浅谈建筑工程管理中施工文件档案管理

浅谈建筑工程管理中施工文件档案管理

武丽梅

肇东市房地产办事服务中心

【摘 要】建筑工程管理工作的重要性不亚于各个环节的技术应用，通过项目管理等方法可以确保各个阶段的施工工作都妥善完成，不会出现质量隐患问题。随着施工管理意识逐渐科学化，越来越多的专业化的管理队伍形成，其能够有效承担工程管理责任，帮助施工团队创造更优质的施工环境。在当前的工程管理工作中，施工文件与档案也是重要的管理对象。

【关键词】建筑工程；施工文件；档案管理；管理方法

施工文件主要指与建筑工程相关合同、施工方案、验收文件等档案材料，构建完整的建筑施工档案系统，可满足信息化管理需求，提升建筑工程综合管理水准。施工档案与文件管理工作需要有严谨认真的工作人员负责，管理期间也要针对施工文件独有的特点，使用科学的方法进行管理。本文针对当前建筑工程管理基本诉求，从施工档案文件切入，确定科学可行的管理方法。

1 建筑施工文件档案的主要内容

管理施工文件前，需要先对这种处于建筑工程中的管理对象有清晰的认识，其主要有施工资料、监理资料与基建类文件，其中的内容均与施工建设工作相关。基建文件中主要有工程的决策立项文件、竣工文件、开工文件、设计文件、测绘文件与勘察文件，另外商务文件也是重点的管理对象；工程监理文件从监理工作过程中生成，包括验收资料、监理资料与监理合同等。施工资料则于施工内容直接相关，涉及到施工技术应用、施工组织安排以及验收等内容，管理施工文件时，也必须将施工图纸纳入到管理范围中。建筑施工需要漫长的时间，具体的施工内容也比较多，管理工作也比较分散，相应的文件收集难度高，以系统化的方式管理施工档案，必须要加强对档案文件内容的认识。

2 管理建筑施工档案过程中的问题

2.1 初期收集阶段中的问题

施工技术应用得到重视，其直接影响最终的施工成果，但是档案文件也潜移默化地影响着工程质量。进行建筑施工文件管理的前提性工作为归档，建筑施工跨度大，归档工作落实难度较高，部分施工人员不能配合管理者，提供相应的信息，其并未正确认识到档案材料的重要性，这也给归档工作造成了困难。因此档案管理部门应当以施工文件的归档工作为切入点，完整地收集档案文件，以此来给后续的档案管控工作提供必要的支持。

2.2 管理认识问题

在很多行业中，档案管理工作的重要性都被肯定，但是进入到建筑施工中，施工单位往往会更多地将侧重点转移到施工技术优化与运用的工作，管理工作也围绕施工活动展开，忽视了档案文件整理与应用活动。一些部门在管理施工档案时，甚至存在态度问题，在编辑、整理与收集档案文件时，并未根据归档规范要求进行实际的操作，档案文件的格式不统一，填入的信息存在明显的差错，在归档多种施工资料时，审核工作未开展到位，部分变动的施工信息未被录入到施工档案系统中，严重阻碍了后期施工档案应用的工作。

2.3 管理体系相对混乱

建筑工程中的施工档案内容复杂，数量也比较多，必须形成完备的管理系统，以此实现有序管理档案的需求，然而不少工程中都缺乏系统化的档案管理平台，施工文件被分散到多个部门中，并未统一收集与处理，在进行技术交底等施工交流活动之后，归档工作未展开，重要的施工文件被随意处置，甚至一些核心施工文件在没有保护措施的条件下被直接带入到施工现场中，被损坏后恢复难度高，缺少备份，档案文件随之丢失。因此可知在改进档案管理系统时，要消除这种混乱的现象。

3 科学管理建筑施工档案的可行方法

明确施工文件管理这项工作的重要性以及实施期间的问题之后，可借助以下途径来管理档案材料。

3.1 完善施工文件管理制度

施工企业应该根据国家及地方的法律法规、条例等对施工文件档案管理的有关规定，认真完善施工文件档案管理制度。包括：对档案管理人员的执业资格、岗位职责、施工资料管理流程等的规范，要求施工文件档案管理须持证上岗，确保施工资料的管理严格遵循制度执行；结合《建设工程文件归档整理规范》的相关内容进行施工文件档案管理制度的完善。规范在施工资料的编辑、整理、收集、调用和管理等各个方面的工作；此外，在完善施工文件档案管理制度时，还要充分考虑到施工计划和记录等管理的落实情况，促使风险管理、成本管理、进度管理和质量管理等能得到有效控制，预防和减少潜在的施工隐患。

3.2 加强对相关管理人才的培养

在加强施工单位的施工文件档案管理过程中，还应重视对档案管理的专业人才的培养。通常来讲，施工单位可以从以下四个方面着手进行。包括：成立施工文件档案管理小组，专门负责各种施工资料的管理，且不能随意调动、更换档案管理小组成员；同时，小组人员必须分工明确，分别负责施工文件档案的收集、整理、编辑、核实等工作，最后由小组组长进行审核通过，妥善存放。形成一支强有力的施工文件档案管理专业队伍。定期组织施工资料管理的专业知识培训及演习，为新、老档案管理人员提供交流与学习的机会，让新档案管理人员尽快熟悉施工文件档案管理工作的各个流程安排，并规范原有档案管理人员的填写、收集工作。制定相应的奖惩制度，对于管理表现优秀的档案管理人员、档案管理小组给予奖金等鼓励，对于管理不规范、不认真等人员给予适当的惩罚，提高施工文件档案管理人员的积极性和责任心。重视专业人才的引进。通过引进国内、外具有先进施工文件档案管理技术的人才，为施工单位的施工资料管理注入新的活力，通过学习交流，提高全体档案管理人员的管理能力。

3.3 改进管理方法

近年来，随着现代化科技的日新月异，施工技术、管理等都有了很大的变化。新时期下，加强施工文件档案管理工作，还应该注重与电子信息技术的相结合。通过建立起施工文件档案管理系统，将整理后的施工资料录入计算机，制作成电子文档，并上传到施工文件档案管理系统当中。通过系统对各种施工资料的分类、整理，并建立起相应模块，不但能够方便档案管理人员对以往施工单位的各个工程项目资料的查询和检索，解决了以往施工资料易于丢失和损毁，以及存放困难等问题，同时，还能够减轻施工资料管理的工作量，提高档案管理人员的工作效率。此外，还可以结合利用近年来提出的“云计算”技术，利用其高存储和高计算能力，进一步提高施工文件档案的管理和控制能力。

4 结束语

本文主要针对当前建筑工程的薄弱管理环节展开探索，尽管施工文件在当前的建筑工程中具有极为重要的作用，但是相应的管理工作并未落实到位，因此必要以实际施工文件的基本特点与主要内容，形成完备的管理系统，也可引进云计算等技术手段，强化管理效果，充分提升施工文件的管理效率，更好地在建筑工程中应用施工档案。总之，施工档案控制与应用需要受到广大管理人员的重视，借助这项管理任务，使整个施工管理工作更加完整。

参考文献

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