电子图书与档案馆在企业中的应用策略探索

电子图书与档案馆在企业中的应用策略探索

祝玉梅

国能神皖合肥发电有限责任公司 合肥 237000

　　活到老，学到老。图书馆在人类学习中发挥着重要的作用。随着信息化时代的到来，电子图书馆以更为显著的优势成为图书馆发展的新趋势，在各个领域中得以深入应用，而采用正确的方法是电子图书馆得以顺利落地的重要因素。

　　一、电子图书馆概述

　　(一)概念

　　电子图书馆，主要是指以电子的形式储存、检索文献信息，为社会提供服务的图书馆。

　　随着电子出版物的应用，网络信息技术的发展，电子图书馆面世。利用信息技术，基于电子图书馆，用户能够快速地从大量的图书中搜索到自己所需的信息资料。再加上存储的信息量大、可存储时间长、不容易损坏等优势，电子图书馆得到社会各界的一致认可，得以广泛应用。

　　(二)特点与优势

　　电子图书馆作为未来图书馆形态的发展趋势，是以信息技术、互联网技术及高密度存储技术为基础的，电子图书馆具有以下特点及优势：

　　1.收藏的对象为电子出版物。电子出版物是应用大容量电子存储技术制成的，与传统出版物相比，体积更小、价格更为便宜、信息存取更为方便。

　　2.电子图书馆正常工作，需以计算机或终端为基础，需要借助显示屏幕阅读文献及视频数据。

　　3.文献与数据，可打印或存储至个人存储空间，节省传统手工借还环节。

　　4.图书馆已由个体概念进化至群体概念。除了自身收藏的电子图书，每一个图书馆还可基于信息网络访问及检索其他图书馆收藏的电子图书。

　　5.电子图书馆在读者与计算机检索部门间发挥着中间人的作用，服务方式更为多样，其中信息检索与咨询将发挥更为重要的作用。

　　6.馆员将承担更为重要的作用与责任，将投入更多的精力于读者信息服务。

　　二、电子图书馆在企业中的重要作用

　　在企业发展中，企业文化能够促进企业稳定、高速的发展，电子图书馆在企业文化提升中发挥着极其重要的作用。总而言之，电子图书馆在企业发展中发挥着以下重要的作用：

　　(一)电子图书馆，有助于提升员工素质及技能

　　企业的发展，归根到底是人才的竞争。除了从学校及社会中招聘更为优秀的人才，提升员工的专业素质与技能是最为重要的渠道之一。

　　在提升员工专业素质与技能环节，除了借助企业组织的培训工作，促使员工自身积极学习是重要的方法之一。电子图书馆，为员工自身学习提供了重要的书籍资源，极大地提高了员工学习的积极性，提升员工的专业素质及技能。

　　(二)电子图书馆，有助于节约企业成本

　　自身学习、开展培训工作，是提升员工专业素质及技能的重要渠道，均需要宝贵的学习资源。在传统时代，学习资源的获取一般是通过购买学习及培训工作需要的纸质图书，在企业经费支出中占据一定的比例。

　　而随着电子图书馆在企业中的深入应用，借助电子图书馆具备的成本低等优势，能够大大地节省员工学习及培训工作所需的资源成本，从而帮助企业节约一定比例的支出。此外，电子图书馆能够明显提升员工的专业技能，提高员工熟练度，节省因员工不熟练而浪费的原材料成本。

　　三、企业应用电子图书馆策略探讨

　　采取科学、合理的实施方法，是电子图书馆在企业中得以顺利应用的重要基础。一般而言，应用电子图书馆需经历前期准备、实施落地及后期维护等环节。

　　(一)前期准备工作

　　企业应用电子图书馆的前期准备工作，主要包括用户需求调研、电子图书馆质量调研及馆藏问题等。

　　1.企业用户需求调研

　　目前电子资源价格较高，如果出现失误，会给企业带来较大的损失。再加上电子图书馆的资源有限，在做出决策前，应大范围地征求企业用户的意见。

　　现在大部分电子图书馆出版商提供免费的试用功能，可通过网络向企业用户开放试用。因此，企业应在购买前争取更长时间的试用以征求更为全面的意见。

　　2.电子图书馆资源质量调研

　　在引进前，需对数据库的收录内容做以下几方面的调研：学科收录范围、核心期刊及权威出版物收录情况、年代覆盖范围、数据来源可靠性、界面友好性及功能全面性等。

　　(二)实施策略

　　1.成立专门的电子图书馆采购小组

　　与传统的图书资源相比，引进电子图书馆要复杂得多。除了需评估数据库内容、质量及价格因素，还需要评估软硬件及网络等技术性因素，因此应成立由主管馆长、信息技术人员及采访人员构成的电子图书馆采购小组，协调处理电子图书馆在安装过程中出现的各种问题。

　　2.购买企业所需的数据库资源

　　随着电子图书馆的快速发展，当前商业性图书数据库种类越来越丰富，形式多样，各具特色。由于企业搭建电子图书馆经费有限、在购买时应该着眼于企业发展过程中所需的电子数据库资源，符合企业发展及员工自我提升的需求，切忌盲目性地引进与企业实际情况脱节的数据库资源，造成资源浪费。

　　3.协调好电子图书与传统图书关系

　　电子图书的出现，并不能完全取代传统的纸质图书，二者是相互补充关系。因此，企业在发展企业文化构建电子图书馆时应兼顾电子图书与纸质文献，做好协调工作以避免资源及经费浪费。

　　因此，应对电子图书馆的重要性做专业的判断。如果购买的电子期刊对企业发展、员工能力提升发挥核心作用，应该考虑保留纸质印刷版。如果所购买的电子期刊属于休闲娱乐类，不受时间及地点的限制，则应该考虑订购数据库而减少纸质印刷版的订购。

　　4.做好替代方案

　　由于建立电子图书馆受企业经费的限制，应避免重复引入电子图书资源。在购买某一电子图书数据库时，应判断是否有替代资源，企业内部是否已有类似内容的其他数据库。

　　另外，在企业经费有限的背景下，对于重要性并不高、阅读量不大的数字图书资源，则可以考虑利用光盘SCI替代网络版电子图书资源，以节省图书经费。

　　5.制定价格方案

　　企业在建立电子图书馆过程中，成本是最为重要的约束条件，因此制定价格方案尤其重要。价格方案，主要包括价格谈判策略及费用降低方法两大部分。

　　(三)后期维护

　　目前，大部分企业将常用的电子图书数据库放在企业内部服务器上。如果发生本地镜像无法访问的故障，数据库提供商是否能够提供应急措施以保证用户的正常使用，并确保在最短的时间内提供相应的技术支持是一个重大的问题。

　　另外，需在电子图书馆数据库购买合同中明确数据库提供商在后续工作中所需承担的责任与义务，以确保企业电子图书馆的顺利运营。比如是否能够在企业电子图书馆出现访问速度慢、访问不稳定时提供专线访问并提供技术支持。

　　电子图书馆，在企业发展及员工专业素质与技能提升中发挥极其重要的作用。应用科学的实施方法将确保企业电子图书馆得以顺利建立，值得实际工作中深入探讨。

参考文献：

洪秋兰 数字图书馆的品牌战略，图书馆工作与研究[J]2019.09