对此，企业应搭建有目的且有规划的档案管理信息知识库，借助数据仓库技术、数据挖掘技术等先进技术的支持，将知识吸收消化，做到档案管理工作同步提升科学性与便捷性。同时，要采用信息技术提高文件管理的安全性，防止数据泄露。

4结语

综上所述，在知识经济时代，企业应积极适应时代发展的要求，将知识管理纳入到企业档案信息化建设中。档案管理和知识管理对于企业档案信息化建设的落实是两个重要的环节，两者相辅相成。以知识管理为导向，通过强化知识观念、创新管理技术、转变管理理念与制度，定期专业培训档案管理人员来推进企业档案管理信息化建设的进程。以挖掘档案信息中知识的深层价值，不断创新使知识管理的应用达到理想效果，从而促进企业的可持续发展。

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