基建工程项目中档案资料的监控与管理

基建工程项目中档案资料的监控与管理

徐涛

国网寿光市供电公司 山东省寿光市 262700

摘要：当前，整个基建工程项目的档案资料详细记录了工程建设的所有环节和过程，因此通过档案资料能够对项目建设实际情况进行全面地了解，根据档案资料和信息进行各类设备的安装和调试，有利于项目建设完成后进行修改、竣工验收以及投入使用等。另外，由于基建工程项目参与单位和人员较多、建设周期较长，导致档案资料内容繁杂，需要对档案资料内容加强分析和管理，确保为项目施工的顺利完成提供可靠、全面的有力支持。

关键词：基建工程项目；档案资料；监控管理

1导言

工程项目建设过程中，档案资料管理对整个项目建设顺利完成有着极为重要的作用。管理好基建工程项目，有助于工程扩建、设备检修以及技术等各项工作，并能够为各项工作提供真实可靠的资料。加强基建工程项目档案资料管理，强化档案资料监控，对基建工程项目顺利展开具有一定的必要性。

2基建工程档案资料监控与管理概述

在基建工程项目中，作为能够直接反映工程完善的重要资料，基建工程档案能够对基建工程质量标准进行判定，其覆盖了基建工程施工全过程的各个环节，同时直接影响着基建工程施工过程及竣工验收等环节。通过基建工程项目管理工作的强化，能够使基建工程建设顺利开展和落实，其中项目管理中重要内容之一便是档案资料管理与监控，能够有效促进整体基建工程质量的提高。所以，在基建工程项目日常管理中要重视档案资料管理，与实际基建工程施工情况相结合，不断优化和完善档案资料管理制度，使基建工程建设能够与档案资料管理和监控同步实施，使档案资料管理与监控水平和有效性提高。

在档案资料监控和管理中，应对档案资料收集与整理工作予以关注，使档案资料的完善性得以保证，实现档案资料管理与监控的流程化和标准化。同时，在基建工程施工中，进一步明确施工单位自身的义务和责任，使施工单位能够提高对档案资料管理与监控重要性的认识，并对具体档案资料管理与监控工作内容及审核流程进行了解和掌握。最后还应加强档案资料管理的验收工作，作为档案资料管理与监控中的重要环节，档案资料移交得以顺利完成能够更好地在基建工程建设中发挥作用和价值，提高基建工程施工效率。

3基建工程项目中档案资料的管理现状

3.1基建工程档案管理机构不健全，专业能力与综合素质亟待提升

从当前基建档案管理的角度出发，很多企业没有对档案管理工作进行重视，没有成立相应的档案管理部门，对档案的处理和安置产生了一定的影响。与此同时缺乏专业性的人才，在教育和培养方面不到位，没有认识到基建档案建设和管理的重要性，在管理过程中出现了建设与管理脱节等情况，无法将档案资源的作用发挥出来。

3.2流程意识不强，程序控制不到位

部分单位在基建工程项目启动时，没有将项目档案管理工作放在高位，纳入项目建设管理计划和工作程序中，没有在项目建设过程中将档案管理落于实处，不能紧扣工程建设各个环节，重项目实施与进度，轻视项目档案搜集与管理，无法及时按照程序参与、监控项目全过程的实施，在项目后期被动地接收移交相关资料，导致项目档案管理与项目实施过程脱节。

3.3资料收集缺乏实效性

基建工程项目的档案资料管理工作需要从项目合同签订开始，贯穿于项目建设的全过程，其中包括开工报告、图纸审计等，并依据相关具体规定和规范，对施工过程加强记录，确保各环节记录全面、有效、及时，其中包括进场合同、开工报告、验收数据、变更手续等，使项目环节得以顺利开展。但在不少基建工程项目中，由于资料收集不及时会导致各项工作无法做到有据可循，缺乏真实数据和资料的有效支撑，直接影响资料管理质量和水平。

4基建工程项目中档案资料的监控与管理措施分析

4.1加强立项资料监控

对于项目档案资料监控和管理而言，在项目建设立项、审批以及勘察前还未成立相对应的部门以及相关工作人员未正式投入管理工作前，施工前期相关档案资料较为分散，文件存放在不同的部门和负责人员手中，其中管理部门主要存放工程勘察和招标的相关资料和文件，缺乏相应的档案资料采集和整理。因此，在实际档案管理中极易因前期资料过于分散以及收集不及时等原因，造成收集难度增加，文件丢失率提高。所以，相关建设单位应重视工程立项前期的档案管理工作，指派专人负责档案收集和整理，确保收集和整理的及时性。同时，应对相关设备加强监控，使其能够更好地满足操作要求，有效提升工作质量和效率。

4.2重视合理的对档案管理模式和手段进行应用

为了加强档案管理工作，还需要重视合理的对档案管理模式和手段进行应用，与基建工程项目的具体情况吻合，遵守管理要求，确保按部就班的进行档案管理工作，具体分析基建工程各个环节的特点。如果某一环节收集资料方面产生问题，可能会对档案的完整性产生影响，因此档案管理部门需要全方位的进行档案的收集工作，加强监督和跟踪，特别需要做好一些培训工作，加强档案归档的有效性，重视加强档案管理的质量，依照档案管理流程合理的进行档案的分类、编号、保管等工作，遵守档案管理的相关规章制度，并且注意加强档案资料的信息化建设，将一些图像文字等录入电子系统，以电子档案的形式进行保存，这样可以有效的保证档案的可靠性。

4.3加强培训力度，提高工作效率

在基建工程项目档案资料监控和管理中，档案管理人员的档案管理意识、综合素质以及专业水平都直接关系着档案管理的质量和效率。为了确保施工项目的管理要求和执行标准能够符合时代发展的需求，需要对档案管理人员加强培训。通过对档案管理知识的学习，能够提升对档案资料监控和管理重要性的认识，避免工程项目建设中缺乏有效数据的支持。同时，通过系统培训确保档案资料采集的全面性和及时性得到有效保障，使档案资料的管理水平得到有效提升。另外，还应要求档案管理人员对档案分类管理予以熟练掌握，不断强化自身管理水平，使档案管理工作更加符合各环节标准和要求。

4.4提升基建工程档案收集、管理与应用的信息化水平

立足基建工程档案收集、管理以及应用全过程，现代化技术的运用势在必行，这是新时期基建工程档案事业寻求发展的关键，更是创新的必由之路。随着信息技术的不断发展，基建工程档案管理突显无纸化特征，电子档案规模不断扩大，尤其在收集、保存、管理以及应用方面的优势与信息时代相契合。为此，要积极引用先进的计算机信息技术，加大软硬件投入，强化设备与设施的更新与升级，掌握现代化档案管理方法。档案管理要发挥检索功能，探究档案管理的新模式，切实提升档案资源利用率。也就是说，要重视档案信息检索工作的开展，对档案信息进行不断地丰富，深化信息资源内容，突破传统档案管理方式的束缚，满足新时期全社会对基建档案信息的需求，在充分考虑自身发展实际的前提下，加快基建工程档案管理的信息化建设。

5结束语

总之，在基建工程项目管理中，档案资料的监控和管理对项目顺利开展有着至关重要的作用，能够有效提高档案资料管理的水平，能够有利于工程项目建设质量的提升。另外，通过实时监控档案资料，对档案资料的全面性、真实性予以保障，能够为工程建设各环节提供可靠、真实、全面的数据与信息。

参考文献：

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[3]田思.基建工程档案的信息化管理实践思考[J].才智,2019(03):201.