信息化时代的文书档案管理工作研究

信息化时代的文书档案管理工作研究

热依汗古丽 ·哈力

阿勒泰市环境卫生管理队， 新疆 阿勒泰 836500

摘要：企业档案作为企业历史发展的见证者，是一种宝贵的信息资源，对于企业的经营管理具有基础性、支撑性的作用。随着国家现代化建设进程的深入推进，将信息技术与企业档案管理工作有效融合，加强档案管理信息化建设，是实现企业可持续发展的必经之路。

关键词：浅谈；档案管理；信息化；建设

引言

综合档案室是集中统一管理与保存单位档案的内部机构，是单位档案管理工作网络的中心。随着信息技术的广泛应用，传统档案管理模式低效的弊端逐渐显露，综合档案室借助信息化工具——档案信息管理系统，实现了档案的有效保存与高效利用，这已成为提升档案现代化工作水平的必然选择。但对于基层综合档案室来说，要建设成熟的档案信息管理系统绝非易事，本文就系统建设中存在的一些共性问题展开分析并提出建议。

1档案信息化建设的意义

（一）大数据时代的要求。我们生活在信息化时代，以大数据为代表的新技术在很多领域都得到了运用，各种新型管理方式的出现，是对传统管理手段的革新，同时也对档案管理提出了新的发展要求。因此事业单位需要改变过去那种传统的管理方式，用新理念和新技术进行革新，在档案工作中，在保管、收集、利用和归档上改变工作思路，用新技术做支撑，更好地满足社会发展的需求。（二）能够不断满足利用者的需求。在信息时代，人们迫切需求更加便捷先进的档案管理方式，无论是社会群体，还是科研机构、事业单位，非政府组织和各个民企私企，都对档案信息和数字管理化有着强烈的愿望，因此应当考虑到社会的声音，建设先进的档案管理信息化平台，最大限度发挥档案资料的价值。（三）加快传统档案管理升级转型。我国信息化建设发展迅速，但事业单位档案管理还处在传统的阶段，发展相对滞后。事业单位加快档案信息化建设水平，能够促使其快速转型升级。同时信息化在为事业单位带来机遇的同时，也带来了不小的挑战。信息化档案管理是一种新型的理念，事业单位没有这方面的管理经验，也缺乏新的技术支撑，因此事业单位应该转变思想观念，加快升级转型，推动档案工作信息化合和数字化的进程，提升行政效率。

2档案信息化建设存在的问题

2.1信息化建设“孤岛”

档案馆信息化建设是“扩张性”建设，是打破传统档案馆上下游模式的过程。但是，在档案信息自动化开始后，基层档案馆没有缩小与上级档案馆或者核心档案馆之间的职能差距，逐渐被边缘化，这与档案信息化建设的初衷背道而驰。信息化建设“孤岛”的存在是档案信息跨部门跨区域流通还未能实现的重要表现。基层档案馆档案资源不受重视、信息化建设进程缓慢、跨部门跨地域流通能力弱等原因导致了信息化建设“孤岛”的存在。消除信息“孤岛”，实现事实意义上的信息流通，是档案馆信息化建设中的重要课题。

2.2档案信息数据缺少真实性

在应用以往管理模式进行数据管理的过程中，主要通过人工及时地收集数据并加以整理，但缺少相应的监管，收集手段不便，工作效率不高，进而导致未能筛选出错误的信息，而且就当前信息录入的情况看有的要求全面的录入相关的信息，但并未注重信息的完整性、确保信息的准确性。从而在查阅信息档案的过程中发现有的信息不真实、准确，或不够完整，真实性较低，进一步关系到工作实施的效果。

2.3增量电子化困境

增量电子化是接受档案的电子化归档，也是数字化建设的重要步骤。一般而言，在研究中我们设想直接通过电子档案传递的方式进行传统纸质档案的替代，但是在实际操作中，尤其是在人事档案相关信息的操作中，传统纸质档案信息依然处于主导地位，电子档案的使用规模远未达到预期。此外，在使用电子档案的前提下，还有许多单位的电子文件存在规划与格式上难以统一、不加盖单位电子章、正式文件不加红头等情况，严重影响了档案文件的电子化进程。没有统一的操作标准导致许多档案馆接受的电子文件不符合归档要求。

3信息化管理的相关管理工作建议

3.1重视档案信息化人才队伍的建设

档案信息化是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。首先，在提高专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度。加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训，普及信息技术知识，提高他们掌握和运用现代化技术的技能。其次，要根据档案室人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才，对急需的信息化人才可采用引进或不求所有只求所用的柔性流动的方式予以使用，取其所长。

3.2建立健全档案信息化管理制度

档案信息化管理制度是企业档案管理信息化建设的基础保障。企业档案管理部门可依据目前国家已经出台的部分信息化建设法律规范，如档案信息化建设标准、档案数据库建设标准和档案数字化标准等，作为指导企业档案管理信息化建设的纲领性文件，并有针对性地结合工作实际需求与行业档案特性，加快企业档案信息化管理规范和标准的制定与落实。一方面，企业应具体围绕档案信息化管理工作，分环节设置相应的操作规范和管理制度。主要改革优化信息化工作中档案收集、整理、利用等关键环节的操作规范，如设置信息录入标准、数字档案接收标准等，并设置档案信息查阅、共享、移交等工作的管理制度，使得开展档案信息化管理工作有章可循。同时提升制度执行的监管力度，保障相关操作规范和管理制度落到实处。此外，企业应有针对性地对相关标准制度进行优化调整，从而建立长效的档案管理信息化标准体系，让企业在合法合规的框架下开展档案管理信息化建设，以制度方式提升档案管理信息化建设水平。

3.3加强业务系统联动

一般而言，在有条件的情况下，业务部门几乎都会选择使用信息化管理系统来提升工作效率，但不同开发公司、不同系统结构将各业务部门的工作信息割裂开来，极易形成“信息孤岛”的情况。而对于档案信息管理系统的运作来说，档案管理的各环节都需要单位各部门多方合作与系统集成。比如在档案收集阶段，档案人员应积极推动同公文系统、财务系统、科研项目管理系统等各类业务系统接口的建立，在各业务流程中融入电子文件归档要求，推行前端控制，实现原生电子文件在系统内部的无缝衔接式的单套制预归档，使各类工作信息最终在档案信息管理系统中的有效整合，同时也可保障电子文件来源可靠、程序规范、要素合规。若档案信息管理系统与业务系统已存在无法互联互通的冲突，也应要求相关部门确保所导出的电子文件符合“四性”归档要求。在档案利用阶段，可以同人事管理系统进行对接完成组织机构同步及用户身份统一认证，在档案信息管理系统中以岗位定权限，从而确定可控的档案借阅审批的流转。同样身份统一认证也可实现用户对自身业务范围内档案目录的可查询，再通过档案全文信息利用权限的开放实现在线查阅，在提供档案便捷快速利用的同时避免因组织机构、人员变动造成的权限混乱。

结束语

总之，在进行档案信息管理的过程中，为促使档案信息化管理工作顺利的实施，不断提高档案信息化管理的水平，还应继续加强计算机信息技术的应用，进而确保档案信息的真实性和可靠性。

参考文献

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