如何提升档案利用服务水平

如何提升档案利用服务水平

沈铁峰

潍坊市中医院

摘要：档案的需求是那些需要获得信息以解决和研究特定问题的利用者，使用档案的愿望和要求是使用档案的主要动机。档案的使用是归档，讨论和分析档案将应用工作的水平提高，新水平的相关问题的起点和最终目标，并加深了在实践和理论上对用户需求和特征的理解。以工作质量为目标，有效地改进和完成工作。

关键词：客观因子；主观因子；档案利用.

前言：归档工作必须符合全新的思维方式，知识论，方法论必不可少。就档案管理员而言，管理者积极参与工作，用自己的实际操作步骤来提高他人的正确使用意识，并提高档案管理的质量。进行各种系统改进，使档案管理利用达到了一个全新的水平。

1. 影响档案的客观因子

1.1政治因子

社会政治因子对档案用户的需求有更大的影响。社会政治生活是正常稳定，档案将是整个社会的历史文化财富。当人们使用档案时，他们可以参考档案信息来满足自己的用档需求，而档案部门也可以提供它们安静的服务环境。

1.2社会经济因子

经济因子限制档案利用需求的作用。国民经济发展程度与用户需求程度成正比，并适应经济形势发展稳定快速。对档案信息的需求将变得更加紧迫和普遍，档案利用需求的频率和范围更高，并且可以提高档案利用率。此外，如果该国经济发展稳定，基础良好，则有关部门档案工作的投入会增加。国民经济形势决定了国家对归档工作的投资规模，直接影响了归档工作的发展，并决定了归档工作的持续时间。

1.3文化因子的影响

文化背景和氛围会影响归档需求。档案作为文化的一部分而存在，良好的文化氛围有助于创造档案利用的需求。

1.4技术因子的影响

技术因子也直接影响对档案利用的需求，而档案利用工作的水平与之息息相关。随着科学技术的发展，人们对档案使用的需求增加，而高科技可以为档案利用的发展提供优良的科学技术保证。

1.5地理因子的影响

不同地区对档案利用要求不同，该地区越经济地开发，利用工作就越好，用户的档案意识也就越强。

2. 影响档案主观因子

2.1受档案用户自身因子的影响

档案用户本身的限制和条件对档案的操作有很大的影响。表现为：（1）用户对档案的认识越强，用户对档案的积极使用和发展的认识就越强，使用的目的很明确。只有在档案的意识达到相应的高度和水平时，档案的使用才能成为工作习惯和社交方式，并且在社会的各个方面（包括档案的所有公民）都具有利益和价值。（2）用户质量对需求的影响。用户工作的性质是确定用户需求的主要因素。用户的社交区别和任务，文件要求，文件深度和宽度不同。用户的文化素质越高，需求的可能性越大。同时，用户必须对档案业务有特定的了解，以激发对档案的兴趣和需求。（3）用户的心理素质影响档案使用的需求。用户档案需求的心理状态取决于他的个性，并且其使用行为具有其自身的特征。一些用户对其需求有心理障碍，对存储操作有神秘感，有心理阻力，不表达使用要求，并且无法正常执行使用操作。

2.2档案管理对档案利用需求的影响：（1）如果档案（室）能够及时提供各种完整，丰富，真实的档案，用户将增加信任度并使用更多的档案。相反，用户很容易失去信心，发现很难产生新的需求。（2）如果在档案使用过程中审核过程繁琐，搜索系统不易使用，员工的服务态度不好，用户约束了他或她的需求和意图。 （3）档案（室）的布局，设计，建筑装饰，照明，噪音，清洁度等都会在一定程度上影响使用者的心理需求，良好的环境可以使使用者感到舒适而不疲劳，利用效率大大提高。

3、正确处理利用和保密的关系

3.1加强档案仓库的安全管理

档案室的安全管理是保证档案保密的核心，单位的档案室要遵守有关标准，将阅览室，办公室和保管室分开，并具有完善的管理体系和必要的设施设备。为档案安全性提供了良好的存储环境和系统保证。同时，管理者应注意人为因素对档案保密性的影响。作为安全管理体系的直接实施者和执行者，应加强对仓库内外人员和档案的管理，确保仓库接收到的档案的质量和安全。档案内容应完整有序，开展日常安全检查，及时了解仓库设施设备运行状况，采取防范措施。熟悉重点藏品的发放地点，了解应急流程及安全保密。通过不断学习档案专业知识，掌握档案保护技能，提高业务技能。

3.2机密档案保护

分开存放机密档案与常规档案的管理，实施分级和分级责任制管理。建立负责接收机密档案的专职秘密代理。通过存储，交付，使用和处置，跟踪档案的存储和关闭过程以及所有链接的管理，并且没有遗漏，丢失或泄漏。

3.3建立和完善档案使用管理系统

档案使用管理规则是根据国家，组织和公司在档案管理方面的有关规定组织的，档案使用在用途，应用范围，责任和规定方面进行了标准化。提供了多种用于工作内容和流程，公司员工，项目地点和外部协作单位的使用方式：在线检查，公司检查，贷款或复印，纸质档案访问，在线检查，电子档案下载和原始文本搜索等。执行控制以确保不同的档案在使用过程中是安全且可控的。遵守档案分类法规，以尽可能满足档案使用的需求，并提供便捷高效的使用服务。

在进行机密档案咨询的情况下，对于受限制的档案，必须在提供服务之前完成适当的批准流程。加强机密档案的访问控制并提供安全性和机密性。作为国家一级保密单位，单位严格控制听众以及不同媒体中保密档案的保密范围和级别，并且规定所有保密电子档案均不提供在线搜索和租赁服务。最高机密档案必须经单位直接领导批准。不允许在机密档案查看室中由档案机密代理监督下的批准，摘录或拍照。机密档案必须由部门负责人签署并批准，并且只有在部门负责人签署并批准后才能提供机密档案。如果使用的借用档案不是部门创建的，则使用前必须由设计实验室负责人签名。

结束语：社会经济的持续发展强调了存储操作的重要性，并提出了新的存储管理要求。因此，加强标准化的档案管理，充分发挥档案作用，需要逐步实现科学，标准化和现代化。

参考文献：

[1]王晓雁.论"互联网+"背景下我国档案利用者心理需求特点与档案服务优化策略[J].中国市场,2018(2):199-200.

[2]李泉铖.从利用需求角度浅谈企业档案信息资源开发[J]. 四川档案,2016(10):38-39.