新形势下文书档案管理存在的问题和解决对策

新形势下文书档案管理存在的问题和解决对策

王雷

中电建电力检修工程有限公司， 四川 乐山 614000

摘 要：文书档案在现代社会中越来越重要，尤其是最近几年，事业单位内部管理问题得到社会广泛关注，文书档案占据了更高的地位。以前的文书档案是纸质版手工管理，随着信息化的发展，文书档案也变成了电子版本，从而促进了单位的信息流动和管理。

关键词：文书档案管理；问题；解决对策

1 大数据背景下文书档案工作标准化建设的重要性

1.1 文书档案工作标准化不足制约了档案数据化转型

当前在文书档案信息化建设过程中，文书档案管理工作标准化方面还存在很多问题。特别是管理系统中长期没有落实标准化，导致文件目录设置缺乏合理性，文件管理系统冗杂，在一定程度上影响了文书档案的归档和后续开发利用。究其原因，一方面，由于领导和档案工作人员对于文书档案工作标准化重视程度不足，仍然用传统的理念来理解文书档案管理。另一方面，在具体工作过程中文书档案管理随意性较大，缺少有效的标准和程序，导致很多文书档案在系统运行过程中标准不统一，格式不统一，很多数据信息难以进行有效整合和利用。

1.2 文书档案标准化建设有助于满足单位行政管理需要

文书档案工作的标准化、系统化、合理化是单位档案管理工作的基本要求。文书档案由文书处理和档案工作两部分组成，二者既有区别又有联系共同构成了文书档案管理工作，所有的文书档案都源于文书处理，而档案工作又是文书处理的重要目的。对于单位而言，有必要给文书档案标准化建设足够重视，更好地满足单位行政管理需求。在具体推进过程中，要严格遵守档案的规范化和标准化相关要求，进一步细化文书档案管理程序，确保文书档案能够得到有效保护和合理利用，为单位发展提供必要的文书档案信息资源支持。

1.3 大数据技术为文书档案标准化建设提供了技术支持

一方面，通过大数据的运用能够提升文书档案检索效率，传统的文书档案管理主要以纸质档案管理为主，这种档案在编制完成之后要想对其进行查询和利用，不仅要耗费大量的时间、人力、物力，而且在利用过程中还容易出错。而大数据技术的运用能够实现传统纸质文书档案向数字文书档案转移，通过档案管理系统可以构建以全文检索为基础的检索窗口，通过检索系统只需要输入关键词，就可以在海量的档案信息中找到对应的档案资料，从而提升文书档案信息的检索效率，提升文书档案的利用效果。另一方面，大数据在文书档案工作标准化应用过程中能够为文书档案管理工作建立一套比较完整的标准化体系，进而实现文书档案信息资源的共享。通过文书档案信息资源共享不仅突破了文书档案利用的时空限制，还能够实现局部的文书档案向整体文书档案转型通，过文书档案大数据库规模的不断扩大，不仅能够为单位提供档案信息服务，还能够为地方经济社会发展提供文书档案信息服务。

2 文书档案管理中存在的问题

2.1 文书档案资料整理质量不高

在文书档案管理工作中，文书档案的归档整理是非常重要的。只有将文书档案的资料收集完整，归档整理好，才可以使后续的档案管理工作顺利发展，形成有价值的档案资料。但很多单位行政管理部门不重视文书档案管理的重要性，使得文书档案资料收集不全或归档整理不到位，直接影响了单位档案管理工作的有效价值发挥。

2.2 文书档案归档不完整

很多单位对文书档案归档工作有所忽视，也是文书档案管理工作出现问题的主要因素。例如企事业单位要整理归档的文书档案很多，一些资料文件都需要打印。但是随着电子化办公的逐步展开，上报的材料可以直接通过信息化平台传输，这也提高了企事业单位工作人员的办公效率。但是因为这些网络传播的文书材料和文书档案衔接不到位，使得归档不完整。目前文书档案的归档工作主要是硬盘存储、文字性存储、网络传输，硬盘存储因为没有文字进行留底；文字性存储是只存储文字，不存储电子版的材料，所以在一些活动中会出现文书档案资料的不全面；网络传输只是保存最终的资料，不保留收集和统计的数据资料。

