探析建筑工程档案资料有效管理措施

探析建筑工程档案资料有效管理措施

朱春燕

广西建工集团第三建筑工程有限责任公司 广西柳州 545000

摘要：新时期，我国建筑业迅速崛起和发展，大量的施工图纸、材料等文件对工程建设具有重要意义。因此，必须加强档案管理，提高档案利用率，同时保证档案的完整性和安全性。本文详细分析了建筑工程档案管理中存在的问题，并提出了相应的对策，为行业提供了参考。

关键词: 建筑工程; 档案材料; 管理方法

关键词： 建筑工程;档案资料;管理措施;

1前言

建筑工程档案是建筑活动中形成的原始记录和具有保存价值的实际反映，记录建筑物、构筑物、地下管线等建筑活动，在投资计划中，设计、施工、使用、维护、改造、扩建等建筑项目管理活动形成的档案文件。建设项目档案管理作为建设项目管理的一部分，在对建设项目的质量、总成本和工期进行管理的同时，越来越受到人们的重视。

2.建筑工程档案资料管理的重要性分析

建设工程档案数据管理的重要性建设工程过程复杂，涉及领域多，使用数据可想而知，档案数据完整性是建设工程质量的保证。施工档案管理的科学性能够反映施工企业内部控制制度的整体水平和管理者对企业内部管理的重视程度。同时，建设部对档案建设提出了要求，也加强了对建设单位档案工程建设的重视。进一步加强对建设工程档案管理重要性和紧迫性的认识，明确建设工程档案必须认真管理，建设工程档案不符合规定的，视为不合格的，足以说明建设工程档案管理的重要性。建设项目档案记录使用的技术或采取的措施，并在以后需要时提供反馈。为今后的工程建设积累了宝贵的经验。项目档案将提供大量有关项目的数据和信息，以及项目的优缺点供参考。如果在项目完成后仔细研究项目档案，可以获得更多的学习经验，为今后提高建设项目的效率提供借鉴。

3建设工程及其资料管理范围

3.1建设工程项目基本程序

建设项目基本方案建设项目是具有方案设计和总体设计的项目，经济工作者应当独立核算，基本建设项目采用独立组织形式的行政手段。一个建设项目可以有多个项目，也可以只有一个项目。一个完整的建设项目一般包括以下基本步骤:前期， 提出项目计划报告，进行可行性研究，编制设计任务书，编制总体规划、初步设计、设计施工图。在基本建设后期组织施工组织验收。

项目管理是围绕建设项目进行的计划、组织、控制和协调工作。科学的基本建设程序是基本建设过程和规律的反映。如何规范、规划、合理化基本建设管理，是建设工程的基础和生命线。同样，规范化、程序化、合理化对建设工程档案进行同步管理，是做好建设工程管理的一项重要基础工作。

3.2建筑工程档案资料的归档范围

一、综合性文件资料，是上级批准的综合性文件。 包括规划任务文件、 工程地质学、水文、气象、地震文件; 征地移民文件; 规划初步设计文件; 规划、防火、环保、卫生等政府部门的审批文件; 工程建设监理及相关合同、协议的中标文件; 工程竣工验收和质量评估文件; 工程竣工结算和审计报告文件; 工程图片、录像、录音光盘等。二、建筑工程程施工资料及水电设备安装等资料。包括原材料、零部件、半成品、成品的质量文件或检验数据，如启动报告、图纸审查、设计变更、技术记录和材料替代清单、工程施工组织设计、监理计划、监理制度、月度监理报告、工程会议记录等。混凝土和砂浆的配合比和试验报告; 隐蔽工程验收记录; 沉降、位移、变形观测记录; 工程质量检验评定文件和资料; 施工技术总结等。第三，竣工图。总平面布置竣工图; 室外管线竣工图; 建筑工程竣工图; 装修工程竣工图; 结构工程竣工图; 给排水工程竣工图; 强弱电工程竣工图; 通风空气调节工程竣工图; 其他特殊工程竣工图。

4 建筑工程档案资料存在的问题

当前建筑工程档案资料管理主要存在如下问题不足，第一，建设档案在项目管理中没有发挥有效工具、重要依据、必要条件或其他材料的作用。第二，施工档案在工程管理中没有充分发挥参考证书的特殊作用。第三，施工记录不真实、不准确、不规范，注册后使用价值不高的。第四，建设档案的收集、整理、归档、移交工作不顺利、不及时。第五，对项目会议记录和签证信息关注不足，导致审计账目使用不当。

5 加强建筑工程档案资料管理的建议

5.1 加强建筑工程档案资料管理的信息化建设

信息化在建设工程档案管理中的应用，可以提高建设工程档案管理的效率，实现档案资料的快速归档，为决策单位提供全面的信息资源。施工企业可以建立计算机共享网络，方便有效地利用档案和快速查询。提高档案管理的综合性和清晰性，支持专业信息档案管理系统，加强档案管理人员的培训，提高档案管理工作的效率和质量。

5.2 提高建筑工程档案资料管理人员能力

施工企业档案管理人员缺乏综合培训，导致业务能力不足。管理能力可以通过单位层次和管理者个人层次来提高。单位聘请新人负责档案材料管理工作时，应当培养管理人员的业务技能，提高管理人员的档案管理知识，帮助他们提高工作质量。管理者在工作过程中，应不断加强对企业知识的学习和积累，对自身的不断学习，有利于提高企业的综合能力。在学习过程中，不断总结，为自己的一些消极思想，如一些消极思想，应及时纠正，为今后提高工作质量和效率奠定基础。档案工作者在实际工作中，应充分考虑工作的实际需要和时代发展的要求，积极取得档案管理领域的有关资格证书，证明自己在档案管理领域具有相应的能力，从而使施工企业领导重视档案管理，促进档案管理工作的稳步发展。

5.3 完善建筑工程档案资料管理制度

政府部门应带头建立一套科学有效的管理制度和规章，以适应当前的形势，具有一定的可操作性，可以提高建筑施工企业管理过程中档案管理的水平。同时，建筑企业应根据自身条件建立和完善档案管理制度，引导企业适应市场需求的发展，使建筑工程档案管理更加科学化、规范化。建设项目档案工作者应经常深入施工现场，调查施工情况，根据施工需要制定科学合理的档案管理方案。建设项目竣工后，档案工作者应重视档案管理，对有关资料进行收集、整理、分析，做好档案工作，为其他建设项目提供有价值的参考资料。

5.4 保证建筑工程档案资料管理质量

首先，项目档案管理分级管理，企业内部管理人员需要统筹规划，项目单位需要严格按照有关文件和规范记录施工和填写资料，例如，必须使用黑色毡尖笔，必须按照规范填写所有表格，照片数据不能绑定到原件，才能装订复制; 其次，所有记录必须由上级签字，由项目负责人首先审核。如果数据有问题，记录需要重新记录。最后，合格信息由企业统一还原，按项目类型和名称记录，及时输入计算机，编制电子文件索引供日后参考。

6总结

我国建筑业的快速发展给其内部管理方式和经营理念带来了严峻的挑战。建设项目档案管理是建设项目建设和发展不可缺少的组成部分。其完整性和有效性是建筑业未来发展的重要保证。因此，必须加强对建设工程档案管理重要性的认识，创新管理方法，提高管理者的综合素质，规范管理流程，不断总结实际工作中的经验教训，提高我国建设工程档案管理水平。

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