信息时代中学档案存储及利用研究

信息时代中学档案存储及利用研究

邵玉玲

禹城市第一中学， 251200

　　摘 要：文章详细分析了云时代中学档案存储及利用的基本特点和现实挑战，并从存储方式、应用渠道和管理机制三个方面提出了做好云时代中学档案存储及利用工作的举措，以期为中学素质教育提供一点建议。

关键词：信息时代；中学档案；档案信息化

信息时代，突破了信息孤岛的桎梏，推动了中学档案信息数据库与公共教育信息系统、教学信息网络平台管理的无缝衔接，是中学档案存储和利用的一朵“祥云”。

一、信息时代中学档案存储及利用的基本特点

1. 档案存储海量化

信息时代档案信息的储备计量从传统的M、G 字节发展到了 T 字节。从性能需求来看，云存储能够适应用户规模大、服务范围广和网络环境复杂多变的信息时代特点。云存储技术的良好扩容功能有效满足了中学档案信息不断增长的存储需要，而且云存储方案能够将中学档案信息资源存储于“云”中，并不需要占用计算机终端过多的硬件设备资源，降低了档案信息存储成本。

2. 档案资源信息化

信息时代将中学档案资源进行数字化加工，再利用物联网、互联网技术进行存储、传输、管理和利用，并利用云计算实现档案信息资源的有序开发和加工，提升档案资源的信息化水平，实现传统档案的纸质化管理向信息化管理转变。从数据管理来看，云存储、云利用系统能够提供类似于 POSIX（可移植操作系统接口）的传统文件访问，有利于发挥中学档案信息资源价值。

3. 档案利用智能化

信息时代存储平台能够为用户提供统一的档案检索界面。从功能需求来看，云存储系统支持云备份、云数据共享、云资源服务等多种形式的应用，能同时面向多种类型的网络在线存储、利用服务。档案存储和利用从定点受理向就近受理、当面受理向在线受理、“多跑路”向“不跑路”转变。广大师生通过登录校园网，根据其享有的权限，从云存储档案信息库中下载所需的档案信息资源，满足个性化信息需求，实现了档案资源信息更大范围的互联共享，档案利用变得智能化。

2. 信息时代中学档案存储及利用的现实挑战

1. 档案信息化建设良莠不齐

由于档案管理体制机制不完善，缺少必要的经费投入、统一的档案信息化建设与管理标准，电子化、信息化档案管理领域的法律法规和制度相对滞后，中学档案信息化建设良莠不齐，档案云服务平台层次不一。比如，重点中学与普通中学在文献资源信息化建设方面存在较大差异，有的普通中学还没有从真正意义上建立起云服务平台，限制了档案信息资源在中学内部、外部之间的共享。

2. 档案信息存储稳定性不强

信息时代档案信息资源具有碎片化特点，存储档案的云服务器既有来自学校自己的“私有云”，也有来自教育部门的“公有云”，两者之间在技术标准和执行方面存在一定的差异，信息孤岛现象不同程度地存在，易造成档案信息资源缺损，甚至丢失。云服务档案平台对网络技术的依赖度较高，易受网络黑客攻击，造成平台瘫痪无法访问。此外，中学档案管理的专业人才不足。这些因素的存在都影响了中学档案数字信息存储及利用的稳定性。

3. 档案利用平台社会知晓度低

由于全国不同地区的中学教育师资队伍、经费保障和管理理念存在较大差异，各校所创建的“私有云”平台和规模各不相同，如清华大学附属中学在其官方网站（www.qhfz.edu.cn）链接“校图书馆”，通过输入学号和密码登录，便可以享受个性化知识资源服务、全面智能化资源检索等。但是，在一些经济落后的西部地区，许多中学还尚未建立相应的云服务平台，档案平台建设进度缓慢，社会知晓度很低，云档案服务平台的利用价值和作用尚未能真正有效地发挥出来。

2. 应对信息时代中学档案存储及利用挑战的策略

1. 完善档案管理体制机制

首先，完善管理机构。中学档案管理部门应成立具体的档案信息化工作领导小组，统筹学校内部各部门、各学科档案的存储、管理和利用，为中学档案的云存储和利用工作提供强有力的组织保障。其次，完善管理制度。针对云存储模式下的中学档案信息资源存储、利用流程和要求，完善档案管理制度建设，统一档案存储、利用标准，实现中学档案规范操作。最后，科学管理资源。结合中学档案的储存和利用特点，架设中学档案信息资源的存储及共享框架，合理配置教务、教学、后勤及档案管理部门在档案存储、利用过程中的权利和义务，细化工作要求，落实工作职责，明确责任分工。

2. 丰富档案网络存储方式

存储是档案利用的前提和基础，因而应通过丰富多样的网络存储方式，增强档案信息存储的安全性和稳定性。首先，利用档案资源网络服务器存储。中学档案管理部门利用档案信息资源网络服务器，将传统档案信息进行数字化，并及时将档案信息资源上传至学校“私有云”服务器，加强档案信息安全保密，保证数据信息安全。其次，利用网络硬盘存储。信息时代，百度、阿里巴巴等纷纷研发出网盘供相关部门存储、备份、访问和共享档案信息之用，存储容量大。中学档案管理部门将网盘作为网络云端的移动硬盘，及时上传相关档案信息，赋予不同应用主体相应的权限，实现档案资源的有效下载和管理。最后，利用“同步盘”存储。中学档案管理部门利用“同步盘”，可以实现档案信息的自动备份，实现云端档案信息实时更新，实现档案资源网络的同步存储、检索、查询和利用。

3. 加大档案平台利用力度

首先，加强档案平台宣传力度，提升受众知晓度。中学档案管理部门应通过校园网、微信、微博、新闻客户端等平台，加大云档案平台宣传力度。此外，还可以设置网上考试、网上作业提交等，增强平台的访问量。其次，推动档案利用渠道多元化，增强用户体验感。

利用云服务平台，整合中学档案网、应用程序、智能终端、云盘等多元化利用渠道，增强档案利用效率和效果。最后，提供档案预约服务、个性化定制服务。利用“互联网 + 云服务”模式，应用移动终端 App 身份认证、二维码扫描验证、电子签章验证等技术，满足行政管理人员、教师以及学生等不同主体的档案信息资源利用需求。

参考文献：

[1]薛一波，易成岐 . 云存储[J]. 中兴通讯技术，2012(3):57-60.

　　[2]刘丁芳，陈刘奎 .“云存储”在人事档案管理中的运用[J]. 商情，2013(37):101-102.