城建档案信息化建设存在的问题及对策研究

城建档案信息化建设存在的问题及对策研究

赵文斌

新疆乌鲁木齐市城建档案馆 新疆维吾尔自治区 乌鲁木齐市 830029

摘要：城市建设下城建档案数量与日俱增，做好档案信息化建设能够提高城建档案管理水平，为档案服务工作提供支持。文章对城建档案信息化建设存在的问题进行分析，探讨城建档案信息化建设策略。

关键字：城市档案；档案管理；信息化；管理问题

引言

城建档案资料是城市由初始状态到当下形态的客观见证者，记录着城市萌芽、建设、发展的全过程。在如今的信息化时代，数字化信息技术在各行各业的应用越来越普遍，为了紧跟时代发展，保护好城市建设资料，研究城建档案管理数字化建设具有重要意义。

1城建档案信息化管理的基本模式

城建档案信息化管理的基本模式内容丰富，但各级档案馆还未进入实质性管理阶段，其中政府部门、事业单位依然采用档案馆集中管理模式，它主要基于机构自行分散管理模式建立“双套制”管理机制，将城建档案重要凭证、电子档案等内容进行归档保存，确保档案文件始终处于良好储存状态。这里所提及的“双套制”专门建立了两个管理系统，其中电子档案的管理也纳入现代档案管理体系中。就实际状况而言，国内地方希望对电子档案与载体进行集中妥善管理，例如基于分散式管理来管理非永久保存电子档案，实现档案信息化管理。另外，城建档案信息化管理基于集中、分散式电子档案管理模式适应我国档案管理体制，建立分级档案管理机制。

2加强城建档案信息化建设的重要性

2.1提高档案管理水平

城建档案蕴藏着大量信息资源，广泛涉及城市规划、建设、管理等部门，形式多样、内容丰富，包括文字、图纸、图片、声像等，利用传统管理方式不仅占用巨大存储空间，维护成本居高不下，不便于查阅，还会受到外界环境因素巨大的影响，很难适应时代发展，将城建档案转化成数字城市建设中的信息采集、存储、管理、传输载体，既是时代的召唤又是经济社会发展的现实要求，有效实施城建档案管理数字化建设显得愈发重要。

2.2信息技术的应用提高了档案接收和管理的工作效率

利用计算机技术，电子档案实现高效有序的归档是新管理模式的必然需要。以前档案管理部门接收纸质版档案，然后在纸质台账中记录并归档。随着数字化技术的推广与使用，档案接收管理模式变为接收纸质档案，然后通过扫描等数字化手段存储电子文件，这种模式也是得到最广泛的模式。随着电子签章技术的出现，档案管理者通过互联网直接接收工程建设过程中形成的原生电子档案，这样的单套制模式更是极大地缩短了档案形成的周期，提高了档案工作人员的工作效率。

3城建档案信息化建设存在的问题

3.1对数字信息资源的保护意识不强

大部分城建档案馆的管理人员对城建档案馆信息安全防护这方面的重视不足，在意识中慢慢形成了档案备份与保险是一样的概念，认为其信息资源丢失的可能性很小，也不愿在安全防护体系中投入太多的资金，甚至出现不投入资金的情况。甚至有不少档案馆的管理者担心异地备份信息的话，会导致某些城建档案馆失去一些独特性，这样就会出现很多信息资源泄露等事件大多数来自于档案馆内部，在这一方面来说，就难以形成一个完善的信息安全防护体系，同时不利于档案馆的发展。因此，城建档案馆的管理者要具备较强的信息安全保护意识。

3.2配套设施不够完善

配套的硬件设备的建设是该工作开展的基础与前提。许多城建馆没有配备专业的机房以及网络平台，服务器及存储设备也没有及时更新换代。同时，缺乏档案数字化设施、设备，例如扫描仪等。软件建设也是城建档案信息化建设的重要基础，如果在软件建设方面没有到位，再好的硬件设施也无法发挥其作用。开发一个稳定、可靠、放心的档案接受与管理软件是非常重要的，可以加快档案信息的处理速度，大大提高档案服务的效率。