2.3 工作人员的知识欠缺

由于新时期信息化档案工作的要求，各单位开始不断地引入信息化档案管理系统，这就需要档案管理人员能够熟练运用档案管理系统进行档案管理工作。但是由于一部分档案人员信息化技术知识欠缺，一部分档案人员知识量不高，没有基础的信息化档案管理意识，并且企事业单位也没有对这些人进行信息化档案工作的专业培训。因此，导致档案管理人员对信息化档案的管理不专业。在档案管理工作不断改革和发展中，有一些工作人员只关注自己的工作，从而忽视了在信息化档案管理的发展过程中提高自己。有些在平时档案工作中，没有自我学习的意识，导致在企事业单位信息化档案运用过程中，出现很多的问题，使得档案管理工作滞后。

3 针对文书档案管理现有问题的解决对策

3.1 增强文书档案管理人员的专业水平

为了促进文书档案管理人员更好地工作，我们需要提高文书档案管理人员的专业水平。可以让档案管理工作者总结自己工作中遇到的问题，并提出解决方案，对一些较好的方案要给予奖励，让大家在工作中发现自己的问题，单位可以了解员工尚未满足的需求，有针对性地进行激励。让员工参加技能培训，弥补自己的不足。让每一位文书档案管理人员都能接受日益更新的档案管理技术要求，提高工作人员的综合素质。

3.2 文书和档案工作的衔接

文书的完整度直接影响了档案管理的好坏，因此，档案质量是由文书完整度决定的。文书工作人员在工作中要增强对档案管理的认识，并改进文书的整理和存档过程。在处理文件时，秘书处工作人员应认识到这一点，为存档奠定良好的基础。想要做到这一点，需要文书工作者平时留心观察文件的完整度，对文件的保存格式等都要有所规定。其中电子材料的格式以及处理存档所需的格式需要特别注意，一定要按规定来完成。对于纸质资料，要按照要求使用恰当的纸笔，避免出现不必要的麻烦。此外，在处理过程中，当我们拿到文书时要尽快处理，收到文件时要尽快确认、登记和查看。如果在登记时发现有文件丢失，应及时通知提交材料的部门，发送备份文件。为了确保文件的完整性，必须及时整理和存档领导人的重要发言文件和大型会议材料。

3.3 加强部门合作，做好档案收集工作

文书档案管理人要积极主动了解每个部门开展的主要业务工作，经常到部门考察，观察部门人员的工作状况，了解工作现状，在工作中发现问题，并及时寻找解决方案。档案管理部门要与其他各部门处理好关系，方便档案管理部门的工作顺利进行。在收集材料时，要收集那些能够充分反映历史变革和社会变革的档案材料，这样能够保证档案管理工作有序发展，为实际的研究和服务提供必要的信息材料。

3.4 建立有效的管理机制，严格管理程序

我们在工作中，应尽可能仔细地分析系统和程序的所有细节和过程，尽可能细化每一环节，简明扼要，并确保建立的标准可以实施。文书档案管理人员在完成任务时，要按照单位的要求来进行，不允许以任意方式发布无效文件。在文件正式印刷之前，必须对内容进行彻底审查，以确保其完整、精确、流畅和严谨。文件中出现失误的地方，要依据单位要求进行修改，并在修改后仔细检查。此外，在印刷过程中，对用哪种纸，多大的纸，都要按要求来。

结束语

在新时代的发展中，文书档案管理也被逐渐重视起来，所以良好的文书管理技术不仅可以提高企事业单位的社会形象，还可以提高文书档案的工作质量，能带动企事业单位的效益，使企事业单位平稳发展。

参考文献

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[2]于露.医院文书档案管理创新的有效途径研究[J].办公室业务,2020(12):128+132.