人性化管理理念下医院行政档案管理的优化

人性化管理理念下医院行政档案管理的优化

戴胤宣

湘西自治州凤凰县人民医院 湖南 湘西州 416000

摘要：人性化管理理念近年来在我国已经得到社会各界的广泛认可，而人性化管理理念下医院行政档案管理的优化，不仅可以有效提升医院行政档案管理的实质性价值作用，更对医院能够进一步调动员工工作能动性，促进行政档案管理质量有着有一定积极影响。本文将对人性化管理理念下医院行政档案管理的优化进行全面分析，并结合实际做好相应整理和总结。

关键词：人性化管理理念；医院行政档案；管理；优化

引言

医院行政档案管理本身属于医院内部管理的重要组成部分，其对医院稳定运行发展意义重大，科学合理的医院行政档案管理，也是医院得以形成可持续发展模式的前置条件。就目前现实情况而言，信息时代，科技的进步使得各行业进入现代化生产运营模式，自动化、机械化、智能化等技术已经开始代替以往传统人工为主生产经营模式，在此大背景下，医院行政档案管理若坚持传统理念管理模式，必然会逐渐被时代所“抛弃”；必须及时创新、与时俱进的全面提高医院行政档案管理水平，方才能最大限度发挥医院行政档案价值，为医院得以紧跟时代发展趋势而奠定基础。人性化管理理念下医院行政档案管理的优化，便为其后续管理创新指明了方向。

1. 人性化管理理念下医院行政档案管理的优化路径

人性化管理理念下医院行政档案管理的优化路径，对比传统医院行政档案管理而言，在理念思维、流程路径、手段创新上都更加具备优势，且与当今时代发展需求相契合。人性化管理理念下医院新政档案管理优化路径，会在坚持以人为本的基本原则基础上，合理运用信息化等高科技术手段，最大限度解放人力负荷，全面提升医院行政档案管理效率，使之由传统的人力主导管理转变为信息化管理模式^[1]。

2. 人性化管理理念下医院行政档案管理的优化意义

传统的医院档案管理，像医院人事档案往往是综合档案人事科档案管理者负责；医院会计档案基本交由专人整理负责。但医院行政档案对比上述两者而言，本身细分类目极多，比如党群、科研、基建、设备、医务等都属于新政档案管理范畴，即使安排专人专业部门团队负责，工作量也十分巨大，往往在付出较大人力资源负荷的情况下，最终管理效果也很难达到预期。而在人性化管理理念下，医院行政档案管理的优化要点，则是可直接对医院行政档案内容类型做整合梳理，之后借助科技力量深化行政档案特征，保障档案管理实效性同时使行政档案价值充分得到发挥，进一步解放人力，使医院行政档案管理水平得到显著提升。从个体角度出发来看，医院行政管理是保存医院人员自身信息数据、医院组织架构的主要记录载体，如果出现行政纠纷，此类档案资料便是最为核心的法律凭证；从院方角度出发，医院行政档案管理对于医院内部管理意义重大，是医院内控管理不可或缺的一项重要内容，医院行政档案管理工作质量、工作效率的提高，也为医院能够形成可持续发展模式提供了有利参考依据^[2]。

3. 当今时代对医院行政档案管理工作的影响

当今时代对医院行政档案管理工作的影响十分明显，比如以信息化技术为代表的高科技术在各行业领域中的应用已经成为常态，反应在当前医院行政档案管理工作中，便是档案归档全程各环节流程愈发细致，资料种类愈发齐全完备且分类明确、条理清晰，使后续资料查找、调阅效率得到全面提升。除此之外，当今时代下对纸质档案保存管理也提出更高标准要求，比如纸质档案会有与之对应的电子档案备份，等于为档案资源加设双重保险，尤其像部分印章、签名内容资料，整体保存防护性上得到显著提高。而像部分比较重要的行政档案，类似医院领导层成员个体信息数据、医院重点部门信息等，都可通过当今各类现代化专业技术，完善其保密体系和使用机制，强化医院行政档案安全性基础上使档案利用价值也能够完全得以体现。

