浅析办公室文件资料信息化管理

浅析办公室文件资料信息化管理

吴涵

中国建筑第二工程局有限公司 上海 2 00000

摘要：随着经济全球化的不断发展和整个社会的飞速进步,不管是纸质文件还是电子文件的数量都在飞速增加，事业单位的办公室要负责的内容也变得复杂起来,要将所有出现的文件，比如党建及行政公文、招标文件及合同、技术报告、设备档案、图书资料等都整理归纳起来,并且装订成册。事业单位的办公室是这个单位的重要部门之一，相当于中枢神经，对于纷繁复杂的文件和资料，要及时高效做好规范化的整理归类及归档工作，不然在整个事业单位的正常运转及后续发展过程当中会形成很多阻碍。

关键词：办公室文件资料；规范化；管理

随着目前经济水平极其科学技术的蓬勃发展下，计算机和网络也得到了日益的进步。目前，事业单位大多具有一定行政性和业务性，会形成大量的文件资料，在工作期间大部分都会使用到现代化设备，不管是在文件生产还是在文件传输中都可以通过应用现代化设备得以实现。因此，随着事业单位不断发展，促使档案和资料管理工作效率面临着更严峻的挑战，加大文件资料规范化管理工作力度成为了关键所在。

1办公室档案工作的特点

1.1整体性。文书档案工作涉及方面众多，是对单位的各项行政管理、科技、设备、账单、合同等详细又整体性的记录，反映的内容要真实准确。对文书档案的保存方式也有很多，例如纸质文件、录像、照片、音频、电子文书等等，这要求管理人员要对各项文书内容有整体性的规划和管理，使得文书档案种类繁多但归类有序。

1.2保密性。由于文书档案汇集了企事业单位的重要资料，这些资料存在保密性。例如，一些档案中存放了单位的重要合同，或者重要仪器设备的管理名册，涉及单位发展的机密等内容，则需要保证文件的安全性和保密性。又如，一些科研单位、医院等的相关档案，种类繁多，需要记录得全面而清晰，常常涉及一些技术核心和患者的隐私，档案管理工作更加需要保密性。

2办公室文件规范化管理

2.1提升办公室文书档案管理人员的综合素养

单位领导者要加强对文书档案归纳整理工作的重视程度，在单位内部加强宣传和培训，提升职工的个人素养和工作能力，以及责任意识、保密意识。通过积极的宣传和培训，使得事业单位职工对档案管理的意义有更加深刻的认识，了解档案管理的工作性质、基本要求及重要性，一方面让档案管理人员的工作更加科学专业，同时让非档案管理人员使用文书资料时更加严谨规范，爱惜文书资料，尽量不给相关工作者添麻烦，理解和支持档案管理工作，从而进一步提升档案管理人员的工作积极性。

2.2加强机要管理

保密无小事，机要管理是军工、尖端核心科研等涉密单位办公室的重要和特色业务，主要负责单位机要文书收发、公文的流转、密码设备、机要视频会议管理等工作。尤其是军工等涉密单位机要文书的收发数量大、类型多、涉及的国家秘密范围广、密级程度高、文件传阅和借阅频繁。涉密单位对于机要管理要求专人专岗，建立机要文件登记制度，机要文件的所有流转环节需要签字备查。但是机要文件的管理通常自成体系，普遍采用纸质登记的方式进行流转管理。由于缺少信息化管理手段，机要文件在收发、借阅、销毁等流转环节缺乏有效可行的监控和审计手段，难以定期对机要文件进行核对清点，容易形成机要文件账物不符、信息知悉范围扩大的风险。同时机要视频会议的管理也容易出现以下隐患：一是会议主办部门未根据会议内容将参会人员限定在最小范围，扩大了会议内容的知悉范围。二是未严格执行会议的安全保密管理要求，未将手机等通信设备存放在会议室外，没有开启无线通信干扰设备等。三是会议文件管控不严，会议结束后未及时回收会议资料，导致参会人员将会议文件带离。这些隐患都可能会引发机要视频会议管理的安全保密风险。

