房产档案信息服务能力建设研究

房产档案信息服务能力建设研究

董海成

磐石市房屋产权管理中心   吉林磐石

摘要：在城市化快速推进的今天，房产档案数量已达到一个较大规模，其作用也越来越重要。在信息时代背景下，房产档案信息化管理服务已成为必然趋势。

关键词：房产档案；信息服务；问题；策略

当前，随着国民经济的不断提升，房地产企业随着城市化发展不断的扩大，其档案信息的处理已成为房地产企业的首要解决任务。基于此，本文重点分析了房产档案信息服务中存在的问题及其相关策略。

一、房产档案及其信息化

房产档案是指房地产开发管理中产生的具有保存价值的图像、文字等资料，其是房屋产权与房屋自然条件的详细记录，也是房地产物权登记的第一手凭据。在我国房地产市场快速发展背景下，房产档案在城市拆迁、房产交易和产权纠纷中的作用逐渐凸显。房产档案信息化是指利用信息技术将纸质房产档案转化为电子档案，再经计算机、数据库和互联网等管理及使用。与传统的房产档案管理服务相比，信息化能提高房产档案管理服务效率。房产档案信息化特点为：①专业性、数字化。专业性是指房产档案真实记录“房产”建设和交易中产生的各种数据，同时由房产管理部门专门登记管理，其内容信息具有专业性及严肃性特点，可作为房产登记、交易等活动的主要依据。数字化是指利用数字技术实现房产档案的计算机管理，能有效提高房产档案信息服务水平和能力。②动态性、网络化。动态性是指房产档案信息的动态变化状态，主要由房产交易频繁引起。房产档案建立后，随着房产买卖、继承、赠与等的发生，房产权属也会发生相应的变化，房产档案中记录的信息也会发生转移、变更等动态变化。网络化是指利用计算机及互联网技术，通过互联网对房产档案进行收集、整理、移交、归档、查询、利用，最大限度地减少对档案纸质原件的侵扰，这能有效保护房产档案原件，而且能提高房产档案信息管理服务效率。

二、房产档案信息服务中存在的问题

1、不重视房产档案。在房产档案管理实际工作中，相关人员对房产档案管理的重要性缺乏认识。部分主要领导的房产档案法律意识淡薄，在实际工作中，只关注短期利益而忽视长久利益，由于这种思想，则会影响资金投入，导致配套设备不完善，无法合理做好档案管理工作。而且档案管理不可避免地存在安全隐患。档案管理人员配置不够齐全，不能按实际配比设定；此外，档案管理队伍稳定性偏差，年龄结构相对老化，易出现档案收集困难、整理归档不及时等弊端，这将导致档案管理人员面对海量档案时，无法查起的尴尬局面。

2、工作人员综合素质有待提高。随着房产档案数量的逐步增加，档案管理模式也越来越规范，传统的管理模式已不能满足当前档案管理的需要，档案管理模式更加规范化、专业化，只有不断提高工作人员综合素质，才能进一步提高档案管理水平。然而，在实际工作中，档案管理人员的文化程度参差不齐，理论知识和专业性等差，不能满足新形势下房产档案管理需要，严重影响了档案管理工作的开展。此外，由于缺乏专业培训机构和相对落后的思想观念，档案管理不具备综合管理人才，不能及时利用一些先进技术，不具备信息开发应用能力，不能快速熟悉档案管理内容，导致档案管理滞后。

3、房产档案管理信息化水平低。在我国传统的房产档案管理中，由于技术、设备等因素的影响，对信息采集的要求较低，数据不完整或不准确，信息水平较低。一些基础工作不规范，不仅对档案信息化影响很大，而且信息利用率低，存在诸多安全隐患。此外，房产档案工作的软件不独立，受其他系统的影响，其开放性、实用性和针对性较大，造成了档案管理的局限性。而且档案信息化工作存在着很大的安全阻力，即网络安全强度、资源共享和利益因素的影响，在一定程度上对房产档案信息化建设产生了很大影响。