4. 人性化管理理念下医院行政档案管理的优化策略

4.1科学优化医院行政档案归档流程

人性化管理理念下医院行政档案管理的具体优化策略，实践期间必须先从科学优化医院行政档案流程层面做起。比如归档交予专业信息化技术班底负责，构筑档案管理联合信息化班底的归档管理模式，解放人工同时提升档案管理效率和管理质量。归档期间明确扫描、拍摄、记录各环节顺序，美分档案归档必须留存原始凭证，图片资料扫描环节交由信息技术专业人员执行，保障医院行政档案效果能够达到预期。

4.2专业改进医院行政档案管理规章

专业改进医院行政档案管理规章也是人性化管理理念下医院行政档案管理的优化措施之一，档案必须专业分类，通过专业信息分类软件，划定分类标准，针对不同分类标准细分资料再做二次整合梳理。在此基础上利用全程监控软件，时刻观察医院行政档案管理流程是否正确，确保每个阶段都能体现专人负责、运转有序的特质。

4.3合理优化医院行政档案保密及利用体系

合理优化医院行政档案保密机制和档案利用体系，比如根据不同医院行政档案资料保密等级，设定与之对应的管理密钥。像高等级保密档案，尤其绝密级别的档案，相应管理密钥必须不定期就要予以更新，且要交由专人负责。针对档案利用体系的优化，按照全面提升医院行政档案利用率的原则，通过大数据技术，形成“数据深挖、深度分析、高效利用、及时更新”的新时代医院行政档案利用体系，使之深度利用价值能够充分得到开发

^[3]。

4.4定期优化医院行政档案管理系统

定期优化医院行政档案管理系统，软硬件层面管理工具适配性、质量参数必须达标，确保医院行政档案信息化管理效率能够得到保障。比如现阶段较先进的GD2016 V1. 0档案综合管理系统，部分医院在优化行政档案管理系统时便可适当参考选择，以此使人性化管理理念下医院行政档案管理的优化效果能够完全达到预期。

4.5关注相关专业人才培养引进规划

关注相关专业人才培养引进规划，在了解人性化管理理念下医院行政档案管理的优化内容前提下，构建与之相符的保障机制。这个过程中，院方必须明确培养引进专业人才，是医院行政档案管理信息化建设得以成型的关键依据；在此基础上更新完善医院行政档案管理保障机制内容，全方位分析现有行政档案管理所存在不足之处，主动听取多方建议、意见，综合整理后给出针对性的改进方案，以人为本的去落实医院行政档案管理机制革新指标，使医院行政档案信息化管理水平得到进一步提高，保障管理工作质量和工作效率同时有效减低医院行政档案管理所投入人力、物力资源成本^[4]。

结束语

综上所述，通过对人性化管理理念下医院行政档案管理的优化分析，可以看出实践期间，必须从科学优化医院行政档案归档流程、专业改进医院行政档案管理规章、合理优化医院行政档案保密及利用体系、定期优化医院行政档案管理系统、关注相关专业人才培养引进规划等方面做起，才能保障人性化管理理念下医院行政档案管理的优化意义完全得以体现，这也是现阶段我国医院行政档案管理水平得以不断提高进步的必要条件。

参考文献

[1]王瑜.人性化管理理念在医院行政档案管理的应用[J].环渤海经济瞭望,2021(02):99-100.

[2]吴国芬.人性化管理理念下医院行政档案管理的优化[J].办公室业务,2019(05):108+118.

[3]杜玉玲. 人性化管理理念下医院行政档案管理的优化[A]. 《智能城市》杂志社、美中期刊学术交流协会.2016智能城市与信息化建设国际学术交流研讨会论文集I[C].《智能城市》杂志社、美中期刊学术交流协会:旭日华夏(北京)国际科学技术研究院,2016:1.

[4]袁天骄.依托人性化管理理念实现医院行政档案管理的优化[J].智富时代,2015(08):123.