3.3衔接程度不高

城建档案馆管理建设项目从项目选址到竣工验收全过程的档案资料，是城市建设项目管理周期的最后一环。未挂接地理信息的数字化城建档案，没有和其他城市管理数据深度对接，利用效率和利用效益受限。海量城建档案数据是进行分析和利用的重要核心，大量城建档案如规划业务审批、勘察设计、建设施工、竣工运营等阶段性资料，工程地质、地下工程、地上建筑的详细信息等，只有进行有效的提炼、分类、分级管理，建立数据间有效的关联，才能满足数据分析和利用的要求。

4城市档案信息化建设策略

4.1提高安全思想认识

首先，对于城建档案馆的管控，其最主要的管理人员要提高思想认识，第一，要明确树立档案安全无小事的思想，其安全事关党和国家安全利益；第二，要树立“安全第一”的首要思想；第三，要明确安全问题时刻在身边的思想。从以上三个方面为档案安全建立完备的思想防线。其次要加强执行安全制度的思想，建立相对完善的档案安全法规，以及相应的安全技术标准和对应的内部管理制度，并深入贯彻执行。以此为档案信息安全提供完善的制度保障。最后，还要不断加强基础设施建设，通过加强城建档案馆的信息安全体系建设，采用先进的网络技术安全手段，为档案信息安全提供更完善的条件。

4.2城建档案信息化建设应建立配套基础设施

加大对城建档案信息化建设的资金投入，根据档案馆的实际情况加强相关软硬件建设。为档案部门配备完备的计算机、扫描仪等硬件设施，在现有设备的基础上，适当购置服务器等硬件设备。使用高配置硬件设施必将会使档案信息化工作迈上一个新台阶，将大大提高档案接收管理的工作效率。同时，应该根据城建档案管理的业务情况，开发先进、实用的系统软件。利用软件快速、方便、安全地接收、管理、保存与利用城建档案是十分必要的。软件应具备：在线与离线的接收电子档案、电子文件的审核、档案的案卷审核以及档案的验收审核，以及移交审核；建立涵盖了所有馆藏项目级、工程级、案卷级和文件级目录数据库等功能。

4.3提高资源利用水平

要积极开放城建档案线上管理职能、全面开放档案目录，保障大众的知情权；利用线上身份认证、用户权限管理以及完备的数据加密技术手段，有限开放档案文件内容；利用BIM技术、全息影像技术等实现城建档案的数字化借阅，优化档案信息服务体验。另外，“互联网+”为城建档案管理方和利用方构建畅通无阻的交流平台，并且依托人工智能技术实现全天候响应，城建档案管理工作者要基于技术发展建立全天候响应机制，设置好人工智能响应程序，通过全息影像、语音识别、人工智能等提供城建档案服务的动态互动体验。

4.4构建城建档案资源数据库

依据城建档案数据库标准，对已完成数字化的城建档案按照适应大数据要求建库，进行档案信息挖掘和提取，根据建设工程项目立项、规划、建设、竣工验收及运营管理各阶段的档案成果分类进行信息提取，形成档案属性大数据库。通过人工判读、OCR文字识别、信息著录，将档案中的重要信息提取出来，结合城市地理信息数据，挂接档案数据和城市地理信息数据，形成关联关系，构建全市范围的具有空间特性的城建档案大数据库，作为多源数据管理、开发应用、辅助决策的核心资源。建设以多媒体资产管理系统为核心的声像档案大数据库，实现声像档案数据与其他城建档案数据的融合，实现管理方式的升级，使档案资源更加有声有色。

结语

综上所述，城建档案的信息化建设工作势在必行，并且效益巨大，前途光明，但同时也面临着诸多的问题与挑战。对此相关部门还需要提高安全思想认识，城建档案信息化建设应建立配套基础设施，提高资源利用水平，通过科学方法提升城市档案服务水平，推动城建档案管理工作顺利发展。

参考文献

[1]陈红.城建档案管理信息化建设路径探索[J].城建档案,2020,2:11-12

[2]李爱萍.新形势下城建档案管理信息化建设探究[J].城镇建设，2020(3):10.

[3]林青.浅析城建档案管理信息化建设[J].卷宗，2020(2):153.