新形势下档案利用工作策略

新形势下档案利用工作策略

朱静力

潍坊市文化市场综合执法支队奎文大队

【摘 要】开展档案利用工作是档案服务单位发展的基本方式和途径。本文发挥档案利用价值，进行相关论述和分析，提出有效措施和方法，以期促进档案利用工作的更好开展。

【关键词】档案利用；管理；服务；策略

如今，档案发展已经进入了一个全新的阶段，并且密切的融合与社会各项事业发展之中，成为人们工作生活的重要组成部分。进一步发挥档案的价值作用，为工作和生活解决更多的困难和问题，已经成为新形势下档案管理工作的重要内容。为此，研究档案利用服务的新的方式和方法，不断加强以安全为基础的档案开放服务，是档案适用新时代发展的必然。并且，随着社会的发展，档案利用工作已经成为档案管理工作的重要环节，要积极推动档案现代技术的管理应用，尽快实现人们所盼所需的网络化档案利用工作，使档案利用更加便捷和高效。本人结合工作实践，粗略发表档案利用工作的个人思考和见解。

一、 档案利用工作的现状

档案利用工作需要采取多种形式为利用者提供咨询和信息提供服务，以更好地促进社会各项事业发展。档案利用工作范围广泛，日常工作中我们通常称为的档案查阅仅仅是档案利用的一个方面，档案利用除了查阅档案资料外，还包括档案资料的文本挖掘、数据归集、举办展览和拍摄专题片等多种形式。我们耗费大量的时间和精力来保管档案，其根本目的就是为档案利用打好基础，做好准备。但是，目前各单位在档案工作中还存在很多不利用档案利用的问题，与人们期望的档案利用需求存在较大差距，突出表现为以下几个方面：一是档案信息内容不够丰富，不能全方位的满足社会所需信息；二是档案查阅利用工作不够规范，缺少必要的制度来维持和约束，影响利用的质量和效率；三是档案利用信息化手段不够，以传统档案查阅为主要方式，档案信息化数字化开展不够，没法提供全文检索和网上传输利用。这些原因在很大程度上，制约了档案利用工作的运行，阻碍了社会档案信息的获取，因此在找准问题的基础上积极采取应对措施，成为档案利用工作走出困境，突破难题的关键。

二、 如何做好档案利用工作

（一）完善档案利用制度。要把制度的建立和完善挺在档案利用的前面，作为推动档案利用工作的尚方宝剑。特别是新修订的档案法正在贯彻实施之初，将档案管理利用制度的建立完善借助于档案法的推行之中，会起到事半功倍的效果，比如不按按规定提供档案利用的违法行为，档案利用不规范的问题等在档案法的规定中都可以找到明确的规定和要求，将其与本单位指定的利用制度相融合，更便于制度的合理合法性，也增强了制度的执行性。同时，制度的建立要立足于单位工作基础，以更好地约束和规范档案利用为根本目的，确实为档案利用工作的开展提供切实制度保障。

（二）及时开放档案利用。档案在保存一定时间之后，要按照各项管理制度的要求进行开放，及时向外界提供利用，特别是涉及一些科学研究方面的档案资料，涉及个人利益和社会福利待遇的档案更要及时开放，以满足人们的档案特定需求，为切实解决实际问题发挥作用。比如，单位存放的一些可研报告，个人社会待遇政策等方面的内容更应该简化利用手续，优先提供利用，做到最大范围的开放，最大范围的提供便捷利用，提升档案的服务效能。

（三）运用现代手段提供利用。信息技术高度发展的形态下，档案的利用方式也呈现现代化、便捷化的趋势。如今，很多单位已经在积极推进档案信息化建设，有的基本实现档案数字化原文利用或者远程查阅，档案的利用越来越便捷。有的单位充分发挥自身网站的功能和作用，设置档案查阅利用板块，及时上传开放可利用档案内容。有的单位积极实施微信平台发布推送档案利用信息，强化档案利用的覆盖面，推动档案利用工作的多元化发展。以上种种方式，都是依托于档案信息化的技术，这也是档案利用工作提升自身水平的重要措施和现代化发展方向，要继续加大力度，实现全方位的融合推进。

（四）加大宣传力度。档案的历史性闭塞由来已久，如何突破其在社会大众中的低调神秘色彩，让人们自觉主动地接触档案成为档案利用不应忽略的问题。因此，要加大宣传力度，通过多种宣传方式，强化档案在人们心目中的地位，展现档案的价值，特别是要主动宣传档案服务工作取得实效的典型案例，增强档案价值的感染力，吸引更多的人寻求利用档案解决实际问题，扩大档案利用的社会影响力。

（五）提高档案人员素质。档案利用工作除了要求档案工作人员工作的严谨细致之外，更多的还要有基本的档案利用业务功底。首先要熟悉自身档案内容，全面了解档案的门类、数量，以及档案所属年代等，便于快速调阅案卷；其次要做到热情服务，有求必应，对于正常的档案利用需求要不惜一切代价尽量满足利用要求；三要端正自身态度，明确档案工作岗位的职责要求，把主动提供利用作为一项份内工作，创新性提供档案利用服务。

三、结束语

总之，档案利用工作是档案工作的根本目的之一，是整个档案工作流程的组成部分，在实际工作中既要充分认识档案利用的地位和作用，也要不能忽视其他档案工作的环节和流程。在开展档案利用具体工作中，既要适应社会发展实施现代化的利用手段，也要注重档案信息的安全，防止未经允许的档案违规提供，防止给档案工作带来不利影响，只用重视档案利用工作，创新档案利用的思维，才能在档案利用工作中取得更加明显的成效。

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