新形势下加强电力企业档案现代化管理的思考

新形势下加强电力企业档案现代化管理的思考

姜婷婷

国网临夏供电公司 甘肃省临夏州临夏市 731100

摘要：档案是电力企业发展史的真实记录，为了适应高速发展的信息化社会需求，企业应注重自身的档案管理工作。基于此，本文分析了新形势下加强电力企业档案现代化管理的措施，包括明确档案管理工作的重要性、提高管理人员综合素质、完善管理规章制度等，以期为有关人士提供参考与借鉴。
　　关键词：电力企业;档案;现代化管理

一、新形势下加强电力企业档案现代化管理的意义
   1.1符合计算机网络技术的发展趋势
   在新形势下加强电力企业档案现代化管理工作，完全契合了计算机网络技术的发展趋势。电力企业档案现代化管理不再是单纯的纸质档案存储以及管理工作，而是利用电子版与纸质版相结合的形式进行存储或管理。特别是对电力企业来说，其档案管理工作往往涉及地区的电力供应情况、工程建设状况以及企业运营等内容，因此信息量较其他企业较大。对电力企业档案进行现代化管理势在必行，将计算机网络技术应用于档案管理过程中，可以将档案中涉及信息量较大的部分放置在存储空间内，一方面可以增加档案管理的范围及空间，保证档案所包含的信息量。另一方面则可以减少档案管理过程中的错误率，提高档案现代化管理的质量。
   1.2提高档案管理效率的必然要求
   电力企业档案现代化管理的主要目的是提高档案的管理效率，以帮助电力企业在日常管理过程中可以得到强大的数据支持。因此，对电力企业的档案进行现代化管理可以有效保持档案的管理水平，利用数字信息处理技术可以对档案的存储以及修改进行有效的控制与记录，以便于电力企业对自身的运营以及相关地区的电力供应情况进行实时的监督与掌控，同时可以将更多先进的技术应用于档案管理过程中，有利于档案进行分类、涉及范围以及注意事项的制定等工作，使电力企业的日常生产与管理朝着智能化以及系统化的方向发展，从而提高档案的管理效率

二、电力企业档案工作逐渐实现现代化管理
  在分析实际国家标准的基础上，从根本上实现标准化管理、规范化管理档案的管理。在分析实际情况的基础上建立科学的、合理的、有针对性的项目档案管理工作体系。在上述基础上进一步完成文件材料的形成、文件材料的收集、文件材料的分类、文件材料的整理、文件材料的卷归等，促使管理档案实现统一化以及完善化。快速信息化以及标准化档案管理的工作。同时还需要积极争取引入高新的技术，选择正确的方法，快速集中大量文字信息资料，促使信息处于一个小的载体上。使用新技术可以发挥非常显著的效果，相比传统形式的管理方法来说，其更加小巧且轻便，可以缩减存储空间。

三、目前企业档案管理工作的问题

（一）电力企业档案管理人员管理水平普遍偏低。在电力企业的档案管理工作中，容易受到很多方面因素的影响。其中重要的一点就是人员的问题。当前，我国电力企业的档案管理中面临的普遍问题就是工作人员的专业能力与综合素质偏低。档案管理对人员的技术与素质要求比较高，电力企业有没有相应的专业知识与技能的培训，造成档案管理中出现严重的问题，档案管理工作人员的专业性有待提升。

（二）电力企业档案管理工作受重视程度偏低。在企业的发展中，电力企业的管理者更多关注的是企业的经营与生产管理，对档案的管理重视程度不够。管理者没有重视到档案管理对企业发展的重要作用，很多领导认为企业的档案管理只是企业档案的管理工作，不会对企业的经营带来任何的效益。也不能促进企业的创业应用。对企业档案管理工作重视程度不够导致企业的档案管理出现严重的问题。

（三）电力企业档案管理制度不完善。当前，我国的电力企业档案管理没有一个完善的管理制度，这样就会造成电力企业的档案管理过程中出现混乱。一个良好的管理制度可以规范企业的管理人员与工作人员的行为，并对具体的工作提供重要的参考规范，有利于企业档案管理的正规化与完善。

