大数据时代档案管理模式变化分析

大数据时代档案管理模式变化分析

祝国丽

山东省菏泽市成武县市场监督管理局 山东成武 274200

摘要：档案对人们的生活和工作都是非常重要的，甚至关系着社会的稳定。我国档案管理模式和大数据结合起来，进行了一系列的改革创新[1-23]。大数据当中蕴含着极大的数据资源，工作人员可以通过大数据快速的调取信息，使档案发挥更多的价值。如果想要让档案管理更具有数据化科学化的特征，档案管理的工作人员必须要将二者有效地结合起来，从而使档案管理的水平有所提高。

关键词：大数据，档案管理，模式创新

引言

在大数据时代，社会各行各业的发展都面临庞大信息数据管理方面的挑战，档案管理工作也不例外。在事业单位当中，档案管理是一项重要的工作，主要是保存、提供和记录事业单位的档案信息，并对事业单位原始档案信息内容进行检索、整合、收集等。在大数据时代，事业单位档案管理工作面临庞大的信息数据挑战，因此要做到与时俱进，推进大数据技术在工作中的运用，实现档案管理结构体制的优化，转变档案管理工作模式与机制，使档案管理工作与时俱进，在切实提升档案管理工作质量的同时，实现单位的全面、可持续发展。

1在大数据时代中档案管理的主要特征

一方面，新时期档案管理的特征为共享性，网络系统中的数据资源带有极强的共享功能，利用高效率的资源共享完成了各个数据间的有效连接。各事业单位在开展档案管理的过程中要改变信息收集方式，利用网络系统间的有序联系扩展数据范围。基于档案管理中的信息共享，工作人员可借助数据挖掘、语义分析与云计算等技术满足多类信息检索服务，将档案资源内部的共享价值展现出来。当前的档案资料检索仅需通过类型名称、时间或关键词就能搜索出档案结果，打破了传统搜索方式的限制。另一方面，档案管理出现了相对的适应性，新时期的档案管理手段与大数据特点相符，事业单位内部的档案资料包含多重信息资源，且涵盖了内部的多个部门，而电子档案内部数据的增长态势为几何级别。档案管理人员在整合内部数据信息期间，无论是形式还是种类都出现较大变化，受互联网技术影响，当前的档案信息存有交叉联系的关系，其呈现出的数据信息更像记录着事业单位的发展历程，因而此类档案管理已变得更为具体、全面。

2大数据时代档案管理模式变化

2.1创建良好的安全管理机制

网络技术的使用，能够更好地帮助我们进行档案管理，提升档案管理工作的效率，与此同时，不能忽略档案的安全问题。首先，培养工作人员的安全意识，时刻将档案信息的安全放在首位；其次，优化档案信息系统，配置信息安全装置，安装信息保护系统，为档案信息资源设密加锁；再次，制定档案管理条例，明确资料发送方和档案管理方的权利和义务，加强各部门、各环节的相互监督，为保护档案信息的安全提供有利的环境；最后，国家要完善《档案法》及相关的法律法规，完善奖惩机制，多管齐下，实现档案管理工作的安全性、高效性。

2.2拓宽事业单位对档案的利用途径

在大数据环境下，事业单位对档案的利用途径不应局限在单位内部，还应拓宽成社会共享资源。在新形势下，事业单位应积极拓宽自己的档案利用途径，全面提高资料信息的价值。首先，档案管理人员应全面掌握不同档案资料类型，深入挖掘档案资料在不同方面的作用和价值，从而为档案资料开发奠定基础。档案管理工作人员应积极挖掘不同档案之间的联系，积极整合相关的数据信息，进一步方便社会大众、事业单位内部应用档案。其次，事业单位档案管理部门还需要加强与社会其他档案管理机构之间的联系，将数据共享做大、做强，共同推动档案管理信息的开放和共享，更好地服务于人民大众需求。档案管理人员应充分认识到档案信息资源共享的重要性，在加强事业单位档案信息库建设的同时，还需要加强对共享平台的维护与管理，充分做好资源共享工作，例如，为社会提供查找服务、咨询服务等，在提升事业单位社会形象的同时，充分发挥档案管理的社会价值。

2.3档案资源的收集

档案资源的收集是进行高效的档案管理工作的前提条件，也是档案管理行业可以获得平稳发展的关键之处。只有让档案资源更加丰富，才能够促使档案管理工作拥有可持续性。提高档案资源收集的力度，能够有效地保障人民群众的利益，同时以此也能够构建比较完整的馆藏结构，让经济社会获得发展，这也正是提高档案管理效率非常重要的途径之一。在大数据的时代下，将大量的数据进行分析，归类建成数据库，是相对较为复杂的活动，需要社会各界工作人员积极参与进去，主动将获取到的信息存储存到数据库以及档案馆里。

2.4转变档案管理思维和理念

在大数据时代，档案管理工作要想真正做到与时俱进，相关工作人员就要尽快实现自身工作思维和理念从传统的纸质化作业向信息化作业转变。以大数据为支撑的档案管理工作的开展，需要工作人员进一步意识到大数据融入到档案管理工作的重要性，提升对档案管理的重视度，并根据档案管理工作开展模式，将大数据技术、信息化技术运用到其中，提升档案管理工作的实际成效。同时，工作人员还要树立新的档案管理服务理念，如智能化的服务理念、个性化的服务理念、人性化的服务理念等，要根据这些服务理念构建出档案管理服务工作体系，推进智能化、个性化、人性化档案管理服务理念在事业单位档案管理工作中的有力贯彻和落实，进而推进事业单位向现代化经营管理方向发展的相关进程。此外，根据大数据在档案管理工作中的运用，还要构建出档案管理的大数据库，要充分发挥数据库的根本效能，推进档案管理工作的信息化发展。

2.5加强了服务思维

随着大数据时代的快速变化，档案管理的模式也发生了相应改变，由于互联网带有极强的共享性，其服务性思维将与共享性相适应，网络化的档案管理可有效打破地域、时间的限制，档案查询服务的方法发生相应变化，由原来的点对点变为如今的点对面，为达到各类用户需求只要一个查询系统或客户端即可。借助新时期的档案管理方式，管理人员应创建全新的服务性思维，借助全新的科技设备与技术手段，有效增强信息查询的专业性、针对性，保障档案内部数据的精准度，使当前的工作服务方式变得更具个性化、网络化。在新技术的快速发展下，档案服务方式也出现了多种变化，其服务模式在不断升级中，与传统档案的管理方法相比，新型管理模式有效缩减物理风险与管理成本。当前档案管理人员的工作内容已得到不同程度的增加，其在整理分类档案内部数据信息的基础上，还要设置专业性较强的数据信息分析库，将所有的数据信息放置到该数据库内，在加强管理效率的同时，确保用户服务的个性化、多样化。

结语

大数据时代给档案管理的工作也带来了很多挑战，工作人员需要主动应对，并且充分利用大数据所带来的正面影响以及优势。积极改革创新信息技术和管理模式，通过不断创新服务内容。提高对资源的收集力度，使用更加安全的措施，使档案管理工作效率获得发展。

参考文献

[1]刘阳.大数据时代档案管理模式变化研究[D].湖南：湘潭大学,2015.

[2]杨永久.大数据时代档案管理模式变化研究[J].中国管理信息化,2018,21(01):120-121.

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[5]梁静娴.论大数据时代下档案管理模式的变化及影响[J].兰台世界,2016(S2):100.