浅谈环保档案信息化管理

浅谈环保档案信息化管理

李洁

潍坊市昌乐生态环境监控中心

摘要：现今飞速发展的信息时代，对环保档案的管理提出了更高的要求。为适应新的时代，环保档案信息化建设成为了一种必然的趋势。通过实现环保档案管理的信息化建设，能够提高档案管理的效率，在更为全面、便捷了解企业信息的同时，为环境保护工作的健康、有序开展提供更为有效地指引。从而，确保环境保护工作有序、持续的开展，更好地为实现“蓝天”、“碧水”、“青山”做出具体实际的努力。

关键词：环保档案，信息化

档案作为一种宝贵的信息资源，实现其管理的信息化，能够最大限度地发挥出档案的重要作用。现今飞速发展的信息时代，信息化建设的重要性越来越凸现。在环境监测和环境管理中形成的环保档案，作为了解企业的重要途径，实现其信息化，不仅能更为快速的查阅信息、精准定位企业情况，更能为进一步开展和完善环境保护工作提供有效的指引。

一、环保档案的特点

（一）档案数量庞大

经济飞速发展的时代，企业数量越来越多，“一企一档”，随之而来的是环保档案的数量急增。

（二）收集整理难度大

企业的环保档案涉及企业的基本信息、环保资料情况、环境监测、环境监察、环境信访信息等多项内容。内容多，企业量又大，且企业因重视不够自身档案往往存在遗失而不能完全复制，给收集、整理企业档案信息带来了极大的挑战。

（三）专业度高

企业环保档案是一个专项的档案资料，专业性强，信息量大且实时更行，对管理人员的专业性提出了更高的要求。

二、环保档案信息化建设的重要性

（一）环保档案的重要性

环保档案集结了前辈的智慧跟总结，为环境保护工作的持续开展能提供很好的历史经验。通过查阅相关档案，可以借鉴前辈整理的信息、开展的工作、得出的经验跟总结，更好地开展环保工作，更好地改善生态环境，更好地为实现“蓝天”、“碧水”、“青山”做出实际的努力。在环保工作面对实际问题时，有章可循，有法可遵。

环保档案积累了长期以来各企业的各项数据，更好地为新上项目提供参考。通过做好环保档案，能够更好的为控制环境污染、改善环境质量提供丰富的资料，能够有效的控制新上高耗能、高污染企业，从而更好的提高环保工作效率。

环保档案管理水平的高低，直接影响着环保科研工作的开展。环境保护工作是一项连续性的工作。开展科研工作，需要吸收和借鉴前辈的工作。而档案作为记录历史史实的最原始资料，要想在环境科研中做出更好的成果，就必须依靠大量的资料跟数据。只有站在巨人的肩膀上，才能站的更高、看的更远，才能“事半功倍”。

（二）信息化建设的重要性

信息化档案主要是电子档案。电子档案存储力强、便于存储、查看便捷。传统纸张档案存储、保管要求高，易损坏、丢失，且查询、借阅手续复琐。一方面，通过对原有纸质档案进行扫描形成电子档案存档，可以实现查询档案时直接查询电子档案，从而实现对原有纸质档案进行封存，以减少纸质档案的损坏及丢失。另一方面，通过对新建档案直接以电子形式存档并备份，可以实现档案资料的随时、多人查阅，从而更好的提供服务。档案信息化建设可以实现权限查询者直接通过网络进行搜索，直接调用所需档案查阅，简化档案使用流程，操作性强且准确、快捷。

（三）环保档案信息化建设

环保档案通过引入信息化，通过实现环保档案管理的信息化建设，能够提高档案管理效率，利于环保档案事业有序、快速发展，利于推进环保工作的开展。环保档案作为档案管理的重要组成部分，记录了环境保护部门的不同载体，不仅反映了环境保护、监测、信访、监察等，也为环境保护工作的完善和开展提供了良好的条件。通过实现环保档案的信息化，不仅能够规范历史数据，为后续环保工作的开展提供依据，也能确保环保工作的有序、持续开展。

