浅议供热工程档案资料管理

浅议供热工程档案资料管理

魏盼盼

河南商丘商都大道中电（商丘）热电有限公司 河南商丘 476000

摘要：由于我国北方地区冬季寒冷，气温较低，对人们日常生活水平与质量有着极大的影响，为此，有关部门在各个城市建设了大量的集中供热工程，确保人们日常工作生活的稳定性与舒适性。而当供热工程日常运转时，其材料进场、验收、施工、竣工及日常运转过程维修保养等方面的信息较多，可以借此反映供热工程整体建设及运转的过程，同时影响着工程后期的稳定运转与发展。为此，有关部门需要加强供热工程档案资料管理工作的开展，将供热工程运转过程的各之后能够信息、事件进行记录，为现代供热工程及城市化进程的健康发展提供充分保障。下面主要对供热工程档案资料管理进行分析探究。

关键词：供热工程；档案资料；管理措施

一、供热工程档案资料的具体概述

（一）概念

通常情况下，所谓供热工程档案资料主要是指当供热工程施工建设过程中，由项目立项开始直至竣工验收工作完成，这一过程所涉及到的各类资料、文件、设计图纸、试验资料、报告、视频、照片等信息，通过对这些资料信息的收集整理，能够直观了解供热工程施工建设的具体状况，为此，有关部门需要加强供热工程档案资料的整理、归纳、管理及应用等，保障这些档案资料的完整性与全面性，避免丢失、遗漏等问题的出现，为后期工程维修保养及改造等过程提供充分的信息依据^[1]。

（二）特点

1.整体性特点

当供热工程施工建设时，其相关资料信息大多以成套形式为主，对项目工程规划设计、施工建设等方面进行完整地记录，无法进行分割存放与管理，由此而体现出供热工程档案资料的整体性特点。

2.复杂性特点

同时，当供热工程施工建设时，其还会存在复杂性特点，其主要是由于工程施工会涉及到设计、规划、施工、监管及当地政府等不同的部门机构，由此导致档案资料是由不同单位共同形成的。在另一方面，当供热工程档案资料可以在施工过程中形成，同时还会涉及有关政策、法律法规等文件资料，都会增加档案资料的复杂性。

（三）重要性

1.保障项目工程施工建设的顺利进行

经过对大量供热工程的调查发现，当工程施工建设及应用时，由于某些突发状况的影响，施工单位需要对工程设施进行拆除、改建或增加其他设施，为了避免对工程整体施工效率与质量造成影响，施工人员可以通过查阅施工资料、项目文件信息等，以此来进行参考判断，为决策方案的制定提供充分依据，从而提高实际施工效率与质量，确保项目整体建设过程的顺利进行。

2.对项目工程整体质量进行保障

在现代供热工程施工建设时，档案资料可以直观反映出工程施工的各个环节，且当某一环节的工程施工过程出现质量等问题时，同样需要详细记录，并整理在档案资料中，当后期工程竣工验收时，其可以对档案资料进行查阅，以此来对工程质量与施工标准等方面进行准确判断，以此来促进供热工程健康稳定地运转与发展下去^[2]。

3.将工程质量进行全面反映

在另一方面，当供热工程施工建设时，通过档案资料的记录整理，能够对工程项目质量进行直观、全面地反映。在实际工作中，供热工程档案资料涵盖了设计热负荷计算、集中供热系统及水力计算、供热系统水力工况分析计算与解控、各类设备及热源形式、供热系统调节量化管理节能技术等，再加之相应的图纸、照片、文件资料等，当工程施工及后期运转出现质量问题或经济纠纷问题时，有关部门可以查找档案资料，对问题出现的原因进行仔细分析研究，制定详细的解决方案，避免更大经济损失的出现，对供热工程及人们日常生活等方面提供保障。

二、加强供热工程档案资料管理的具体措施

（一）加强档案管理意识的提高

当前时期，为了加强供热工程档案资料管理工作的开展，相关单位及人员首先需要明确供热工程档案资料的内容、特点及重要性，并根据有关部门政策规定，提高对档案资料管理工作的重视程度，以此为基础提高自身档案管理意识。在日常工作中，单位领导需要积极开展宣传教育活动，组织人员对基层员工及群众进行宣传讲解，提升其自身档案管理方面的思想与意识水平，将管理经费纳入到供热工程预算中，对档案管理工作进行优化完善，为后期工作提供充分的便利。

