地质资料纸质档案和电子档案的优缺点

地质资料纸质档案和电子档案的优缺点

李梦龄

湖南省地质矿产勘查开发局四一三队 湖南常德 415000

摘要：随着大数据的到来，将纸质化的地质档案向电子档案转化的声音不绝于耳，引发了各方的重视。本文分析了地质资料纸质档案和电子档案的优缺点，认为这两者将长期共存、互相补充，共同为地质资料的发展做出贡献。

关键字：地质资料；纸质档案；电子档案；优缺点

1.引言

地质资料是指在区域地质调查、矿产资源勘探、探测实验、专题研究等生产技术活动中形成并归档的地质科学技术文件材料，是地质生产、试验与研究工作中的最真实历史记录，是不可再生的资源^[1]。随着大数据时代的到来，各种电子产品的普及，地质工作人员办公已趋向电子化，地质资料的归档也已普及数据化。由此衍生一个问题，地质资料的纸质档案和电子档案谁优谁劣，电子档案是否可以取代纸质档案？下面就来分析下纸质档案与电子档案的优缺点。

2.纸质档案的优缺点

2.1纸质档案的优点

2.1.1保存的稳定性

计算机存储地质资料时，档案内容游离于记录方式与载体之外，非常容易暴露、复制、修改和泄露；且操作人员若操作失误，如点击永久删除，将造成不可挽回的损失；再者，电脑有可能遭到黑客的攻击，光盘的折弯、挤压、磨损、震动等都会对其产生影响，随时存在着文件被损坏或系统遭到破坏的风险，这都是电子档案不可避免的缺陷。而纸质档案是由专人看管，且查询、借阅、归还都需经过专门的手续办理，故纸质资料保存的稳定性更高。

2.1.2保存时限更长

电子档案由硬盘、U盘、光盘等进行存储，而他们的存储年限一般在五年左右，即使是比较耐久的光盘寿命也只有三十年左右的时间，故电子档案在一定的年限内必须重新拷贝和制作。而纸质档的地质资料，若采用较好的纸张，存贮的房间保持干燥，避免阳光长时间照射，只要不发生火灾或水灾等自然灾害，一般纸质档案能保存更久。如我队上世纪七十年代的纸质资料，在地质资源管理员的精心呵护下，有的资料依旧完好如初。

2.1.3准确性和直观性

地质资料最先记录在纸质档案上，再由相关专业的地质工作人员将其转换为电子档案，在这个转换过程中可能存在细微的差别或者誊写错误，故纸质档案更加准确，因为是一手的原始资料。另外，相对于不太善于使用计算机的工作人员，纸质地质档案可能更加直观。

2.2纸质档案的缺点

2.2.1保存条件严苛

纸质的地质资料不仅占据空间大，如我队成果地质档案10000多件，库房占地面积大约达一百多个平方，占用了六个办公室，且目前已经出现了库房紧张的现象。而整个库房的电子档案只用了几张移动硬盘，相当于只占用了一个A4档案盒的面子，这样就大大节省了存储空间。且在保存的过程中，要求地质资料管理员不定期的给纸质资料防尘、防潮，通风透气，不然就容易损毁。

2.2.2资料的独占性

纸质地质资料的保存，归档实行双份制，一份用于日常借阅，一份用于保存。假如这份地质资料已经借给甲，且甲正在使用，那么就只能甲使用，不具备共享性。假如是电子档案，若不是涉密资料，就可多方同时使用。

2.2.3信息的非流通性

地质资料的形成是否便捷，直接影响到地质工作人员工作的质量和效率。和电子档案相比，纸质档案的工作效率更低，它不能将文字、图像、声音集于一体以表达无法表达的内容。且查阅的方式也很繁琐，必须经过地质资料管理员的查找、借阅等一系列流程。

