不动产登记档案信息安全风险研究

不动产登记档案信息安全风险研究

寇 琛

昆明市城市基本建设档案馆， 云南省 昆明市 650051

摘要：在对个人信息进行管理的时候，不动产登记档案信息数据是一个重要的环节。不动产的发展已经较为成熟，不动产等级多了，产业也越来越细化，大量的不动产档案信息得不到有效管理，这会降低办事效率，影响个人隐私安全，所以要对不动产登记档案信息的管理提起重视。本文分析登记档案信息的风险来源，并提出有效的防控策略。

关键词：不动产登记；档案信息；安全风险

引言

不动产登记档案数据信息敏感，产权人信息、不动产权利状况、不动产权籍数据库中的空间信息等都属于隐私信息，一旦泄露将会对国家、社会和个人造成不可预估的损失，给社会公众带来不安全感，因此加强不动产登记档案数据信息的安全管理意义重大。

1.不动产登记管理制度中的档案风险梳

1.1档案工作未受到应有重视，安全隐患较多

全国范围内实施不动产统一登记制度始于2016年，原来分散在不同部门的土地登记、房屋登记、林权登记、海域登记等职责统一由新组建的不动产登记机构实施。《国务院办公厅关于压缩不动产登记办理时间的通知》（国办发〔2019〕8号）要求，“加强部门协作，实行信息共享集成、流程集成或人员集成，进行全流程优化，压缩办理时间，……各地要加快存量数据整合与质量提升，2019年底前实现所有市县城镇登记数据成果的完善与汇交全覆盖”。实际工作中各地普遍存在部门之间业务衔接不畅、档案移交不到位的问题。目前，不动产登记档案工作尚未得到应有重视，档案保管条件简陋、管理人员不足且知识结构老化、管理制度和标准不健全、档案管理不规范等问题长期得不到解决，安全隐患还很多^[1]。

1.2归档范围不明确，档案完整性较低

目前，自然资源部和国家档案局尚未出台不动产登记档案管理办法，仅少数城市出台了地方规范性文件。如《北京市不动产登记档案管理暂行办法》《天津市不动产登记档案管理规范》《云南省不动产登记档案管理办法（试行）》以及桂林、三明、内江等城市的管理办法等。可以参照的依据还有建设部2001年发布的《城市房地产权属档案管理办法》（建设部令第101号）第八条关于房地产权属档案的归档范围，以及国家林业局2000年发布的《林木和林地权属登记管理办法》（国家林业局令第1号）第十九条规定的林权登记档案范围等。参考以上管理办法开展不动产登记机构的归档工作存在确指性、具体性和适用性问题。放宽归档范围会造成管理效率不高和资源浪费问题；缩小归档范围又会造成档案的完整性问题。

1.3档案整理不及时，散乱毁损风险增加

不动产登记90%以上都涉及房产管理，每办理一宗登记业务，均会形成一卷少则十几页多则几十页的不动产登记档案。在当前房地产市场热度不减的形势下，不动产登记档案卷宗体量巨大与人员少、业务多现状形成突出矛盾，普遍存在档案整理不及时、大量积压现象。以郑州市为例，从2016年8月实施不动产统一登记到2018年底，仅两年多时间，未整理不动产登记档案已积压100万卷[2]。未及时整理的不动产登记档案无法直接上架入库，长期堆放在办公室或普通库房，保管条件简陋，达不到档案室“九防”要求，对不动产登记档案实体安全构成了威胁。1.4 业务系统转换、存量数据整合对档案数据的影响。不动产统一登记后，原国土资源部搭建了全国统一的不动产登记信息管理基础平台，各地不动产登记机构均面临业务系统转换、存量数据整合的问题。“由于原登记档案数量大、种类多、管理方式不统一，登记信息和电子档案也分别存在于不同的数据库和信息管理系统中”，在进行业务管理系统转换、存量数据整合过程中，档案数据存在丢失、字段缺失、关联关系错误等安全风险。

