数字化档案管理的应用现状及未来发展解析

数字化档案管理的应用现状及未来发展解析

宇文慧  孙华 欧杰

宁夏回族自治区第五人民医院人事科 753000

摘要:在当前科技大力发展的背景下，以网络和电子信息为主要特征的新经济以不可争辩的事实席卷全国的各个行业。新时期下相关部门应加强数字化档案的资源与信息化的建设,加快档案信息的开发与利用,促使数字化档案管理数字化编研工作积极参与到企业生产经营的各个方面,不断提高对数字化档案管理数字化编研工作重要性的认识。本文针对数字化档案数字化编研的发展现状及重要性进行分析，为数字化档案数字化编研的发展提供参考资料。

关键词:信息时代;数字化档案;数字化编研发展;数字化编研重要性

随着我国的蓬勃发展,数字化档案工作在日常管理中发挥着越来越重要的作用。特别是各种高新技术已经在逐渐进入生活的各个领域,渗透到每一角落,信息通信网络与技术的迅猛发展创造了一个无疆界的数字世界,这些都无时无刻不在冲击着档案管理模式的变革。探求档案编研工作以计算机技术发展、计算机网络技术的广泛应用为基础,使相关部门的档案编研工作逐步走上了规范化、科学化、数字化管理的轨道,是目前相关部门档案工作中亟待解决的问题。信息时代的来临,对于我们相关部门档案工作者来说,即面临着机遇,也面临着挑战

1新时期数字化档案数字化编研的发展

数字化档案承载着相关部门和行业的各种行业信息和相应的发展资料，对于行业的稳定发展具有重要的指导意义。而数字化编研，则是通过数字化的信息技术去对档案进行电子化的编写和记录。数字化档案数字化编研，也就是通过各种各样的信息载体和不同记录手段和具体形态去对相应的行业的档案信息进行计算机信息录入，从而建立相应的档案两级目录的档案管理信息系统著录、电子扫描系统和档案实体文件和文书的影印扫描、档案信息的数据库存储格式的换转、电子数据的存储和保管整理为一体的档案管理系统。通过上述的各种管理方式，把档案中的所对应的文字、图片、录像和音频等信息转化成为计算机所能够识别的符号形式，从而形成有利于人们管理档案信息原件、利用相关的信息系统建立一系列完备化和数字化的电子信息管理系统和信息库。而在数字化档案数字化编研的发展方面，应该抓好下面的两个关键关节：

1. 网络安全对信息数字化的影响

这一环节档案的管理者一项重要的工作就是要维护和保证档案信息的安全与完整。随着计算机技术的发展,网络安全已经有了包括软、硬件技术在内的多种防范措施,诸如:系统预设用户授权、防火墙技术、电子身份识别、数据加密等等。档案工作者今天的重要责任,不再是仅仅对档案原件的安全、完整负责,可能更重要的是对网络安全的维护与保证。档案管理人员在运用微机做报表、报告,编写上报工作过程中,电子数据可能存在丢失信息或计算机系统内的数据非故意的改变或漏失,可能由于技术错误,数据系统和其他某些部分不相容,导致数据遗漏或丢失,也可能是由于同外部系统相连接引起的,还可能是由于故意或疏忽所造成的外部数据进入引起的,如個人数据可能被“黑客”非法得到等等。档案管理人员要能熟练应对上述各种情况的发生,这在客观上就要求了档案人员应具备计算机的专业知识,对档案人员的自身素质提出了较高的要求。

2. 相关部门档案人员影响

在编研过程中,即使请有关的业务人员配合进行,也需要档案人员具备一定的专业知识的基础。在与业务人员进行充分的交流过程中,通过阅读和分析业务技术报告和总结,才能恰当选择反映专业特点和内容的编研题目及适合的类型,共同完成对档案信息的深层次加工,逐步提高开发利用档案信息资源的能力,最大限度地发挥档案自身的使用价值。如档案人员在工作中要熟练掌握各项安全工作规定及分局运行、修试、工程安装工作的基本原理、工艺流程。当然,这并不是要求档案人员要成为专家,但应该做到“耳熟能详”。

2数字化档案编研的重要性

2.1数字化档案数字化编研可以为企业提供信息支持

数字化档案数字化系统涵盖企业经营管理的方方面面，数字化档案数字化编研能够为企业的运营提供充足的信息，以保证企业的运营和支持。通过数字化档案数字化编研，我们可以实现政务公开，并打造依法行政的政务环境，通过建立企业的电子文件开放阅览系统，提升企业的管理质量并促进对员工的素质教育。利用政务公开系统，我们可以实现企业的经营管理信息化，包括企业机构的重大调整、人事的任免以及工资福利改革措施的发布等都可以借助政务平台在网络上进行，这种网络政务模式不仅能够增强政务信息的透明度，还能够帮助企业实现民主化管理，从而提升企业的管理效果。除此之外，利用数字化档案数字化编研我们还能够实现管理层和职工的管理互动，使管理层更加清楚职工的需求，从而实现以人为本的民主化经营和管理。数字化档案数字化编研，能够使我们更容易发现生产中存在的问题，针对系统生产中出现问题而编写的职工安全生产手册，不仅靶向性更强，而且还能够运用图形、数据等资料优化手册内容，从而起到对职工宣传、教育和规范监督的作用。

2.2数字化档案数字化编研可以强化档案管理工作

数字化档案数字化系统，是信息技术和数字化档案管理体系结合的优越系统，利用数字化档案数字系统，我们能够极大的促进数字化档案管理的效率。数字化档案数字系统有着档案上传规范、方便储存和备份以及容易调取和整理等优点。数字化档案数字化系统的应用，极大的提升的数字化档案系统的信息安全性，并提升了相关工作人员调用档案的速度。数字化档案数字化系统实现了纸质文件和电子文件同步管理，不仅提高了归档效率，还提高了检索效率和资源共享水平，为企业各部门的发展及时提供所需要的数据和文件。

2.3数字化档案数字化编研能够提高数字化档案管理的信息化水平

数字化档案数字化编研可以通过收集整理各种原始数据，集中收藏保管，并刻录成光盘，建成数据库。应用网络技术，提供全系统利用，形成信息资源的共享。实现远程在线查阅功能，企业职工不仅可以查询本单位的档案文件，而且可以查询联网单位的档案文件，从而达到了档案信息存储和处理数字化、收集与传递网络化的目标。

2.4数字化档案数字化编研能够提高编纂图书资料的权威性和客观性

传统数字化档案数字化编研，对数据和资料的调用过程是松散的、缺乏系统性的，基于数字化档案的数字化编研，能够提升档案编研的系统性和科学性，通过数字化档案系统，我们更容易得到细致、准确、客观的数据，使数字化档案数字化编研中编纂的图书和资料中的数据更加细致、立体，提升数字化档案编研图书资料的权威性和客观性。

3结论

网络电子信息技术的应用也已经广泛地渗透到各个社会经济领域和各个社会行业，其技术的配套和应用在各个行业所占的地位越来越重要。随着信息技术的发展，数字化档案管理实现了初步的信息化。在这种社会发展背景之下，相关部门探索相应的档案编研工作的计算机技术网络化发展的趋势及其重要性，从而寻找出档案编制管理的信息化、科技化和数字化的发展轨道成为其今后稳定和纵深发展的重要考虑方面。

参考文献

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