浅谈技改项目文件材料的全过程管理

浅谈技改项目文件材料的全过程管理

黄玲

华电新疆发电有限公司昌吉分公司，新疆 昌吉 831100

摘要：技改项目文件记录着建设过程，是项目建设的原始凭证。它是竣工验收的重要支撑，是工程维修、改建、事故处理和工程决算的重要依据。它与项目建设和项目管理相辅相成。因而，在规定的时间内高质量移交完成竣工档案，也是体现技改项目全过程管理的一种方式。

关键词：技改项目文件；项目建设；项目管理

一、技改项目文件的定义：

是指对现有设备和设施，以及相应配套的辅助性生产设施，利用国内外成熟、适用的先进技术，以提高其安全性、可靠性、经济性、可调性，满足环保要求、增加生产能力为目的而进行的完善、配套和改造，从而形成的文字、图纸、声像、实物等形式与载体的全部文件。

二、技改项目文件的收集范围：

专业技术人员与档案人员都是项目文件齐全完整的坚实保障。首先要明确技改项目文件的收集范围：

1、项目立项阶段：项目立项前调研报告、项目可行性研究报告（或项目建议书）、立项批复文件。

2、开工批复阶段：包含静态总投资计划、次年的投资计划申请、初设审查、初设收口等文件。

3、招标阶段：包含招标规范书审查、设备与施工单位招投标、评标定标过程记录、合同等文件。

4、开工阶段：开工文件（单位和人员资质报审、开工报告、四措一案等）、安全文件（安全交底）、技术文件（技术交底、图纸会审、设备异动申请、技术签证、技术报告、质检点控制资料、全过程管理记录、竣工图纸、规程修订内容、试验记录、检修交待、异动竣工报告等）、实验资料（材质检定、性能实验等）、

5、竣工阶段：竣工验收文件（竣工报告、后评估报告、竣工决算报告、改造前后的设备性能和经济性比较等）。

三、技改项目文件的质量、时间要求；

（一）项目文件的编制要求

（1）完整性：凡是反映工程项目的各种职能活动形成的具有查考和利用价值的文件，均应收集归档。

（2）准确性：竣工资料必须做到文实一致,图实相符，真实地反映项目竣工时的实际情况和建设过程，技术数据准确可靠，文字、符号、计量单位应符合国家标准或国际标准，签字手续完备。

（3）系统性：竣工资料应遵照文件材料的自然形成规律，保持项目文件之间的有机联系和科技文件材料的成套性特点进行整理，使之系统化。

（4）竣工资料由形成单位收集、整理和编制，编制套数为一套，正本中除参建单位资质证明（加盖单位公章）及进货时只提供复印件的材质证明外(要加盖销售方公章)，其余文字材料必须为原件。　

（5）竣工资料的整理、组卷按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GBT11822-2008）、市政建设工程竣工资料规范要求，并按专业、单位工程进行分类、组卷，保证案卷内所有材料齐全完整，内容真实准确，而且文字载体必须便于长期保存。

（二）竣工图的编制要求

1、竣工图是工程建设最终情况的真实反映，因此，竣工图的编制要求做到真实、可靠、完整、准确、规范、修改到位。

2、竣工图的编制以设计院最终确认的施工图总目录为依据，以图纸分册为编制单位。

3、竣工图的编制一式二套，所用图纸无论是原施工图，还是更改后的施工图或重新绘制的图纸，均应是新蓝图，不得使用复印图编制竣工图。

4、竣工图的编制方法

没有设计变更的施工蓝图作为竣工图时，由编制单位在施工蓝图标题栏或折叠后标题栏上方空白处加盖并签署竣工图章即可。

5、竣工图章的使用

（1）竣工图章和竣工图审查章由竣工图编制单位按《电力工程竣工图文件编制规定（DL/T5229-2016）》要求自行刻制，并将所有竣工图逐张加盖竣工图章和竣工图审查章。

（2）加盖竣工图章应使用不褪色红印泥，盖印应端正、整齐，竣工图章要求签字齐全、清楚，不得代签，不得用私人印章代替签字。

（3）竣工图的检查程序及要求：竣工图编制完成后，编制单位、施工单位、监理单位、建设单位应及时对竣工图的完整、准确、齐全情况和案卷质量进行审查，发现不准确或短缺时要及时进行修改和补齐。

（三）设备资料收集、整理及归档要求

1、设备档案的收集包括设备生产厂家提供的设备制造、出厂试验材料和现场设备开箱资料，如：设备图纸、技术证明书、设备出厂合格证、材质表、总装、试验记录、中间交接验收记录、开箱资料验收登记等。

2、设备供货厂家应按合同规定时间和数量向建设单位交付设备资料。

3、设备开箱后，应收集齐全设备资料原件一套，其余由物资管理单位负责向安装单位及相关单位人员分发，若收到的设备资料份数较少时，可及时复制，但原件必须留作归档。

（四）监理文件的收集、整理及时间要求

1、监理单位收集、整理、移交监理过程中形成的有关工程质量，进度、造价、工期等方面的全部文件。

2、监理文件的整理应遵循监理活动的客观规律，保持监理档案的系统性与有机联系，按文种进行组卷，要求组卷合理方便利用。　

3、监理部门在工程竣工验收45天内向档案管理部门移交归档本工程监理过程中形成的全部文件，并与之办理移交手续。

四、常见问题：

1. 项目文件移交不及时。

2. 项目文件原件收集不齐全，用复印件代替。

2、签章手续不完备，出现无代表签字，以公章代替。代签字、漏签字现象。

3、无签署意见、无签署日期。

解决措施：

1、严格执行合同，在规定的时间内归档。

2、项目文件应为原件，因故无原件归档的合法性、依据性、凭证性等永久保存的文件，提供单位应在复印件上加盖公章。

3、为保证文件材料的规范性，应在项目过程中把好质量关，避免后续人员更换、工程人员离场造成本人无法签字。

4、应及时审核，保证文件材料填写规范。

五、保证文件齐全完整的控制措施：

1、前期介入：

招标阶段中招标文件编制是文档控制的第一节点，对项目文件管理的各项要求和标准纳入其中，在招标文件以及合同文件中明确规定：

1. 配备专门的文档管理人员，保证项目整体文档管理水平和能力。

2. 本工程依据的标准规范，保证文档管理的标准化和规范性。

3. 项目文档收集的范围和标准，保证文件的完整性。

4. 过程控制程序，保证文档管理有序。

5. 竣工移交的时间、份数以及要求。

6. 声像文件和电子文件的收集和整理要求，保证声像文件和电子文件的完整。

7. 检查和考核细则，更直接的保证文件的有效管理。

2、过程控制

首先，切实做到追溯相关文件制衡施工进度与质量。例如：开工条件检查表、验收条件检查表等。

其次，文件管理纳入项目管理日常活动，以工程促文件。例如纳入月度生产进度会议。

3. 费用控制

将项目文件的进度与质量纳入项目管理规定中，采用奖惩并用，质保金由档案人员参与签字验收的方式加强控制力度。