关于基层档案收集工作的思考及建议

关于基层档案收集工作的思考及建议

刘丽

湖北长江路桥有限公司 湖北武汉 430212

摘要：众所周知，基层单位的档案收集是整个档案工作的档案收集基础，同时也是国家档案中不可或缺的一部分，基层单档案收集位档案收集、整理水平的高低直接关系到有关部门是否档案收集高效利用档案，最大限度地发挥档案信息的价值，助推档案收集社会的稳健长远发展。因此，基层单位一定要认识到做档案收集好基层档案收集工作的重要性，并立足于实际，不断加档案收集强基层单位档案收集，从整体上促使基层单位档案收集档案收集效能提升。

关键词：基层；档案；收集；建议

引言

档案收集工作是积累档案的一种手段，是档案业务工档案收集作的起点，是一个单位实现档案集中统一管理的一项具体档案收集措施。档案收集的齐全与否，直接影响到档案资源的存档案收集储，档案收集工作质量的高低，会直接影响档案的开发与档案收集利用工作质量，尤其是直接影响到档案的经济效益和社会档案收集效益，必须引起基层单位的足够重视。

1档案室档案收集情况现状

1.1归档材料收集不全

一些基层事业单位的文书档案几乎是清一色的红头文档案收集件，很多重要的档案材料，比如重要会议材料、统计报档案收集表、审批材料等很少归档；非正常收发渠道的文件材料，档案收集诸如合同、协议、备忘录、领导参加重要会议带回来的材档案收集料等很少归档；有些归档文件有正文无附件、或有批复无档案收集请示，基建项目有图纸无前期审批文件，归档材料的成套档案收集性、系统性较差。

1.2收集内容限制社会价值，服务观念淡薄

当前，很多企事业单位的档案管理工作人员在从事档案收集档案收集环节时，收集的内容偏少，并不能完全反映企档案收集事业单位职工的工作情况，限制了档案的社会价值。另档案收集外，部分档案管理工作人员服务观念淡薄，也使得档案档案收集社会价值难以良好呈现。档案收集首先，档案收集内容偏少，限制了社会价值呈现。档案收集现阶段的企事业单位在收集职工档案内容时，往往只涵档案收集盖职工履历、职工自传、鉴定材料等一些规定范畴之内档案收集的资料。而职工工作能力展现、个人诚信证明、道德素档案收集养情况等则往往不在收集内容序列之中，这在很大程度档案收集上使得相关单位管理层或当事人在使用档案内容时，不档案收集能更为清晰的了解相关情况，限制了档案的社会价值档案收集体现。

1.3案管理人员创新意识不足

大多数科研单位的档案管理人员都是通过从其他档案收集管理部门进行调配组建，这些人员虽然能够完成一些档案收集基本的档案管理工作，但是对于档案管理工作的重要档案收集性却没有充分的认识。在实际的工作中，无法将档案档案收集管理人员的工作积极性以及创新意识充分调动起来，档案收集对于先进的档案管理模式和数字化技术也缺乏学习热档案收集情，无法将这些技术和实际的档案管理工作有效结合档案收集起来，导致科研单位的档案管理数字化建设水平难以档案收集得到有效提升。

1.4专兼职档案人员业务素质低

机关综合档案室档案收集的专职档案员业务素质低，人员更换频繁，责任心不档案收集强，造成不能按时培训、指导及检查各部门兼职档案档案收集人员的档案工作，不能严格按照本机关的《归档范围档案收集和档案保管期限表》收集齐全各科室、各门类、各载档案收集体的全部应归档材料，不能实现机关全部档案集中统档案收集一管理。各部门的兼职档案人员档案意识不强，认为档案收集将本科室形成的档案应归本科室所有，只归本科室人档案收集员利用，没有移交到综合档案室的必要，移交后本科档案收集室利用还不方便，会耽误正常工作，而没有想到不移档案收集交会使别的科室人员及社会各界人士不能正常利用该档案收集档案，甚至散存于各部门年久遗失，后果不堪设想，档案收集既愧对后人，又愧对历史！

2对今后档案收集工作的建议

2.1配备档案专兼职管理人员

档案专兼职管理人档案收集员是档案收集工作过程中关键的关键，当务之急应从内部档案收集入手，从源头抓起，着力培养爱岗敬业、履职尽责的档档案收集案专兼职管理人员。也可以引入竞争机制，通过能进能档案收集出、能上能下，双向选择、竞争择优的选人用人机制，档案收集引进档案专业人才。同时采取相应措施增强档案干部的档案收集危机意识、责任意识、竞争意识，焕发工作热情。充分档案收集发挥档案专兼职人员的主观能动性，积极主动做好档案档案收集收集工作。

2.2延伸档案应用范围，打击档案造假问题

档案应用范围的局限性，以及档案造假问题较为突档案收集出，弱化了企事业单位档案管理工作的实施成效。所档案收集以，不断延伸档案应用范围，打击档案造假问题，才能档案收集使得单位档案管理工作实现有序发展。档案收集具体措施主要在于，企事业单位根据实际需要，逐档案收集步延伸档案应用范围，使得档案应用不再局限于工资调档案收集整、退休手续办理、工作发生调动等领域，还可以将档案收集干部选拔、培训工作开展等与职工较为密切的工作与档档案收集案利用相结合，使得广大企事业单位职工更加重视档案档案收集管理工作的实际开展，调动档案管理工作人员的工作档案收集积极性，强化档案管理，尤其是档案利用与职工认知的档案收集结合。

2.3掌握档案收集与归档方法

档案收集与归档有其规律性特点和要求，掌握一档案收集定的方式方法，会起到事半功倍的效果。如，转变传统档案收集“坐等上门”收集方式，从传统“重整理、重保管”朝着档案收集“参与、管控”并重原则发展，变传统被动接收向主动收档案收集集方向转变，从传统等待上门归档向注重前端控制、关口档案收集前移转变，从传统重手工操作向提升计算机信息技术应用档案收集转变，从传统档案部门唱“独角戏”向各部门共同参与的档案收集“大合唱”转变，形成档案收集与归档一体化工作格档案收集局，不断提升档案收集与归档工作质量和效率。

2.4树立正确的管理理念

单位档案管理工作的开展和完善，对于科研档案收集单位发展有着非常重要的意义。因此，相关的部门和档案收集领导必须要充分认识到档案管理创新以及数字化建设档案收集的重要性，树立正确的管理理念和创新意识。一方面，档案收集要制定相应的政策，投入充足的资金为档案管理工作档案收集的创新和优化提供大力的支持，另一方面要加强对档档案收集案管理人员的管理和规范，构建科研单位的人员管理档案收集机制，加强责任分工，为档案管理工作水平的提升奠档案收集定基础。

结束语

总的来说，档案业务工作可以分为收集、整理、鉴档案收集定、保管、编目与检索、统计、编辑与研究、利用服务八档案收集个环节，其中，档案的收集、整理是最基础的工作，没有档案收集基础工作就无法开展利用服务工作。电子档案的收集、整档案收集理是推进档案信息化建设的基础性工作，其直接决定电子档案收集档案的真实性、完整性和安全性。

参考文献

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[2]李超.推进档案信息化建设提升档案管理水平[J].中小企业管理与科技(下旬刊)，2020

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[5]苏炳琛.办公自动化背景下企事业单位文书档案管理分析[J].办公室业务，2020