对事业单位档案管理的创新思路的探讨

对事业单位档案管理的创新思路的探讨

蒋鹏

潍坊市投资合作促进局 山东省潍坊市 261000

摘要：事业单位档案管理需要管理观念和方法的创新。为了适应时代发展的需要，提高工作管理效果，合理运用现代技术手段，不仅可以提高事业单位档案管理的有效性，而且能够满足现代事业单位的发展需求。针对新时期事业单位档案管理工作的现状，分析创新优化档案管理建设的途径和方式，希望通过对相关创新理念和管理经验的研究和总结，多方位地提高事业单位的管理效能，促进事业单位可持续发展和进步。

关键词：档案管理；新时期；事业单位；创新思路；管理策略

1创新事业单位档案管理策略的意义简析

如在社会上发生重大公共卫生突发事件，需要在很短的时间内完成大量的安全检查，对检验信息进行汇总分析的过程，实际上也是档案管理的一个环节。从微观层面来看，守法的中国公民到行政机关处理个人事务，完成信息交换、转写、审核申请等程序，还包括档案管理。历史的车轮滚滚向前，没有任何力量能够阻止它改变这个时代潮流的进程。因此，随着社会的快速发展，事业单位档案管理方式也必须进行创新，全面提高相关工作效率，满足人民、国家、政府、社会的总体需求。

1.2全面提升事业单位在群众心中的形象。

这类机构包括公立医院、学校等，可以提供各种公共服务产品及相关服务。但近年来，不少单位在“公共服务”方面口碑不佳，原因是档案管理模式落后，公众无法获得良好的服务体验。比如，有的医院挂号咨询服务水平不高，导致病人感觉混乱，严重降低了公立机构在人民心中的形象。要在服务理念的基础上，创新档案管理模式，逐步提升公众体验，才能让丢失的“印象分”再次提升。

2当前事业单位档案管理工作发展现状

对传统事业单位的档案管理，注重对纸质档案的管理。目前，事业单位虽然已引进并运用了现代管理手段，但仍存在效率不高、质量不高的问题，制约着事业单位的全面发展与进步。虽然现代档案管理系统的工作效率很高，但由于人工操作能力和专业素质的限制，许多档案管理系统并没有充分发挥其作用，不合理、复杂、繁琐的工作流程和任务内容，限制了档案工作的质量和效率。其次，许多机构还相对缺乏完善的档案管理体系。过分僵化的工作管理形式和体制，往往会使员工产生懈怠或侥幸，在实际的办公室管理中，缺乏明确的工作目标和自我激励机制，导致档案管理任务完成不平衡，甚至出现混乱等问题，影响单位管理水平的提高和进步。再次，新时期对事业单位档案管理的冲击和影响，也是导致工作方法和思想创新不足的重要因素。在接受新事物时，员工可能会存在一些不足和问题，另一方面，员工的工作心态或工作环境也有关系，员工需要定期接受一定的职业技能培训。过度滞后的绩效考核或档案管理工作方法也会导致员工工作创新积极性不高等问题，严重制约了档案管理的有效性和单位可持续发展的进步。

3档案管理工作的创新思路与改革应用策略

3.1清晰档案管理创新方向，明确改革工作基本内容

一是根据单位实际创新改革要求和相应实力，研究当前档案管理信息平台建设与管理中存在的问题与不足，努力适应新时期科技改革发展的需要，同时研究能有效提高档案信息管理质量与效率的工作管理方案。第二，要根据部门员工的实际工作水平和专业素质，作出合理的规划。文件管理中，员工的工作质量直接影响到单位档案管理的质量和效果。恰当的技术培训和理论知识的普及，能够充分发挥员工的工作意识，调动员工的工作积极性。如果条件允许，还可以建立相关的绩效考核机制，鼓励大家积极提出相关的改革方案或思路，让全体员工共同努力，共同推动企业的发展和管理进步。企业内部数据库系统健全，内部数据库系统相对固定。对事业单位档案管理系统进行技术改造或优化，既能适应现代化发展的需要，又可以避免由于技术水平低而造成档案管理效率低、工作质量差等问题。

