档案管理信息化是档案管理的发展趋势

档案管理信息化是档案管理的发展趋势

1 秦欣 2 邵晶晶

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摘要：档案管理是一项复杂、细致、繁琐的工作，由于档案资料处于逐步增加的状态，档案管理的任务不可谓不大。由此可见推行档案管理信息化的重要性，本文首先分析信息化的必要性，随后分析档案管理发展趋势。

关键词：档案管理；信息化；发展趋势

引言：档案管理在单位企业管理模式中扮演基础性的重要角色，管理的内容、资料都处于不断增加的状态。信息化手段的出现，则为高质量开展档案管理工作铺平了道路，因此有必要分析档案管理信息化这一过程。

一、档案管理信息化必要性

1．提升管理效率。档案资料作为单位经营、研究、生产等多项活动的记录和见证，本身是一笔巨大无形的财富，而且伴随着单位活动的不断进行进一步增多，因此档案管理任务理论上是无穷无尽增加的，带来比较明显的档案管理压力。单位档案管理部门需要以提升档案管理效率为目标，积极推行档案管理信息化意味着效率的提升得到保证。例如在档案资料传阅场景中融合信息化手段，档案资料信息在网络环境中可以快速传播，工作人员获取档案资料的时间开销显著降低；通过信息化环境获取到的档案内容精准到位，同时保证档案原本材料的完整性和安全性。另一方面，档案管理人员通过信息化环境就可以办理有关档案借阅的事宜，在档案管理信息化体系中内置完善的档案借阅流程，提升档案管理的规范性，管理工作的效率同样明显提升。

2．促进信息共享。档案资料对于单位的价值在某种程度上是难以估量的，例如在技术生产类单位的作业模式中，非常强调对过往技术档案的借阅、学习与讨论。在没有信息化体系支撑的背景下，相当于为工作人员借阅学习档案资料带来很多难度。推动档案管理信息化，在单位内部消除借阅档案、学习档案的空间隔阂；管理人员调阅卷宗的行为在互联网环境中就可以完成，不必亲临现场完成档案管理任务，档案管理的灵活性明显增强。信息化模式的引入，意味着快速检索档案成为现实。在档案管理信息化体系中，将大量档案信息看作为一套数据库体系；在引入精确检索、模糊检索等检索定位模式的基础上，普通用户根据个人的需要、喜好或者工作任务要求检索档案资料，系统根据提供的关键字条件就可以检索到对应的档案信息，并将吻合条件的档案内容条目信息反馈到检索用户。整个交互过程可以在几秒内完成，检索的结果不仅精确而且全面。由此可见信息化大大促进档案信息在一定范围内的快速流转，实现让档案信息“动”起来的效果。在信息共享度不断提升的背景下，档案资料的利用率自然水涨船高。

3．多样化特征明显。档案管理信息化在丰富管理手段方面的作用也是无可替代，信息化带来的影响具体表现在存储环境和传输环境两方面。传统管理体系中的档案管理场景以传统的档案室、场馆为主，对于场地、环境条件都有一定要求。信息化为档案信息存储带来的变革则是突破性的，档案信息经过扫描、微缩处理后可以保存在服务器、移动硬盘、企业机械硬盘等存储设备中，充分利用存储设施在容量方面的优势。传输环境也由现实环境中的部门上传下达转换到网络环境中的流程执行，档案管理处理更加顺畅。

二、档案管理信息化措施

1．完善信息化管理制度。在落实档案管理信息化的进程中，需要结合实际情况构建完善的制度作为保证和支撑。在制度体系中明确规定开展档案管理信息化工作应当遵守的标准和要求，制定管理制度是目的更是手段，在管理制度的约束和影响下，在单位体系内部形成一种良性的档案管理氛围，发挥信息化应有的作用。

2．完善信息化系统。信息化系统是保证各项信息化措施有效落实的重要途径，对于档案管理信息化也不例外。在现代化办公条件逐步普及的背景下，档案管理信息化不仅仅局限于信息化系统的建立，同时还要覆盖办公环境中应用到的全部信息化设备。例如在办公环境中应用到的扫描仪、指纹打卡器、照相机等设备，事实上都是档案管理体系的数据来源。因此档案管理信息化系统本质上应当是一种软件系统与硬件设施交互的系统，通过信息化系统可以妥善保存管理各个终端上报的数据信息。在信息化系统中应当涉及到档案分类、信息安全等多项要素，针对浩如烟海的档案信息建立条理化的管理模式，发挥数字化技术、网络环境的优势。

3．加强纸质档案管理。档案管理信息化并不意味着彻底放弃纸质档案形式，由于单位企业通常存有大规模的历史档案资料。对于这部分档案则应当从场所管理和技术手段两方面着手，针对档案管理场所加强管理密度和设备支持，对档案储存场所加强防虫、防尘处理，避免历史保存的档案发生虫害或者霉变。与此同时对纸质档案进行排查，为每个纸质档案建立二维码标签。应用RFID技术扫描二维码标签就可以获取纸质档案信息，建立与档案信息管理系统的关联，进一步完善现行档案管理体系。

4．融合多样化服务体系。档案管理信息化不应当是死板的，而是应当灵活多变的。档案管理信息化理应融合信息化、数字化领域的前沿技术，不断充实档案管理信息化力量。已知需要管理的档案种类相对复杂，应用大数据技术可以解决档案管理信息化中遇到的一些难题。例如在浩如烟海的档案资料中总结某一类档案的数量增减规律，应用大数据技术可以掌握档案资料的变动状况，为制定档案管理方案提供重要的依据。微缩技术的发展也为档案管理信息化提供重要力量，很多档案资料仅仅使用拍照保管方式远远不够，鉴于部分资料的绝密性和珍贵性，在采用场所保管方式的同时还需要结合微缩技术，在对档案资料进行缩减处理的基础上实现微缩保管效果。这种手段在保管内容含量较大的档案资料过程中价值连城，能够将繁琐的内容通过微缩处理，以数字化形式保存在存储设备中，相当于为珍贵档案添加双保险。

5．加强保护力度。档案管理的重要指标之一在于原始性，很多档案内容需要以原始完整的状态保存在档案库中，需要对档案文件的篡改状态进行鉴别。档案管理人员首先要秉承以身作则的原则，对于任何档案内容都不能随便修改，从根本角度保证档案的原始性。将档案内容保存在电子化设备中也需要注意这项要求，具体来讲则是设置访问和阅读权限。面向普通用户必须将档案文件设置为只读状态，防止其他用户对档案文件进行修改。对于档案资料的保护还体现在档案信息存储介质方面，例如很多资料可能保存在4T、2T等规格的移动硬盘中，部分单位可能采用NAS存储方式管理资料。无论是移动硬盘还是大型网络存储介质，都需要得到档案管理人员的精心呵护。对于存放档案资料的物理存储设施应当采取定期监测、杀毒方式，保证物理存储设施处于安全稳定状态；如果发现存储设施自身性能或者安全性能存在问题则需要立即解决，避免造成无法挽回的损失。

结束语：档案管理信息化意味着档案管理体系再上新台阶，在档案数量不断增多、相关配套技术不断发展的背景下，信息化与档案管理的融合必然有明朗的发展前景。

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