（二）加强管理机制的完善

在过去，由于传统观念与工作方式等因素的影响，供热工程档案资料管理过程缺乏完善的管理制度，相关单位主要以传统制度进行规范管理，管理过程中存在大量的缺陷与漏洞，极易造成管理混乱、资料信息丢失等问题，对工程施工建设及后期运维发展等方面造成极大的影响。为了改变这一现状，有关部门需要提高对供热工程档案资料管理工作的重视，并根据传统工作常见问题，结合实际工作的具体内容等，制定出更加科学完善的管理机制，并结合政府部门的法律法规等，对档案分类管理的规则、范围等进行明确规定。同时，相关单位还可以制定责任机制，将各项工作具体到个人，进一步提高档案资料管理过程的规范性与标准性，以此来保障供热工程正常稳定的运转与发展下去

^[3]。

（三）加强管理流程的简化

通常情况下，由于季节性因素的影响，供热工程在施工建设及运维管理等过程中缺乏足够的时间，且工程量、任务量较多，涉及到多个领域与专业，由此导致档案资料的复杂性也在不断上升，影响着日常工作效率与质量的提高。为了避免传统工作问题的出现，单位领导需要遵循简化整理、深化检索等原则，对档案资料管理流程进行简化处理，同时对档案资料的真实性与次序性进行保障，以此来提高实际工作效率，为供热工程正常稳定的建设发展提供保障。

（四）加强专业管理人员的培养

众所周知，专业人员在现代工作中发挥着关键性的作用，能够有效提高实际工作水平，为此，当供热工程档案资料管理工作开展时，相关单位领导需要加强与有关部门的联系配合，积极组织培训教育活动，对档案管理人员的专业素质、技术能力、责任及创新意识等进行培养提高，并结合考核评价及奖惩机制的应用，激发出档案管理人员的工作积极性，强化提高档案管理工作效率，以此来促进供热工程档案资料管理工作的进步与发展。

（五）加强监管水平的提高

同时，由于供热工程档案资料管理过程涉及的领域与专业较多，极易受到不良因素影响进而影响管理工作的水平与质量，并由此而对供热工程整体的建设发展造成阻碍。为了解决这些问题，施工单位需要提高对档案管理监管工作的重视，并组织专业部门与人员，制定并落实监管机制，保障供热工程档案资料管理工作的顺利进行。

（六）加强信息化技术的应用

除了以上措施之外，为了加强供热工程档案资料管理水平的提高，施工单位还需要加强信息化技术的应用，例如计算机、网络信息等技术的应用，档案管理人员可以建立网络档案管理平台，将档案资料转化为数据信息，传至系统平台中，其他人员可以随时登录系统平台查找自身所需要的信息，有效提高了查找档案的效率与准确度。同时，借助信息化技术还可以提高档案资料存储的便利性与安全性，避免其受外界不良因素影响而出现损坏、混乱等现象，在最大程度上保障档案资料管理工作的效率与质量^[4]。

总结：综上所述，在现代供热工程建设及运转时，档案资料能够充分反映出供热工程建设及运转过程的具体状况，为此，在日常工作中，有关部门需要加强档案资料管理工作的开展，明确开展工作的特点与重要性，以此为基础创新管理方式激发出各个部门及人员的工作积极性，为档案资料管理工作地进行提供帮助与支持，科学管理供热工程建设运转所涉及到的信息资料，从而推动供热工程及城市化进程的进一步发展。

参考文献：

[1]赵良杰.浅谈供热项目档案管理思路[J].价值工程,2017,36(16):19-21.

[2]赵香平.供热项目档案资料及其管理[J].城建档案,2018(03):40-41.

[3]杜俊英.浅谈基层供热企业如何做好档案工作[J].兰台内外,2019(05):69-70.

[4]吴立云.供热企业档案管理现状及对策[J].兰台内外,2019(24):57-58.