企业数字档案馆建设践行研究

企业数字档案馆建设践行研究

高一玲

航空工业哈尔滨飞机工业集团有限责任公司 黑龙江哈尔滨 150060

摘要：智能化技术发展推动下，为数字档案馆建设发展提供助力，促使数字档案馆在技术支持下，构建了智慧一体化新型管理和服务模式。因此，数字化档案馆要想加快向数字档案馆过渡转变，要切实优化自身的管理和服务模式，加快实现施工企业智慧档案服务模式，提高对施工企业档案资料的管理水平，实现无纸化档案转换，为施工企业具体施工提供参考和保障。

关键词：企业；数字档案馆；建设践行；研究

引言

随着信息技术的发展，企业信息化已融入到科研生产的主体业务流程里，不仅覆盖到产品全生命周期，在产品的设计、制造、售后、保障各方面同样提供了支持。PDM、ERP等的互联互通，实现了“业务流”的贯通,产生了大量的电子文件，这些档案信息分散各个业务系统中，与档案管理系统未实现集成，电子文件未按档案管理要求进行收、管、存、用，无统一的平台对电子文件进行有效管理，致使档案“信息流”运行不畅，无法实现高效、便捷的“管”、“用”一体化。因此亟需通过数字档案馆的开发建设对企业产品研制开发周期及各部门业务活动中形成的大量档案信息实现有效收集、规范管理、高效利用，实施企业数字档案馆建设规划迫在眉睫。

1档案管理中心模式特点

施工企业要想提高档案整体管理水平，必须基于数字化档案馆构建下，创设档案智慧服务模式。在本单位内部实现电子化档案全覆盖目标，借助档案管理中心拓展业务，实现档案管理与实际施工协同发展目标。基于档案管理中心充分依托了云计算技术，提供了强大的支撑平台，有效实现为企业附属单位提供服务的目标，加强对档案管理工作的指导。档案管理中心集成化程度高，可将施工企业及下级单位集成到档案管理中心。同时，档案管理中心专业化程度高，弥补了传统档案管理模式弊端，贯穿在档案管理全过程中，实现电子化档案企业业务全覆盖目标，大大提升了施工企业整体发展建设水平。另外，档案管理中心具备了高效能优势，在强大的互联网支持下，促使档案管理中心与企业业务平台之间的衔接，降低了档案管理成本，优化档案文件存储空间，将档案管理工作人员从繁重的工作中解放出来，提高了档案管理工作效率。尤其在海外档案管理工作中，实现了网络远程传输，提高了档案信息传输时效，实现档案信息资源共享，大大提高了档案资源的利用率，切实发挥了档案管理中心在档案资源整合中的价值，更好提升施工企业档案智慧服务水平。

2优势分析

2.1节约维护成本

由集团公司统一建设档案管理系统，统一进行日常维护管理，避免了其他基层单位单独搭建系统运行环境而造成资源浪费、利用率低的问题。降低了各基层单位人员维护成本。员工可以利用节约下的时间处理其他日常事务，进而提高工作效率。

2.2档案工作自身发展的需要

数字经济时代，给企业档案工作带来了机遇与挑战。主要挑战包括，一是对管理理念的冲击。档案工作的对象、流程、模式、理论、制度等均发生较大改变，“破”与“立”亟需完成。二是对管理能力的挑战。数字技术的应用导致档案工作技术含量提升，也将越来越多的依靠外部力量，档案人员信息化能力提升非常迫切。三是服务能力挑战。与传统载体档案管理不同，数字时代要求跨区域、跨单位、及时高效提供查档服务。四是生存空间挑战。很多单位发布了数据管理、数字资产管理办法，成立了数据管理有关组织机构，档案人员若不主动作为，将来电子档案可能成为数据部门的管理范畴。但是，有“危”必有“机”，企业通过档案工作数字化转型同样可以在知识服务、提升档案工作技术含量、海量数据归档等方面有新作为。