三、环保档案信息化建设的面临的问题

（一）信息化意识不强

工作人员普遍年龄较大，习惯于传统的手工劳动，且学习积极性不足，对电子化办公及存档认识缺乏，制约了档案管理的信息化水平，不仅不利于档案工作的有序开展，也不利于环境保护资料的持续保存。

（二）信息化建设力度不足

主要存在专业化人才短缺、信息化建设水平滞后等问题。没有配备专门负责档案管理的工作人员，主要是兼职管理。相关人员不具备相关的专业知识与信息化水平，管理理念传统，易出现分类不科学、整理不细致、归档不完善等问题，难以实现高质量、高效的管理工作，难以确保环保档案全面开展、持续发展。

（三）缺乏统一的管理系统

缺乏统一的环保档案管理系统，环保档案资料很难实现统一、有效的管理。易造成环保档案使用和搜集不系统，管理规范不合理，影响着环保档案管理工作的有序开展。具体工作中，监察记录、监测数据、信访信息等存档没有固定的规范，易造成原始数据的不全面、不规范，很难形成完善、有效地的环保配套系统，难以实现数据共享，难以有效地服务于实际工作的开展。

（四）复杂性程度高

随着经济的发展，环保问题的日益突出，环保事业面临的情况也越来越多复杂。环保档案越来越多样化、复杂化，环保资料也越来越繁杂，带来了环保资料查阅和使用的很大困难，阻碍着环保工作的有序开展。

（五）档案数据的存储管理跟不上要求

信息时代，档案数据呈指数增长，存储设备不能满足迅速增长的档案数据的存储要求。即使使用云盘，也难以解决存储问题。信息时代，需要对数据进行综合分析，提取重要信息再应用。数据处理首先要实现数据传输，大量的数据要从存储点传送到处理点。较大数据流量下，会带来各种数据的堵塞，影响着整个数据传输的速度。由于数据变化速度快，数据上传云盘不及时，容易造成数据缺乏时效性。

四、环保档案信息化建设的建议

(一)提高环保档案信息化建设的认识

首先，单位领导要对信息化建设有足够的认识，要为实现环保档案信息化建设创造条件，配备必要的信息化档案管理设备。其次，全体干部职工的思想认识要进一步提高，克服传统习惯，积极开展环保档案工作的信息化建设。第三，要紧跟时代步伐，引进信息技术，实现信息化管理模式，提高档案管理效率。

(二)培养和引进人才

环保档案要实现信息化，关键在人。要组织专人负责档案管理工作，引进或自培养专业化档案管理工作人员；提高人员的思想认识、管理理念、专业素养，通过不断加强专业知识、信息化知识的学习与培训，提升专业能力；通过及时引进年轻、专业的档案管理人员，平衡人员结构，促进人员协调发展。

（三）环保档案管理工作标准化

档案工作的发展与信息化决定了档案工作必须要标准化。标准化的制定和实施，会带来环保档案的飞速发展和环保事业的快速发展。要加快统一标准的制定，规范档案存储行为，积极开展环保档案信息建设工作。要建立和完善环保档案分类表和分类类目标识，熟悉并了解内容和适用范围，适应本单位环境管理职能，保持各类信息的有机联系，以便于信息化管理。当今时代是信息化时代，实现档案管理的信息化是档案工作发展的必然趋势。要有科学的态度，不断学习的信念，不断探索，从实际出发，先易后难、先简后繁、循序渐进，逐步实现档案资料的信息化。

（四）加强档案数据存储管理系统开发

通过与大公司、企业的合作，加强档案管理工作人员与系统开发公司间的合作。结合档案工作实际，开发适合档案管理特点的数据存储管理系统。利用数据存储管理系统开展信息数据分析，提取重要信息并加以存储，节约存储空间的同时，减少信息传输堵塞，加快信息上传速度，提高数据时效性和信息管理效率。

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