3.2坚持以人为本发展改革，全面完成人才队伍建设任务。

通过对基础知识、现代操作技术、职业能力、工作质量等方面的综合培训，明确了人才的培养目标和规划方向，全面提高员工的技能水平和工作能力。可采取分后培训等方式，有针对性地完成阶段训练和任务分配。人本培训策略有利于部分不同工龄、学习适应性不同的员工共同适应单位工作环境的创新与变革。第二，注重培养复合型员工和管理指挥人才。相对于具有高工作能力的员工，培养全局性的管理人才所需的资源成本更高。经过原工作团队的培养，既能不断提高单位内部员工的向心力，又能节约资源的投入，实现多方位的管理与创新，从而创造一个良好的工作环境，迅速引导员工适应不断变化的工作任务和改进要求；注重对创新改革的各方面进行监督管理。很多员工在档案管理过程中，由于长时间接触工作任务，确实有一定的经验，但不能排除因疏忽等原因造成的工作失误。在实际工作中，为了保证单位档案管理工作的有效性，可以提高员工的责任意识和安全防范意识，也可以避免由于不同的错误或其他问题而造成资料错误或资料丢失、资料泄露等问题。

3.3加强基础设施改革，实现管理现代化的目标。

档案管理创新，就是适应新时期发展趋势，积极引进现代技术手段，完善基础工作设施建设，不断适应信息化发展改革趋势，不断创新、优化信息化档案管理体系的建设和完善。在此期间，针对技术设备老化的问题，可根据单位实际经济能力和发展改革的需要，引进更先进的技术设备设施和技术手段；根据文件信息内容的不同，可采取分类规划、智能信息管理等方式。采用一种多样化的管理方案，既能提高单位信息化管理水平，又能保证单位档案的管理质量和工作效率。尤其是对档案信息数据的安全保密要求较高，建立独立的子系统或监督部门体系，可以有效地避免档案资料的损坏，减轻档案管理者的工作压力。采用多层次的管理思想，有利于不断提高档案管理工作质量和效率。通过对现代信息档案管理系统的升级和完善，保证了事业单位管理发展与建设的可持续性与稳定性。

3.4进一步提高事业单位档案管理人员的责任意识、管理意识和层次。

企业档案管理具有巨大的服务性，要求责任人提高服务意识和管理水平，从公众的角度帮助解决问题。例如，有些机构的营业柜台前张贴了许多“温馨提示”，目的是告诉病人在办理业务前检查相关证件是否齐全。但是实际上，证件齐全的经营者往往不合格。帮助他人“代他人办理业务”时，可能出现下列情况：业务员已把所有文件资料拿完了，在柜台上看了几遍，排队时，确认文件资料齐全。当轮到他做生意时，负责档案收集工作的机构经理告诉他：“您办理的客户曾经在网络平台上自己提交了部分档案信息。那麽，你第一次办理柜台业务，必须亲自到场，其他人不能办理。实际上，有关部门在收集档案时作出了这样的规定，是为了保护经营者档案信息的安全，以免其遭受损失。但是在网上自助平台和专柜的标识上，对于是否可以代理的问题没有明确的规定，导致很多人浪费了大量的排队时间，最终无法顺利办理档案相关业务。的确，很多事情的发生超出了事业单位管理者的预期，但既然有“意外”的可能，事业单位就必须着手解决。通过梳理现有档案收集管理模式，进一步提高相关人员的责任意识和专业水平，可以减少问题，提高档案综合管理的效率。

结束语

伴随着信息技术的发展，事业单位要适应现代信息技术管理的发展趋势，必须明确创新的改革思路和发展目标，掌握先进的档案管理技术，从而不断提高档案管理水平，实现人才队伍建设和拓展计划的有效实施和转型。此外，完善的档案信息管理系统也有助于建立高效的事业单位档案管理体系，从而实现档案管理的创新与发展目标。

参考文献：

[1]加强事业单位档案信息化建设的意义与路径[J].张美佳.兰台内外.2019(26)

[2]信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化[J].于爱平.科技经济导刊.2019(22)