3企业数字档案馆建设措施

3.1档案资源建设

巧妇难为无米之炊，再好的系统，没有数据，没有资源也是空架子，也发挥不了功效，因此档案资源建设是企业数字档案馆建设的核心内容之一，也是一项持续性的业务工作。档案资源库建设主要工作是“存量数字化、增量电子化”，其中传统载体档案数字化是一项长期工作，要按照“利用优先”的原则，制订出详细的数字化计划并逐年推进。增量电子化主要是与企业内部业务系统的集成，在集成过程中，一定要清晰地分析数字档案馆与企业内部业务系统的关系，确定集成方式，如与企业PDM系统集成过程中，首先要确定集成场景与数据流，其次要明确数据分类、数据字段表及处理，在此基础上确定集成方案，其中归档数据属性说明尤为重要。

3.2建设数字档案管理系统

针对档案的全生命周期管理设计功能模块，包括档案收集管理、档案数据管理、档案存储管理、档案利用管理、系统管理、业务系统对接等模块，实现了档案的“收”“管”“存”“用”，最终建设一套具备集团化管理模式的档案管理系统。档案管理系统主要建设内容如下：一是档案管理系统实现了与智慧工作平台、调度指挥系统和人事管理系统的对接，打破了系统与系统之间的“信息孤岛”状态，深化了不同业务系统档案信息资源的融合，从而建立起庞大的档案信息资源库。二是档案管理系统实现了数字副本档案全文影像管理，支持网格著录和表单著录。通过“四性”检测功能，使电子文件具有完整性、准确性、可用性、安全性。三是档案管理系统具有强大的统计功能，支持柱状图、折线图、饼图等多种统计方式，便于报表展示。四是档案借阅实现跨部门、跨全宗。档案管理员可以定期进行档案鉴定、销毁工作。五是通过系统设置中的基础设置、人员角色权限管理实现多全宗管理和三员（即档案管理员、安全审计员、安全管理员）分立的安全控制权限。建设成效1.实现全程监督管理通过档案管理系统建设，可对集团公司及所属单位各门类档案的归档情况进行实时查看，可分别依据文件归档类型和归档类别，查询对应条件下的归档率，实现对档案的全方位监督管理，提高了集团公司档案工作的规范性和系统性。

3.3运行机制建设

数字档案馆的建设和正常运行必须按照系统工程思想在组织、管理、制度保障等方面形成一整套实用的措施。因此应建立与企业数字档案馆相适应的组织机构、人才队伍、运行管理制度等，确保数字档案馆的建设和可持续发展。数字档案馆建设需要一批结构合理的人才队伍，因此，数字档案馆人才队伍的建设不可或缺。人才队伍建设目标要满足“三合理”：合理的学历结构、合理的专业结构、合理的职称结构，在此基础上不断开展对现有人员进行数字档案馆建设相关知识的培训工作；同时，建立绩效考核制度是促进企业数字档案馆工作能够有效运行的制度保障。数字档案馆建设是一项系统工程，牵涉到企业业务部门、信息化部门、管理部门等，为确保规划的实施，需要严密的计划保障及部门协同来保障，计划一般分为年度、月度、周三级计划，每周检查任务完成情况并迭代闭环问题。

3.4人才保障，组建档案工作数字化转型人才队伍

档案工作数字化转型事关每个部门、每位员工，建议每个部门明确一名档案工作数字化转型联络人，要求具备基本的信息化素养，能够担负起本部门的信息化建设、数据治理等任务。公司在召开重要数字化转型会议时，应要求各部门联络人参加，群力群策，贡献智慧，把归档要求前置到各部门业务系统升级、改造、新建之中。此外，在档案数字化转型过程中，要加大对有关人员的培养锻炼力度，逐步形成一支业务能力过硬的档案工作数字化转型人才队伍。

结束语

综上所述，数字档案馆建设，推出智能化服务发展模式，将各项前沿技术融合到数字档案馆建设中，搭建了档案实体资源与虚拟资源，在数字化档案馆向数字档案馆转化过程中，加快优化了施工企业档案建设问题，借助智能化技术驱动施工企业档案智慧服务水平的提升，加强工程信息档案资源的整合，实现远程传输目的，形成智慧服务交互机制，助推施工企业健康发展。

参考文献

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