农村劳动力培训档案数字化管理初探

农村劳动力培训档案数字化管理初探

朱绍枢

云南省镇雄县人力资源和社会保障局

摘要:就业扶贫已经成为西部地区脱贫攻坚的有力抓手，农村劳动力素质提升培训是就业扶贫的主要措施，数字化管理是劳动力培训档案管理的必要手段。本文针对当前劳动力培训档案管理的现状与差距，分析研判劳动力培训档案数字化管理和实现方式。

关键词:劳动力培训档案 数字化管理

劳动力培训档案是以文字材料和图片形式客观反映农村劳动力培训从开班到结班的全过程，全面记载培训专业、学员确定、学员基本信息、培训天数、专业知识掌握情况、实作技能熟练程度、职业资格考试情况、职业资格证书获取情况、补助标准、资金使用情况公示、资金收支凭证、绩效评价等内容，是财政、审计等部门指导和监督培训工作实不实和培训质量高不高的重要依据。各地对农村劳动力培训档案都有一套相对成熟的管理制度和模式，但是，随着档案管理规范的进一步完善和信息化时代要求，劳动力培训档案实施数字化管理势在必行^[1]。

1．劳动力培训档案管理的现状与差距

1.1 管理规范不统一，档案管理五花八门

从上级层面看，劳动力培训管理规范出自人社、扶贫、工会、农业等多部门，各部门的要求不一样，所印发的管理规范也不统一。因此，县级在培训档案建设工作中，各相关部门都必须按上级垂直部门要求建立档案，建档制度五花八门，档案建设形形色色，各自为政。

1.2 管理制度不健全，档案存在安全隐患

劳动力培训档案未纳入全县档案规划管理，未启用全宗号，没有专门的档案馆（室），同干部人事档案混同管理的现象普遍存在。多数档案管理人员未专职，而且流动性较大。档案室的设置不够科学合理，防潮、防火、防盗等措施不健全，通风、采光条件相对滞后，档案管理存在突出的安全隐患。

1.3 以纸质档案为主，管理水平相对滞后

当前，县级农村劳动力培训档案多以纸质档案方式管理，整个培训过程均以纸质方式记录存档，有的环节本应以数字化建档的也转化为纸质档案记载，一方面不能完全彰显培训过程的客观性，另一方面也不利于档案管理规范化建设及安全管理，一旦受潮、火灾，整套档案将完全毁灭。此外，档案建设的模式相对混乱，管理制度不够完善。

2.劳动力培训档案数字化管理的必要性

2.1 劳动力培训档案数字化管理是时代发展的客观需要

当前，数字化管理在各类档案管理中已广泛普及，档案管理数字化是档案管理规范化、现代化、信息化建设的时代要求。劳动力培训档案是记载和反映就业扶贫的轨迹资料，涉及人员多，资金额度大，事关脱贫攻坚的质量和效益，推行数字化管理，建立劳动力培训数字化档案，时不我待，刻不容缓。

2.2 劳动力培训档案数字化管理是规范管理的必然要求

粗放的纸质档案管理，已经不能满足劳动力培训档案规范化管理的现实需要，单纯的纸质档案管理，常存在内容收集不全面、运行轨迹记载不充分、质量管理和安全管理隐患重重等缺陷。要实现劳动力培训档案规范化管理，建立一套客观反映技能培训全过程和佐证培训质量好坏的痕迹档案，务必推行和实现档案数字化管理^[2]。

2.3 劳动力培训档案数字化管理是再现培训质量的必要手段

数字化管理的信息资料采集客观反映了劳动力培训过程的每一个环节，避免了文字档案描述记载的非客观性，它记载的情节客观生动、真实可靠，让非现场参与者一目了然，而且易于保存，规避档案安全风险。因此，劳动力技能培训档案数字化管理，更有利于再现培训质量的好坏，也有利于促进培训转移质量的提高。