三、房产档案信息服务能力策略

1、转变观念，强化服务意识。为了房产档案的全面发展进步，应不断适应外部环境的应用，调整自身功能，适应社会发展需求，有序地组织开展房产档案管理，档案从业人员应积极更新工作观念，具有一定的法制、服务意识，应调整档案服务意识、内容和方式。①应改变服务方式，不应有“坐等上门”的传统被动服务意识，要积极为群众服务，在适当情况下提供上门服务。从封闭转向开放，这是新时期档案管理部门及人员必须面对的问题，开展档案服务应合理利用档案信息；②制定及完善档案信息，要实现档案管理精细化和量化，能符合实际情况，使各项档案法规、标准具有可操作性，真正解决档案管理中的具体问题，形成完善的档案服务管理体系。③要逐步转变服务观念，树立超前服务意识。通过全面的调研、论证、分析，了解档案管理的规律及标准，找出创新点，确保档案服务的有序开展。

2、提高房产档案管理人员素质。房产档案涉及面广，综合性强，是一项管理性、技术性、服务性工作，房产档案信息服务能力的建设在很大程度上取决于房产档案工作人员的推动及实现。因此，有必要建立一支专业结构、年龄结构、学历结构和人才等级结构合理的复合型档案人才队伍，特别是懂档案业务和计算机知识的复合型人才，为档案管理团队注入新鲜血液，加快档案信息资源的开发步伐，提高档案服务能力。同时，建立科学的引才育才机制，引进及培养档案专业人才；积极开展档案干部培训教育，创造一种业务交流学习环境，将档案干部的培训、交流和使用纳入干部培养、选拔任用的统一规划，统筹安排，为档案干部的学习培训、下基层挂职锻炼、交流任职等创造条件，不断提高档案干部素质，从而提高房产档案部门的整体服务效率及质量。

3、加快房产档案信息化建设，提高信息化水平。在信息时代背景下，房产档案管理必须把信息化建设放在重要位置，优化档案管理模式，提高档案信息服务水平。在开展档案信息化建设中，应采取由易到难、由零散到系统的管理模式。采集完成各种档案数据后，及时完成数据统一，然后将所有数据集成到管理中心。此外，还应加大档案信息化加工管理和档案信息化软件研发等方面人才的引进力度，这不但能使房产档案信息技术得到更好的应用，而且能有效提高房产档案信息化建设效率。同时，在房产档案信息化发展中，也需更加重视档案的安全管理，对数字化房产档案进行加密备份处理，以确保房产档案的安全性。在面向社会服务时，只开放档案方案的浏览、访问和下载权限，对于一些重要的房产档案，有必要设置专门的访问权限和密钥认证体系，以进一步增强房产档案的安全性。

4、完善房产档案信息管理系统。要进一步提高房产管理部门的档案信息服务能力，加快完善房产档案信息管理的一系列规章制度。①建立房产档案信息关联机制，由于房产档案信息与市业务主管理部门间的数据共享及信息合并，实现市、区房产档案管理间的密切关联，为确保信息的一致性，提高档案信息完整性，则需建立档案信息关联机制，房产管理部门应主动与相关审核部门、市住房、城乡建设局、市房产登记中心等进行沟通，一旦审批标准变动和国家相关政策发生变化，相应的房产信息也会发生变更，档案管理部门应及时更正及补充。这样在提供相关信息查询服务时，能最大限度地提高房产档案信息真实性及准确性。②建立房产档案实体查询机制。虽然当前房产档案管理正朝着信息化方向迈进，电子档案已逐渐取代纸质档案，然而，纸质档案管理也不容忽视，要将纸质档案作为一种辅助信息服务方式，建立实体查询机制，若对房产电子档案的录入信息有争议，则可查询及核对原始档案和相关资料，以确保电子档案信息的准确性。③要提高房产档案信息服务能力，还应建立相应考核激励机制，将信息服务水平及其对象满意度纳入考核标准体系，不断深化工作人员服务意识，提高服务能力。

参考文献：

[1]王文静.加强房产档案信息化建设的途径分析[J].卷宗，2019(24)．

[2]张晓凤.房产档案信息服务能力建设研究[J].城建档案，2021(07)．