四、建立健全档案管理规章制度
　　档案管理工作提倡按步骤有序进行，信息录入应具有一定的规范性。同时，应注重结合管理档案人员的具体情况，建立全新的规章制度，从而使其更高效地完成本职工作。
　　1.培训制度
　　第一，培训和学习是提高档案管理人员素质的必要途径，因此，应将培训、学习纳入企业未来规划中，制定明确的培训目标，展开一系列实践培训工作。例如：可以借助参观、实习、交流等不同形式进行培训，也可采取听报告形式进行学习，为管理人员营造良好的学习氛围，调动其积极性，深入开展以终身学习为目标。在学习培训期间，可规范管理人员学习课程时的出勤率，有效组织开展人员高效学习，学习内容应包括专业技能、专业知识、法律法规等。此外，实践中可采取成员互帮互助，推广小组形式进行，同时，以实践来调动档案管理人员学习热情。
　　第二，培训过程中，应对管理人员做出相对应测试，测时可以小组或个人展开，具体内容应包括两方面，分别是“能力”“意识”。

　　第三，培训后期，对档案管理人员进行考核，通常以团队模式进行，以此满足全员参加的需求，同时，可指定对员工的评估，内容应包括服务态度、安全保密、学习成果、管理水平等，并设定不同评分标准。此外，员工的课程情况、考勤记录、水平测试都可记为人员后期考核成绩[2]。
　　2.激励体系
　　激励体系包含了两个方面，即：“正激励”“负激励”，其为提高档案管理人员专业素质能力给予了充足的保障。
　　一方面，奖励措施。例如：对能力较为突出者，给予各种奖项。通常可以包括物质奖励与精神奖励。如：现金奖励、荣誉证书等。
　　另一方面，惩罚措施。例如：建立淘汰制度，对成绩不理想的管理人进行培训再评估，可使用老带新形式，调动其上进心。
　　3.保密制度
　　档案管理人员需遵守各项保密条规，严格执行，防止失密、泄密。同时，管理人员要严格执行档案的查阅手续，确保借出的档案，及时归档，核实。
　　五、完善企业档案资源数据平台
　　现代化信息时代的到来，冲击着纸质档案管理，实际管理中的不足日益凸显，如：只供一次性书写，不可大幅度修改，同时也不能滿足企业对稀有数据存储及视频保留的需求。而借助信息技术，构建档案资源数据平台，实现了视频数据的有效存储，特别是互联网时代下，资源共享，借助大数据档案，实现了对各种重要信息的查询。尤其是云计算，在资源数据平台的基础上进一步提高了存储量，实现了更多的信息录入，真正地完善了企业档案管理体系。
　　信息化时代，档案管理的信息化、数字化特点不断凸显，实践中应完善与档案相关的一系列管理流程，同时，借助电子系统，从而更快、更准确地进行录入，保证档案的完整性，此外，要重视保密系统的建设，充分发挥信息系统的价值，更高效快速完成地完整管理工作。
　　六、结语
  电力企业作为电力领域的支柱企业，对其加强档案的现代化管理符合企业发展的潮流。针对当前电力企业档案管理过程中存在的问题，电力企业需要建立智慧型档案管理体系，创新新时代档案管理方法，从而为电力企业的日常运行及管理提供专业的知识推送服务，促进档案管理工作的发展。
  参考文献
  ［1］郭盈．电力企业创新文书档案管理的措施研究．企业改革与管理，2019(14)．
  ［2］王琪．着眼“三个贴近”强化电力企业档案信息资源开发．黑龙江档案，2019(15)．
  ［3］李雪，杜琴.新形势下加强电力企业档案现代化管理的思考.江西电力职业技术学院学报，2019（33）.
　　[4]王玉玲.新形势下加强电力企业档案现代化管理的思考[J].成功：中下，2018（20）：20-20.
　　[5]叶灿丽.新形势下加强电力企业档案现代化管理的思考[J].办公室业务，2018，（09）：102.