2.防范不动产登记档案信息风险的策略

2.1完善档案管理制度

有关部门要完善现有制度，严格控制不动产登记流程，防控档案信息风险。要引进先进的档案管理制度，把制度的规章制度细化为一个过程。档案登记备案过程中，责任人应遵守《档案管理制度》^[2]。在后续实践中，应根据实际应用情况加以补充。部门的划分和人员的分配也要与制度的建立和完善相结合，明确各部门的职责，对工作人员进行培训，使工作人员能够深刻理解制度和规章制度，提高效率，降低风险。我们还要成立监管部门，建立健全监管规章制度，使档案安全管理更加规范化、制度化，确保人人遵守相关制度，把新制度落实到实际中去。明确各部门的责任的同时要明确各部门的权限，赋予档案管理部门监督工作人员的权力，对于违反制度规则的工作人员进行监督，计入考核，纠正他们的错误行为。

2.2细化归档范围

各地相关部门施行了不动产登记档案管理策略，细化了归档范围。归档范围小会导致档案归还时有所遗漏和缺损，不能保证档案的完整性；归档范围扩大会导致资源流失，降低了管理效率，所以应该细化归档范围，进行合理安排。

2.3优化人才

一方面，要将信息化档案管理模式应用到当前的不动产登记档案管理中，利用互联网来处理相关档案的数据。这样可以使档案管理人员的管理失误减少，所有的数值都由计算机计算出来，从而减少档案管理人员的工作量。另一方面，将文件内容放入计算机进行数据处理后，会提高文件的安全系数，对纸质文件进行备份。如果重要的纸质文件丢失，可以通过计算机备份打印相关文件。在档案安全管理工作中，要加强对管理人员的培训，使安全管理人员实现档案管理信息化。在培训过程中，培训内容可分为两个方面，一是专业技术培训，使档案管理人员能从网上学习，有效地进行信息档案管理，提高档案工作效率。另一方面，思想修养方面，由于很多档案管理人员在岗位上工作多年，思想已经固化，对网络档案管理还不了解，所以要更加重视网络。

2.4明确责任，约束权力

在进行数据共享的过程中可以对身份认证系统进行启动，并且对保密协议进行签订，还可以对安全的防范机制进行良好的建立。但是这样的方式依旧存在着相应的弊端，那便是不能对数据的使用者进行行为上的约束。在进行信息共享时，所覆盖的范围越大，那么对信息数据有接触的用户将会越多，并且信息安全的相关风险也会变得更加巨大^[3]。

2.5建立防范风险机制

互联网带来信息便利，但随之而来的是互联网的共享性和信息的不安全性，在这种大环境下，不动产登记档案的管理上也面临着很多威胁，基于信息资源的不动产登记档案信息安全风险也不断加大，其中存在着很多安全隐患。信息资源的复杂性、集成的周期性和人为因素使得信息安全问题变得越来越重要。不动产登记档案信息资源的统一管理是利用整合后的档案信息资源，通过协同信息平台满足用户的信息需求，因此迫切需要解决信息安全问题。建立统一的社会信用代码体系和房地产信息公开查询系统是解决信息安全问题的关键。公开查询系统要将内部信息和外部信息进行划分，对窗口查询进行优化设计，建立部门内部的信息共享通道，加强保护机制，实现内部信息共享，对于外部信息可以设置网络平台查询，对能查询到的内容进行限制，实现各渠道的基本信息共享，能够办理基础业务即可，与此同时，要设立多重密保验证，做好风险防控，严做保密措施。

3.结束语

总而言之，各级不动产登记机构应考虑多方协同，从制度、意识、管理、技术应用、人员等方面多措并举，来防范档案风险。通过多策并举，全面加强不动产登记档案数据信息的安全管理，切实保护好公民个人隐私、维护好国家和社会安全。

参考文献

[1]文璀灿.新时代不动产登记档案规范化管理探析[J].兰台内外,2021(12):10-11.

[2]吴丽敏.不动产登记档案利用中的个人信息权保护探析[J].兰台世界,2021(03):20-23.

[3]齐向东.数据泄密已成全球性安全挑战需要构建安全保密新体系[J].保密科学技术,2016(11):28-30.