2.3档案管理工作人员的创新

信息化办公室档案管理和图书资料管理工作的开展需要具有专业素养的工作人员作为基础。在实际工作过程中，工作人员的创新能力和专业素养作为决定办公室档案管理和图书资料管理工作开展质量的主观因素。第一，办公室档案管理人员作为工作主体，其个人的能力和素养会对档案管理工作质量产生直接的影响。因此，在对档案、资料管理工作进行创新时，第一步便是对工作人员进行创新。负责对档案和图书资料管理的工作人员应具备极强的专业素养，因此，档案和资料管理工作者的创新应该是由内至外的，应对相关工作人员进行专业培训。档案和资料管理工作者不光要具备熟练的专业技能，除此之外，还要掌握一些图书管理、行政管理、单位主要业务工作等其他专业的知识。在当前时代，档案和资料管理需要以电子信息管理系统为依据，这样一来，要求档案和资料管理工作人员对计算机进行熟练操作，在招收和安排档案和资料管理工作人员时，就应考虑是否具备一定的计算机操作能力，人员继续教育中也应经常安排进行计算机操作培训，使其适应信息管理工作。事业单位应积极引进新型人才，例如，对刚毕业的院校学生应对其进行实践操作训练，注重实操能力的培养，有效将理性知识转化为实践能力，从而为办公室档案管理工作的开展提供新鲜血液。第二，办公室档案和资料管理工作的工作理念和工作思路应该不断创新，档案和资料管理工作人员转变原有工作思维，从“保管员”转变为“管理员”，自主学习计算机等新型档案和资料管理方式，运用新技术实现电子化、网络化、信息化、平台化，要与时俱进，主动研发档案和资料管理科学有效模式，不断提升服务水平和工作效率，加强与其他科室的对接，主动参与单位重大业务工作和活动，把档案和资料管好、用活，为单位主要工作、科研创新提供基础支撑，必要时还能出谋划策。因此，事业单位应对办公室档案和资料管理工作人员的管理策略进行创新，带领和组织其学习全新的理念，将新型管理模式引入其中。

2.4创新办公室文书档案收集与管理的工作模式

传统的文书档案管理工作方法已经不适合当前大部分事业单位发展的需要，很多档案和资料收集工作被动，存在很多遗漏的现象。因此，应对当前档案和资料管理工作体系进行改革创新。档案和资料管理人员要主动加强与各个部门之间的联系，积极参与单位一些重大业务工作和活动，提供必要资料支持的同时，还以便及时收集和整理需要归档的文书资料。同时，对以往的档案资料进行核查，找到缺失和遗漏的标记出来，尽可能弥补。定期对档案和资料管理工作进行梳理和盘点，找出工作存在的漏洞，实时更新工作方案和修订工作制度。办公室文书档案资料管理人员应将现代信息技术与档案管理工作相结合，利用计算机系统和文件管理系统（QA办公平台）、数据管理系统、图书资料管理系统等，实现文件信息的快速流转，科学整理归纳，确保收集的完整性和准确性，从而增加档案和资料管理工作的效率。

3结束语

社会形势在发生转变，想要使档案管理工作应跟随时代发展的脚步，不断与时俱进，就应该将信息技术应用在日常工作过程中，使档案和资料管理工作质量得以提升。办公室档案和资料管理创新过程中，各个事业单位的管理者要帮助档案和资料管理工作人员树立正确的信息化管理观念，创建信息化管理模式，不断向科学化标准化方向发展。此外，还应该借鉴并引进有效的管理模式，为档案和资料管理工作的正常开展提供支持。这样一来，才能够将信息化档案和资料管理的价值全面体现出来，并为各个事业单位形象提升及持续性、科学性发展提供支撑和保障。

参考文献

1徐文群;;政府办公室文件规范化管理浅析[J];科技经济导刊;2019年11期

2代阳;戴勤;;政府文件管理成本探析[J];秘书;2017年06期

3周文泓;;政务社交媒体文件管理问题与对策研究[J];电子政务;2017年11期