3.劳动力培训档案数字化管理的规范与措施

3.1 合理布局数字化管理内容

为全面反映劳动力技能培训轨迹，应对培训档案数字化管理的内容进行全面规划，从宣传发动到结班考试的每一个环节都要认真统筹、做好规划，每一个环节都不能漏，每一个环节的内容都不能缺，每一个环节都必须有图片资料，做到广采集、精挑选，确保档案线索应有尽有。要有入户摸底确定开设专业的图片，要有张贴招生简章到组织报名的图片，要有组织开班和实施理论教学的图片，要有实践操作和实习实作的图片，要有学员公示、补助标准及资金使用情况公开的图片，要有教材发放、耗材供给及物资发放的图片，要有学员签到和培训台账建设的图片，要有就业安置和工作场景的图片。各个环节的信息要应有尽有、海量收集，从宽从广布局数字化管理内容。

3.2 规范采集数字化管理信息

采集图片信息时最好采用数码相机和电子扫描仪进行采集。采集过程中，要正面采集图片，充分显示各个环节的工作痕迹。各个环节需要采集的图片，当日过程，当日采集，不能事后弥补，以防弄虚作假。例如：确定培训工种的图片，技能培训项目实施单位须在乡、村座谈协调和入户调研征求意见时采集；培训过程中每天应做好培训内容、设备和耗材使用、培训现场等情节的采集，并要标注采集时间和采集内容；学员考勤和培训台账的采集，既要采集工作过程，又要采集完好的卷面和台账；公示公开内容的采集，最好是在张贴发布当天、观看人员较多的时候采集，做到人员、内容两兼顾。所采集的各项图片信息，要在图片底部用简要的文字标注工作内容或情节，以便归档保存和事后查阅。

3.3 有序安排数字化管理目录

劳动力培训档案目录一般应按照劳动力培训流程的先后顺序依次建档管理。应把培训资金使用方案及批复图片摆在最先位置，而后依次为培训工种确定和开班申请、批复图片，开班及理论课培训图片，实践操作及实习实作图片，公示公开内容图片，学员考勤过程及考勤表扫面图片，培训台账建设过程及台账表扫描图片，培训资金收支凭证扫描图片，培训绩效图片等。根据培训工作的先后顺序确定培训档案数字化管理的目录，有序对应建立和规范保存培训档案，让档案资料检索一查即发、一目了然。

3.4 对应建设数字化管理资料

根据数字化管理目录需求，组织和筛选各环节图片资料，图片资料的选择应注重少而精，尽量避免无关大局、可有可无的图片资料归档。图片资料的选用与劳动力培训档案数字化管理目录环环相扣，采用“APP”模式对应管理，让监督部门和管理者通过检索目录，便可以查找到所要的培训过程和管理过程的台账图片资料；一查看目录及对应内容，即可判断培训过程实不实、培训质量高不高、培训绩效好不好。档案建设工作中，务必要做好档案目录与图片内容一一对应，一个目录所涉内容，要按照培训工作推进的先后顺序有序组织图片资料，切忌混装、乱存现象发生，让数字化档案管理工作化繁为简，方便检索^[3]。

3.5 优化措施加强数字化档案管理

针对劳动力培训档案管理混乱等问题，在劳动力培训档案数字化管理工作中，要实行专人及专门的档案馆（室）管理，档案馆应配备必要的库房温湿度控制系统、烟雾感应检测系统、红外线防盗报警系统、视频监控系统、门禁管理系统、漏水检测自动报警系统等设备，适时开展对应检测，确保馆内温度湿度达到安全标准。要做好数字化档案备份管理，进一步筑牢数字化档案管理的安全堡，着力做到数字化档案安全管理万无一失。

总之，劳动力培训档案数字化管理，是时代发展的客观需要，是规范就业扶贫、提升培训转移质量的必要手段。县级人社部门应靠前谋划，强化调研，快速推广，尽快实现劳动力培训档案由纸制档案向数字化档案过渡^[2,4]。

参考文献：

[1]肖瑞芳.纸质档案数字化建设与对策——评《纸质档案数字化的流程与方法》[J].中国造纸,2019,38(11):97.

[2]韦珉.浅析事业单位如何全面实现综合档案数字化管理[J].兰台内外,2020(21):22-23.

[3]姜钦芳.机关数字档案室建设浅议[J].档案管理,2020(04):78+80.

[4]暴峰.新形势下基层单位如何加强档案管理[J].信息记录材料,2019,20(12):58.

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