企业科技档案的管理与利用分析

企业科技档案的管理与利用分析

乔紊

陕西省榆林市神木市国能神东煤炭档案馆 719315

摘要：科技档案是在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、证书、声像资料等科技文件材料，企业科技档案对于推动企业持续良性发展具有重要作用。随着信息技术的快速发展，大数据技术、区块链技术层出不穷，企业档案管理的手段愈发先进和智能，传统的档案管理模式已经难以适应档案管理发展的需求，实现企业科技档案的信息化管理成为发展趋势，是提升档案管理水平的有效路径。

关键词：企业；科技档案；管理；利用

1科技档案特征及信息化管理重要价值

科学技术研究类档案主要是科技文件转化，二者呈现为同一事物处于不同时期的表现方式，科技文件作为现下表现方式，科技档案是历史表现形成。科技档案主要是指具有保存价值，且已经完成归档的文件，并不是所有科技文件均可转化为科技档案。科技档案是人类长期智力积累最终产物，涉及科技人员在生产、科研、基本建设等多项活动中产生的资料信息。科技档案特征如下：一是现实性。科技档案具有较强的现实应用价值，与常规档案相比较，科研档案归档之后，并未退出现下应用过程，正是其发挥能效关键阶段，由于科技活动实施具有连续性和继承性。科技档案现实性促使其与多个环节密切相关。二是专业性。科技档案作为生产、科技、工程建设重要产物，具备较强的专业性。三是成套性。科研、生产、工程建设活动实际目标多为一个独立整体项目，该过程中科研档案及时、完整记录该项科技、生产、工程建设活动全生命周期，形成一个材料的整体，具有成套性特征。

科技档案信息化管理主要是应用各类先进技术，实现档案信息数字化，是科技档案从资料信息收集、归类、存储及利用等环节，实现科技档案信息共享和重复性应用一体化。其自身加强信息化管理价值包含以下几方面：第一，有益于科技档案现代化管理。科技原有档案重复性被查阅不乏发生损坏，加之管理不善，增加科技档案丢失的风险。科技档案信息化管理，应用各类先进技术保证科技档案完整性，进而提高档案管理水平和服务质量。第二，有助于提高科技档案服务水平。科技档案归档存储相关资料文件，通过数字化处理之后，将档案信息收集、传输及应用实现网络化，提高科技档案自身服务水平，推动科研活动良好开展，为企业经济的发展具有积极作用。第三，有助于促进科技事业创新发展。科技档案一定程度反映企业科学技术生产和建设能力，积极开发应用科技档案，有利于科研人员和工程技术人员对掌握档案信息分析、判断，精准性掌握现下科学研究现状及存在不足，给予精准性科研指导，有效地解决实际问题，创新生产方式，提高生产效率。

2企业科技档案管理主要问题

2.1科技档案工作未列入企业发展战略

企业一般市场化程度高，大部分企业未制定公司战略。一些制定了公司战略的企业，基本都由战略咨询公司按战略编制模板，将国家政策、市场情况、公司发展等内容列入企业战略，未将科技档案工作列入公司战略范围内，企业决策层与执行层均忽视科技档案工作。

2.2档案与科技部门沟通协同机制缺失

企业在科研、工程建设和生产中产生档案信息，科研项目在申报、审批、验收、维护时都需要档案信息作为参考。企业档案管理部门收集信息相对少，对项目认知不足，而科技部门又不具有档案管理的专业性，档案库藏不明，导致两方信息不对等，档案查找成功率较低，档案信息完整性差，最终影响科技档案的使用效率，导致双方工作质量偏低。

2.3档案管理水平不平衡

重视文书档案管理，轻视科技档案管理，文书档案一般由办公室或综合管理部门进行统一管理，按年度进行收集，整理、利用等工作有专人负责。但没有专门部门对科技档案进行管理，科技档案则主要散存于经办人手中，不能及时的移交或是收集，利用时才发现分散在不同职能部门，没有进行集中统一管理。

3提高企业科技档案管理信息化建设策略

3.1夯实数据建设基础

首先，传统科技档案信息资料变更数字化档案。应严格依照相关的规程及标准，建立完善科技档案数据库，保证科技档案资料网络化、数字化。针对现下科技档案资料，可积极应用扫描等形式完成输入，实现存储方式，并增设多样化搜索方式，如关键词、责任人等，汇总收集现下资源，有目标开展科技档案资料，全面推动数字化档案管理。应进一步加强软硬件基础设施，如大容量、性能优良计算机、扫描刻录仪等。其次，整合横向信息。在科技档案资料数字化同时，横向整合科技工作管理信息系统，构建完善文件电子归档系统，达成电子档案接收、应用，将形成的新档案数据信息做好整合、存储等工作，促使科技档案管理逐步实现规范化，完成档案信息数据库和目录中心建设。最后，完善数据库内容。为全面给予科研、工程建设和生产活动提供可靠科技档案信息，应加强建设数据库资料完善，主要包含三个模块，即电子数据库、管理软件及管理人员。电子科技档案数据库主要是指，将科研、基本建设和设备等相关档案资料应用计算机识别方式存储于内部，实现各类资源共享；数据库管理软件，操作系统控制下完成数据库收集、分类及应用；数据库管理人员主要职责为管控数据库，保证其处于正常范围内，不断优化创新数据库，为科技档案资料需求者提供可靠性较高的资料。

3.2强化设施建设

设施设备建设是实现企业科技档案信息化管理的物质基础，但当前，因投入有限，企业科技档案管理设施设备还不够完善。强化设施建设需要从两个角度入手：一是硬件设备。包括常用的办公设施，如计算机、打印复印一体机等，传统载体数字化建设所需的专门设施，如图纸扫描仪。二是软件设施。信息化管理所需的档案管理系统，企业需结合科技档案工作实际，自行或委托研发适应企业需求的档案管理系统，并实现企业业务系统的有效衔接，能够实现电子文件的实时在线归档。

此外，还需开发设置企业科技档案信息线上利用平台，实现科技档案信息的线上利用，降低管理成本。企业档案信息化管理对于提升工作效率具有重要意义，但信息安全保管仍是档案管理工作的重点，需要对系统进行定期维护与更新，安装杀毒软件定期杀毒，最大限度降低病毒感染、黑客攻击带来的信息泄露等安全问题。有条件的企业可以开通企业档案专题网站，按照信息公开的要求主动进行信息公开，增强服务的主动性，还可以通过档案网站宣传推广档案编研作品，策划档案电子展览、制作档案微视频，深化档案信息开发，提高科技档案影响范围和程度。

3.3加强安全管理

明确科技档案具体管理部门及安全管理部门的职责，确定由科技档案管理部门和安全管理部门共同对科技档案安全负责，科技档案管理部门负责科技档案日常管理工作，安全管理部门则负责在开展档案工作检查时，派人员参加并持续关注科技档案安全工作，发现问题时提出专业处理意见。

3.4开展科技档案信息化管理

将科技档案纳入企业整体信息化发展战略与规划，修订相关管理制度，使科技档案信息化有制度保障，加强对科技档案软硬件支持，充分使用电子档案系统，并与其他系统集成，提前制定系统集成标准与要求，在系统集成时做好统筹规划，既满足工作需要，又避免重复投资造成浪费。

结论

综上所述，科技档案信息化建设，可从本质层面提高科技档案服务水平，促进企业良好发展。为进一步促进科技档案信息化建设目标达成，需积极掌握信息化建设存在不足，从多方面采取有效措施，实现科技档案管理数字化、网络化，促进企业信息化建设，凸显自身合理竞争力。

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