浅析大数据时代档案管理模式变化

浅析大数据时代档案管理模式变化

夏文霞

益阳市卫生健康药具管理服务中心 湖南益阳 413000

摘要：在经济社会快速发展的今天，信息技术也在不断地迈向新的台阶，并由此让人们迈入了大数据时代。信息技术的发展除了对经济、工业、农业等有着重要的推动作用，在档案管理方面也引起了一场前所未有的革新，传统的档案管理方式已经不适应与现代化的发展需求，需要人们去探索和创新更为先进有效的档案管理方法。基于此，本文就大数据时代下档案管理模式的变化进行分析，并浅谈几点自己的看法与建议。

关键词：大数据时代；档案管理；管理模式

众所周知，如今是一个科技水平高速发展的时期，相较于传统的档案管理，在信息技术的加持下，不仅信息量更加庞大和复杂，管理的方式和管理内容都出现了很大的改变。基于这样的形式，就要求档案管理人员学会运用新型的档案管理工具，创新更为有效的档案管理办法，提高自身业务水平，促进档案管理工作的向前发展。本文将阐述现如今大数据时代下档案管理的主要特征，然后分析大数据时代下档案管理的模式变化，最后针对性地提出自己的意见与看法。

1. 大数据时代下档案管理模式的主要特征

1. 大数据时代下的档案管理模式具有共享性特征

共享性特征指的是，多个用户可以在一起分享网络上的数据资源，用户能够不受到时间、空间与相关程序的限制，来自由地读取和下载数据库中的资源，从而达到数据库中的数据被高效利用、提高人们工作效率的目的。在大数据时代下的档案管理模式就具有这样的共享性特征，人们可以利用这个特点来达到数据之间的互联互通，从而实现有效的资源共享。这体现在企业档案管理方面，就要求档案管理工作人员能够收集数据的时候就有序扩展数据范围，利用云计算等技术提供便捷的检索服务，从而最大化地实现数据之间的共享价值，当人们需要调动和使用档案时，可以通过实时间、关键词、文件名等快速地找出需要的档案文件，以共享达成高效^[1]。

2. 大数据时代下的档案管理模式具有适应性特征

适应性特征主要是指，现在大数据的特点与档案管理发展的方向趋于一致，当前的档案管理方式和特点与大数据的特点一致。现在的数据包含的范围越来越广泛，涵盖了众多行业，如教育、医疗、政府、企业等，数据量正在呈几何增长的态势发展。在这样庞大而埇杂的信息量下，档案管理工作人员在整理数据期间，势必会受到互联网技术的影响，管理档案的形式与内容都发生了翻天覆地的变化，不同行业之间的档案信息相互交杂，越来越多的需要查阅这些信息，与此同时诞生了更加专业的设备和技术，能够满足人们对于档案查阅的不同需求，促进档案管理工作效率的提高。

2. 大数据时代下档案管理模式的变化

1. 转变了档案管理的方法内容

1. 档案信息的收集方式发生了变化

在传统的档案管理模式中，因为技术水平的限制，不能完全保存所有信息，只能挑选一些具有代表性以及有重要意义的信息进行存档，而且在保管时间上也做出了限制。随着大数据时代的带来，井喷式的信息增长趋势给传统的档案管理方式提出了巨大的挑战，寻求新的档案管理解决办法成为了迫在眉睫的问题^[2]。

大数据时代的来临带来了大量的信息，在信息收集方面便不能再执着于传统且相对低效的办法，而是要与时俱进，通过云计算、大数据等技术扩展档案管理的数据范围，创新原有的数据采集方式，进一步提高档案管理的工作效率。在大数据时代下，虽然电子数据与信息资源在不断增加，但是通过利用大数据技术，可以在信息产生时就将其进行分类，按照档案信息产生的时间与种类将其有序地排列保存，不仅进一步地提升了档案资料的完整度，而且在查阅的时候可以更为高效地检索，同时有效避免了重复收集、重复保存现象的发生^[3]。

