创新档案管理意识，发挥档案价值作用

创新档案管理意识，发挥档案价值作用

李军

摘要:随着中国经济的高速发展与技术进步,现代网络电子信息已经应用到了各行各业。档案数字化管理,已经成为中国档案事业的新发展趋势与重要方向。关于怎样更有效进行档案管理工作的信息化工程，适应社会发展需要，从思想上充分认识档案工作的重要性，提升档案管理工作的质量与效率，更好地服务于社会，对于档案建设工作有着重要意义。

关键词:档案管理;管理意识;价值实现;影响

档案是人们在社会各项活动中形成的原始数据材料，是社会发展建设必不可少的组成部份。随着社会的进步和科技的发达,档案工作也在不断地发展壮大。利用信息化手段让档案资料的收集、整理、归档、查阅、销毁更加便利，使机关、企业、事业单位等受益菲浅。当前形势下，随着档案利用率越来越高，档案管理中存在的诸多问题也随之浮现出来。要解决这些问题，作为管理人员，首先需增强档案意识，意识观念是内在基石和动力，意识行动是提高现代信息化操作水平，结合实际，运用现代科学理论、方法和技术制定出相应地管理措施，提高档案管理现代化水平。

一、档案工作与信息化管理的关系

当前中国传统档案管理方式正在逐渐地向现代化管理方式转型,通过建立信息化的网络平台,把原始资料转换为大数据储存,从而形成了文档数据库系统,进行了文档的数字化管理，加快工作速度，节约服务成本，方便日常查阅和查看。作为领导者,推动工作发展,必须首先提高整体认识,清楚运用信息化管理档案的目的与重要性,然后转变观念,解放思想,充分明白信息化在档案管理中的便捷程度和效率，综合提高档案管理的信息化能力;其次,提高了档案管理员的整体业务素质,进一步强化了档案人才培训,全面掌握与档案信息化管理有关的计算机技术运用知识和法律法规,提高业务能力；根据实际需要制定统一的管理标准，明确各岗位人员的具体职责，实行统一领导，分级管理，使档案管理工作更加科学、完整、安全、有效，可以更好地为社会提供优质服务。再次，日常工作中随时融入档案管理理念，从日常的工作中完全按照档案相关规定完成，并结合信息化档案管理，梳理流程，完善过程，不断创新，从源头，从基础引入档案管理理念，为便捷服务做好前期保障。

二、档案管理中面临的问题

随时时代快速发展，信息技术日益创新，现代档案管理工作,也还面临着许多问题。一是重视程度不足。领导干部们不能充分意识到档案工作对经济社会发展的重要性,觉得这只是一个保管的事务性工作,根本没有带来效益，且日常需要核查档案信息的机会较少，不需要引用信息技术等手段进行管理，只能作为辅助性工作；二是档案意识不强。工作人员安全意识淡漠,思想观念保守,既不能意识到档案管理工作的重要性与必要性,也不能满足现代管理工作需要；三是业务水平不够精通。档案管理人员没有经过专业系统的培训，计算机应用水平低，对计算机带来的便利性也没有形成足够的意识，不能将档案管理与现代信息技术有效结合起来；四是宣传意识不强，形式不够灵活，没有从社会公众关心的问题角度出发，宣传仅仅停留在口头上。五是硬件设施难以满足工作需要。不少单位对档案管理工作投入不够,档案室的建设管理不够规范,设施落后陈旧,档案材料经常出现破损、缺失等现象,严重影响了档案管理工作质量。

三、档案意识助推档案价值发挥

（一）积极创新档案宣传工作，提升档案工作参与度。档案宣传是进一步发展档案管理的关键，是进一步提高社会民众档案意识的重要渠道。档案是和人们自身日常工作、学习、生活密不可分的内容，让社会公众认识归档存在的意义与作用，从而培养社会公众的档案意识。档案部门应当积极发挥档案意识的教育导向功能,通过采取创新宣传方式，普及与民众切身利益息息相关的档案常识，让档案认识更加深入人心，进而加深社会公民对档案重要性的认识,进一步增强公众对档案保护意识，使档案工作更多地服务于社会、服务人民。

（二）积极推动信息化应用,提高档案管理技术水平。档案管理工作是一个集专业性、政策性,以及机密性等较强的综合工作，是社会发展不可缺少的组成部分。传统的档案是以纸张为载体进行记录、装订归档，不仅容易被腐蚀、损毁，还需要占据大量的空间，查阅起来也很困难，还造成纸张的浪费和人员的重复工作。随着时代的发展与进步，各种信息化技术也全面应用到了档案工作中。在具体实践中，充分运用现代化设施将纸制档案转化为数字资源存储，形成一个数据平台，不仅能够更好地保护信息，而且使用更加安全，既节省存储空间，改善办公环境，也能减少档案归档过程的工作量，节省人力，实现信息资源共享。提高工作的时效性，满足数字化时代的需求。

（三）加强档案人才培养，提升信息化意识。人才培养也是中国档案工作蓬勃发展的重要基石。有些档案管理者安于现状、不思进取,自身的专业水平较低，难以熟练操作计算机设备，且管理能力不足，不能有效地开展工作。为了高效的提供档案服务，应当建立健全人才培养使用机制。重视引进、培育观点新、业务精、意识强的复合型人才。通过举办专门培训班，在培训教学内容中加入现代化的档案管理思维、管理手段、与工作相关的专业知识等，使管理人员可以拓宽眼界，进一步丰富和提高档案队伍的知识储备，进一步培养档案法律意识,掌握科学化的管理技术，增强其信息化意识，从而建设成一支思想政治过硬、工作本事高强、服务作风一流的档案人才队伍。

（四）与其他业务有机结合，提升档案工作效率。在档案工作中，提升档案意识，彰显档案价值，推动档案事业实现高质量发展。首先明确自己的主体地位，同时借助其他部门的力量来共同完成。要构建不同部门之间的相互协作，使档案资料这个信息资源更好地服务于各项业务发展。在实践中，要充分了解社会资源信息，积极参与社会活动，主动与其他单位进行有效交流，学习对方成功经验和心得，进行资源整合、优化，从而达到“以交流促发展”的目的，进而推动档案优化建设。不断创新服务方式，加强档案资源建设，促进传统档案工作与信息化相融合，将繁琐的工作简便化处理，提升档案工作效率。

（五）加强智能化建设，提升档案管理效能。智能化档案管理能够充分利用信息技术实现资源信息共享，进行高效便捷的操作与管理。将原始零散的信息及时收集起来，并经过专业化处理，整合形成规范、统一的数字档案数据库。利用大数据的信息，不断服务档案管理工作，让档案管理工作更加具有智能性，操作性，时效性，最大程度满足社会化需求，提高档案管理的信息化水平。

（六）加强档案设施建设，保障档案安全。加强档案重视程度，依据档案法律法规，将档案工作的经费开支纳入预算中，加强对档案室基础设施的建设，改善档案管理工作环境，引进先进设备，提升档案管理的工作效率和科技水平，推动档案管理工作的发展。

四、结语

在当今信息化时代里，要提高档案管理效能，档案工作者首先要提高档案电子管理的认识水平和重视程度，转变传统的工作观念，学习先进单位和地区的工作经验，打造更多复合型人才队伍，强化档案意识，学习掌握信息技术操作技能，将传统工作与现代信息技术有效结合起来，提升档案管理的综合水平，促使档案管理工作的实效性得以提升，发挥出档案实际价值。

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