浅谈电子档案管理工作

苏阳

山东潍坊临朐县妇幼保健院

摘 要：当下，档案管理工作中的新技术应用日益广泛，这是时代发展的要求，也是档案所具有的大数据属性导致的档案管理发展的必然归属和方向。由此也带来了档案管理的历史性改变，电子档案管理所具有的优势更加明显，逐步代替了纸质档案管理方式。

关键词： 电子档案；管理；方向

档案管理工作需要一定的程序和步骤才可以完成，比如基本传统的管理流程包含档案的材料移交、分类整理、编目排列、保存管理等工作。但是，随着计算机管理在传统档案管理工作中的逐步运用，以及各种办公自动化系统产生了多种电子文件，办公新技术的普及，电子形式的历史记录即将取代传统属性的纸质形式记录。这种状况下的档案管理必然转变为以电子文档为主要内容，档案管理必须采取措施，强化认识，积极应对和做好电子档案管理工作。

一、电子档案的创建关键点

电子档案随着新技术和办公系统的广泛应用而产生，也必将完全代替过去单一的档案种类和载体形式。电子文件转换为电子档案管理主要要把握好几个关键点。

（一）要把握电子档案信息广泛并可以继承使用性。它的转换来源主要从实体档案电子化、电子文件信息、可用性数据库数据这三种方式而来。

（二）要明确电子档案的管理需要信息管理平台来实现。电子档案是由电子文件转换而来，电子文件形成需要一个现代化的、功能完善、具有归档功能的信息化系统平台，来实现现实的及虚拟的电子文件归档功能，最终形成电子档案管理模式。

（三）要把好电子档案形成关。办公系统形势下，大量的电子文件每天形成，但并不是所有的电子文件都最终转换为电子档案。它的形成要遵循一定的工作要求，比如电子文件具有保存价值、在全过程监管下按照流程形成，内容真实客观，元数据收集齐全等条件和特性，能客观真实地反映工作情况的原始记录。

二、电子档案管理的优点

（一）更有利于档案的利用保密。电子档案要通过计算机和管理系统来实施，做好电子计算机的安全管理是确保电子档案安全的前提。随着现在计算机技术的发展，计算机的安全也越来越得到有效保障，同时计算机受人的管控操作，只能按照指定的规程运行。而纸质档案的形成和管理完全是人工支配，人为因素导致档案出现泄露的可能性更大。因此，电子档案更具保密性。

（二）电子档案更有利于长久保存。纸质档案保管受温度和湿度影响较大，不合适的温湿度容易导致纸张变质损坏，并且纸质档案的整理和提供利用必须依靠人工进行，这个过程同样会受到一些不安全因素的影响，甚至导致档案的残缺不全。电子档案就有所不同，它的形成和管理利用过程都是利用计算机自主完成，人为出错情况较少，电子档案也不会随着保存期限的延长而出现变化，更有利于档案原件的长时间安全保存。

（三）提升档案管理效率。电子档案的管理宿主载体是计算机，这必然会提升管理和工作效率。并且随着计算机技术的不断完善发展，档案管理的信息化程度越来越高，电子档案的管理形式减少了分类立卷等手工程序，降低了人工工作强度，提高了档案管理利用效率。

（四）电子档案管理质量更高。电子档案的前身是电子文件，而电子文件的形成也是按照公文处理的流程办理和归档。传统纸质文件是纸质档案的前身，它的形成也是按照规范的办法和流程形成，但是整个形成过程更容易受人为因素的左右，形成过程，版面结构和背景更容易被篡改。电子文件运用计算机内被处理流程自动分步实施，更容易保证电子档案的质量可靠性和有效性。

三、确保电子档案的安全

为电子档案创造安全的管理环境，保证电子档案的安全成就保管需要从以下几个方面注意：

（一）选择安全可靠的硬件设备。计算机自身安全性能配置是管理电子档案的安全屏障，可以有效杜绝和防止病毒入侵，信息被非法篡改，还可以自带防攻击软件、漏洞查找和修复功能，防止外部环境给电子档案管理带来的安全风险。同时，对于重要的档案信息应选择物理隔离的方式，做到与外网分离，确保电子信息的绝对安全管理。

（二）创造安全可靠的保存环境。电子档案的保存介质有光盘和银盐感光胶片等，安全适宜的保存环境对电子档案的介质安全保管至关重要，温度要控制在22—23度，相对湿度要控制在40%-55%之间；实施避光全封闭管理，防止电子介质发生物理或化学变化；做好库房的日常安全管理，确保十防措施落实到位。

（三）采用安全的管理软件和文件格式。合理选择电子档案的管理软件，既方便电子档案的管理利用，又可以防止电子文档信息的安全，如出现信息泄露、非法无权限操作等。同时要注重电子文件格式的选择，选择兼容性高的版本，确保电子文件内容完整和数据读取方便安全。

四、正确利用电子档案

（一）做好电子文件备份。电子文件形成后要及时归档，做好备份。计算机在方便快速管理的同时，也存在一些无法避免的缺陷和故障，如突然地无法运行，个别零部件或运行程序的损坏，都会导致电子文件无法读取使用的情况。电子文件归档转换为电子档案以后，要做好异质异地备份，还要做到保存与使用的分别管理，避免交叉使用，防止电子数据的永久损坏。

（二）设置管理使用权限。建立严格的利用制度，根据电子档案重要性设置使用权限，授予一定的密码口令，按权限访问管理。对于重要的不利于提供利用的电子档案可以选择部分内容予以提供，并且在安全监管下实施。

（三）实施双套制管理。双套制是指电子档案与纸质档案同时保存两套，避免电子档案无法读取或者纸质档案损毁丢失情况的发生。目前情况下，实施双套制管理既方便安全管理，又有利于档案的管理安全，彼此存在其合理性和必要性，纸质档案有利于库房静态管理，电子档案有利于查询利用，并且保存环境和使用要求各不相同。

结语

总之，电子档案是社会和信息技术发展的必然产物，在带给我们安全便捷的管理使用体验的同时，由此也会带来安全管理等方面的问题。这就要求档案管理人员要研究探索更为有效的电子档案管理和安全防范措施，把电子档案的便捷性发挥到最大，助推档案管理水平的不断提升。

参考文献：

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[2]王静梅.浅谈电子文件与电子档案管理[J].科学导报，2018（02）：11+13.

[3]范正伟.电子档案管理应注意的问题[J]. 科学与财富，2017（11）：75.