对做好档案管理工作的思考

对做好档案管理工作的思考

初文红

山东省潍坊市农业科学院

内容摘要：档案是单位发展过程中开展业务工作形成的，具有重要保存价值的信息材料原始记录，它具有历史属性和参考凭证价值，对促进单位发展，维护单位历史面貌具有重要价值，与人们工作生活各项活动密切相关，做好档案工作是社会发展的需要。

关键词：档案；管理；发展

档案工作是社会建设事业的重要组成部分，是单位的一项基础性工作。档案属于重要的社会信息资源体系，是由单位、个人工作中逐步积累形成的资料等信息记录，它具有历史属性和参考凭证价值，对促进单位发展，维护单位历史面貌具有重要价值，与人们工作生活各项活动密切相关，做好档案工作是社会发展的需要。具体工作中注意做好档案的收集形成和整理归档工作，不断提升档案利用服务水平，可以更好的档案的价值和作用，这也是每一个档案工作者的工作要求和努力方向。

一、档案工作的重要性

（一）档案工作为经济社会发展服务。经济社会的发展是一个全方位的发展变化和创新提升过程，在这个创新提升的过程中需要借助历史和以前的信息作为重要的参考，才能做出科学合理的规划，从而做出科学的研判，在此基础上减少发展过程中的错误决策，更好地立足实际，从而有效服务和促进经济社会的发展。

（二）档案工作服务于文化建设。社会倡导先进文化发展，不断促进文化繁荣发展丰富人们的文化生活。在物质生活逐步提高，日渐丰富的同时，人们更加追求一定的文化需求来丰富业余生活。档案是文化历史的承载者，含有大量的历史文化信息，只要充分发挥好其蕴含的文化元素，加以开发利用，制作成人们需求的文化产品，如文化手册、政策汇编，典型事例等形式，就可以为文化建设服务好。

(三)档案工作服务于社会利用。档案工作和档案的价值要得到很好的实现，体现其价值和意义，做好开发利用就是很好的方式和手段，是发挥档案作用的重要途径。注意主动开发和深层次加工档案信息，解决个人合法权益的维护，如退休、工资待遇，工作经历。个人身份等方面就需要查阅利用档案予以解决，这关乎社会百姓的切身利益，也是最有效的证据材料。

二、当前档案管理工作中存在的问题

档案工作需要规范化管理，需要按照有关标准规范进行管理。但是因为重视和认识程度不够，以及素质不高，条件所限等原因档案管理工作还存在很多亟待解决的突出问题。

（一）对档案工作重视度不够。长期以来受传统观念影响，档案工作的作用价值体现不够突出，在很多单位工作中所处的位置不高，长期处于业务工作中的辅助性工作，导致全员社会意识不强，甚至认为档案工作耗时费力，没有必要花大力气去管理。在这种条件和思想影响下档案工作几近边缘化，档案的发展受限，日复一日形成不良循环。

（二）缺乏档案开发服务意识。可以从两个方面来理解，一是档案管理人员服务意识不强，只是把档案管理好，防止档案损毁和丢失作为工作重点，导致档案长期躺在档案柜里睡大觉，档案应有的价值和作用得不到合理正常发挥；二是社会利用意识不强，很少有人主动想到利用档案，需要时才四处打探，到处找领导，托关系，没有主动想到通过正常查阅档案解决实际问题。

(三)专业技术水平较低。档案工作具有一定的专业技术标准，档案工作人员需要具备或掌握基本的档案专业技能，或者经过专门的业务培训才能胜任和适应档案工作的要求。同时，档案人员要加强学习，掌握档案法律法规等要求规定，档案工作需要依法管理，这是做好档案工作的前提。一些新的档案业务标准档案人员不去学习和研究，知识老化，档案管理工作水平低下，甚至档案工作因缺乏业务人员管理而无人管理的现象。

三、做好档案管理工作的建议

新形势新任务需要档案工作不断提升水平，适应社会各界对档案信息的需求，大力挖掘档案信息资源，实际工作中要从以下几个方面予以重视。

（一）强化档案宣传教育，提升社会各界档案意识。

要让档案工作走出库房，走出档案室，走向单位方方面面，走向每一名工作人员，形成大档案意识。通过档案实例宣讲，举办展览，编辑编研，各种档案资料汇编等形式服务于每一名人员，让大家切身感受档案的价值和作用，从而认识到档案的重要性。强化宣传教育要注意形式，把握好一些关键时间节点，比如单位周年庆典等重大活动档案工作要及时跟进，提供原始资料服务于活动的开展；充分利用重大节庆日，如国际档案日、档案法颁布日等节庆节点和时段，开展形式多样的系列活动，丰富宣传内容，加大档案宣传的覆盖面和纵深面，全面提升个人和单位档案意识。

（二）强化档案归档收集，确保档案材料齐全完整。档案的形成是一个持续的不间断的过程，从档案的前身和源头文件形成就要注意做好收集工作，做到随办随归，及时收集文件材料。实践中发现档案材料往往不够齐全，有的文件有正本要素缺少，请示和批复等不完整情况时有存在。除此之外，出文书档案之外，大部分单位档案门类不够齐全，比如音像档案、实物档案、电子档案等，以及科技档案电子档案等都属于收集范围。单位要结合自身实际明确档案收集范围，制定档案制度和标准要求，确保档案收集有规可循，归档及时。

(三)抓好档案的的利用服务工作。档案的开发利用是档案工作的一个重要环节，是档案服务社会的一种主要形式。开发利用要发挥好现代化的有利条件，不如利用计算机对档案数据和信息进行统计对比，形成科学数据，通过信息加工发现档案价值蕴含量，从而更好地做好档案管理工作。要有针对性的做好开发利用，如根据实际情况，及时提供社会关注度高的档案信息资源，把档案的价值作用及时发挥出来服务于各方面的需求。

（四）加强业务素质教育。档案人员是提升档案工作水平的关键，即人才是关键。要定期或不定期组织档案业务学习培训，强化更高水平的学习交流，借鉴外地和先进地区档案管理先进经验为我所用。通过教育引导让档案管理人员树立终身学习的理念，做到实践和理论学习相结合，以学习促发展，加强各门类档案管理、整理等标准的学习，不经过学习培训，不具备一定档案业务知识的人员不得上岗。针对档案人员岗位变化交流频繁的现状要制定制度做好岗位职责履行衔接有序，有始有终，保障档案工作的持续稳定发展。

档案工作是单位其他工作的基础性保障工作，要充分认识其在工作中的基础性价值作用，增强工作主动性，运用先进管理手段，不断提升管理服务水平，保证档案管理工作健康长远发展。

参考文献：

[1]程伟明.档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技创新，2017，20-21

[2]刘英芬.关于档案管理规范化标准化问题的思考[J].知识新论，2018，19-20

[3]冯华伦.档案综合管理意识的提升[J].文渊，2017，63-64