3.电子档案的优缺点

3.1电子档案的优点

3.1.1信息的高密度性

随着地质资料信息量与日俱增，技术工作人员一直在积极寻找一个高密度的存储方法，电子文件在这方面的优势尤为突出。目前，一张光盘的存储密度是纸张的几十万余倍，且一张移动硬盘可以存储下一个资料室的所有档案^[2]。

3.1.2信息的共享性

传统的纸质档案只能在同一时间、同一地点供一个使用，具有信息的独占性和排他性；而电子档案可以在同一时间、同一地点被多个不同的用户借阅和使用，不受时空的限制，具有信息的共享性。比如在同一个地方实行勘查和灾害调查等地质活动，当地的气象水文、地形地貌、地层岩性、地质构造等是相同的，这些可以直接利用已有的地质资料，将其拷贝即可，极大地节省了人力成本。

3.1.3信息传递的速率快

在全球范围内，通过计算机网络，电子文件可以广泛传播，其传送时间仅以秒为单位。而纸质资料只能通过邮寄方式或者人工携带的方式传递，不论传送文件多少，其每次传送时间都是以天为单位进行计算的，且极大的增加了人力成本和财务成本。另外，信息的快速传递，也为一些救灾抢险、自然灾害等突发事件的处理争取了宝贵的时间。在2010年，黄衢南高速公路衢南段江山境内突发地面塌陷事故，原本平整的高速公路路面，竟然出现了直径8.3米、深6米的大坑。幸亏存储电子档案，在短时间内将此路段的地质资料通过网络发送给救援人员，大大的提高了抢救的效率。

3.2电子档案的缺点

3.2.1安全性问题

随着大数据时代的到来，人们获取数据资料的方便快捷，但是网络的安全性问题也接踵而来。2013年，国土资源部发布了《国土资源部关于开展全国重要地质钻孔数据库建设工作的通知》，要求收集、整理、数字化全国重要地质钻孔的钻孔柱状图、工程布置图、勘探线剖面图、样品分析结果表^[2]。该项目工作构造基于GIS与大型数据库技术的重要地质钻孔数据库服务平台，满足重要地质钻孔资料的基本数据浏览、检索查询、统计分析、下载等需要^[2]。目前，已初步完成了数据库的建设，且本人也有幸参与其中。但是，此数据库的安全性一直在技术人员担忧的问题，容易受到病毒或黑客的攻击，易对文件进行复制、修改和损毁，造成无法估量的损失。

3.2.2信息的依赖性

电子文件离开了相应的技术设备（电源、计算机、显示器等硬件）及技术条件（网络、操作系统、文字处理系统等软件），就无法生成、传递、识别和应用。而纸质材料，只要光源充足，无需借助相关设备，在任何地方都可查看。且随着电子产品的更新换代，光盘替代了磁盘，硬盘又在替代光盘，而目前磁盘已没有相应的电脑可以打开，若在更新换代的时候没有把磁盘存储的电子档案重新制作，会给这些地质资料带来毁灭性的打击。

3.2.3信息的稳定性差

电子文件的不稳定性主要表现在：第一，易被人为的修改；第二，容易受到病毒或者黑客的攻击，另外，光盘的折损、磨损、挤压等，或是阳光直射和不适当的触摸都会造成数据的丢失，这就使得电子档案的稳定性差。且目前技术条件所限，对其原始性、真实性和凭据性的保护缺乏技术能力。因此，这也是技术人员所担忧的问题。

4.总结

综上所述，纸质档案和电子档案各有所长，各有所短，且双方不具有继承性和相互否定性，若能实现管理的优势互补，有利于我们在现代化的档案管理中实现最大限度地把我主动权。因此，纸质档案和电子档案管理共存的二元格局存在于当前和今后相当长的一段时间内，互为补充，长期共存。电子档案和纸质档案相辅相成、相得益彰，也必将为社会发挥其巨大的作用。

参考文献：

[1]王云.(2014).浅议地质资料纸质文档的转化问题.西部资源(02), 221-222.

[2]张康玲(2015).论成果地质资料归档中电子档案与纸质档案并存的合理性.档案管理理论与实践, 241-245.