2. 档案信息的保存方式发生了变化

大部分人印象中的传统的档案管理的方式，都是在一个固定的空间地点，存放着如纸质材料、印象视频、电子档案等的资料，这种管理方式不但管理成本较高，而且需要专人管理，同时也较难进行查阅，对于一些比较重要的档案信息还需要依靠原始的人工来查找，远远达不到高效、高速、高水平的标准。大数据的到来也转变了传统的档案管理方法，首先是信息保存形式的转变，由原本的纸质资料或光盘等，转变成为文本、图像、影音、声音、数据库、多媒体等多种结构化的数据呈现形式，与此同时也增加了网页、邮件等这种非传统意义上的数据，这就意味着必须要转变传统的档案信息的保存方式，来寻求档案管理容量上提升与形式上的创新，以达到满足现在的多种形式的数据的档案储存需求。所以，想要改变传统的档案管理模式，优化现有的档案管理结构，就要提升目前档案管理人员的专业水平，使其现在的档案管理工作人员能够开始运用大数据技术来收集、处理、保存这些数字化的档案信息，在大大降低了管理成本、节约管理人力的同时，做到更安全、高效的数据管理，提高了工作效率，也能够更好地为人们的检索与查阅而服务^[4]

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2. 转变了档案管理的思维模式

1. 档案管理更加具有网络服务化思维

传统的档案管理服务大多是点对点的查询服务，由工作人员一对一或者一对多地服务需要检索的用户，这样容易受到时间、地点、技术条件的限制。而在大数据时代下，档案管理工作的网络化服务思维与其共享性是相辅相成的，这样可以有效地打破上述限制，让用户利用客户端或者其他云平台就可以检索到自己想要的资料。

所谓的网络服务化思维，指的是利用大数据时代下档案管理模式的共享性特点，利用数据库或云计算平台等手段，能够在更大范围内，更为高效、便捷地为用户提供准确且有针对性的信息，从而建立个性化的服务模式。这种方式对于传统的档案管理模式来说是一个突破性的创造发展，解决了传统档案管理的多种弊端，在降低管理风险的同时，还有效地提高了档案管理的效率，使信息的收集、整理、储存更加规范化和有序，且能更好地满足用户查阅档案资料时的个性化需求。

2. 档案管理人员更加具有信息化思维

信息化思维顾名思义，就是档案管理工作人员可以从信息化的视角出发，能够有效认识档案数据，正确处理档案之间的矛盾与联系点，以此得以更为高效和专业地开展档案管理工作。这具体表现在档案管理人员能够将传统档案中的非电子版文件进行处理，用扫描、输入等一系列手段，将纸质版的档案资料数字化，使其更易于保存在大数据时代，从而促使整个档案数据的信息化转变^[5]。

档案管理的信息化转变主要表现在以下两个方面，第一，将原有的纸质档案资料进行数字化建设并保存在电子信息平台中，最终形成为一个完整的档案数据库。第二，能够有专业的档案管理人员对该数据库进行管理，来达到数据的最优化利用。通过这两个方面的建设，大大地促进了档案管理的信息化进程，实现了对现有的资料的高效处理与深入挖掘，从而促进了档案管理的效率提升与信息资源的有效利用，在档案管理的数字化进程上添上了浓墨重彩的一笔。

3. 结语

综上所述，信息技术的发展带来了社会上各行各业的一系列变革，档案管理工作承担着记录、保存重要信息资料的使用，更应该顺应着大数据时代的发展做出一系列的改变。这就要求档案管理的部门和工作人员能够与时俱进，熟悉大数据时代下的档案管理的特点，并基于此从档案管理的方法与档案管理的思维模式上做出适应性改变，全面提高自身的档案管理水平，优化档案管理的方式方法，达到提高档案管理工作效率、更好服务于广大人民的目的。

参考文献：

[1]朱海红.大数据时代档案管理模式变化分析[J].商业文化,2021(03):84-85.

[2]赵新民,秦广久,马向阳,怀保民,姬荣荣.大数据时代档案管理模式变化研究[J].山东农业工程学院学报,2020,37(05):184-188.

[3]郭晓蕾.大数据时代档案管理模式变化研究[J].陕西档案,2019(06):52-53.

[4]李杨,杨婷.大数据时代档案管理模式变化研究[J].才智,2019(10):210.

[5]张海鹏,刘一辰,侯俊合.大数据时代档案管理模式变化研究[J].法制博览,2019(01):297.