信息化时代办公室档案管理工作的创新研究

信息化时代办公室档案管理工作的创新研究

赵研

北京卫生职业学院 北京 100000

摘要：信息化时代背景下，创新档案管理工作对改善办公室管理模式、提升办公室管理效率具有重要意义。但当前办公室的档案管理工作仍存在着许多问题，本文从研究这些问题的主要特征出发，提出关于创新办公室的档案管理工作的几点建议，供档案管理相关部门参考。

关键词：信息化时代；办公室；档案管理；创新

档案管理是办公室管理工作的重要组成部分。推进档案管理工作的信息化建设，有助于提升办公室部门的工作效率。信息化时代的档案管理是指在国家档案管理相关部门的统一领导下，地方单位在档案管理的实际工作中充分利用信息技术成果，对档案资源实行数字化管理和服务。

一、信息化时代下创新办公室档案管理工作的意义

办公室的档案管理就是对办公室档案的收集、鉴定、保管、整理、利用等一系列活动。在信息化时代，传统的档案管理模式因缺乏科学技术的支撑，暴露出管理环节繁琐、管理成本加大、管理流程冗长等一些问题，这些问题使办公室档案管理的工作效率得不到有效提升，越来越不适应信息化时代对档案管理的要求。信息化档案管理的重点从档案实体的保管和利用转变成档案数据的数字化存储和提供数字化服务^[1]。推动办公室档案管理的信息化建设，可以帮助解决传统档案管理中存在的痼疾，改善办公室管理工作的效率和质量，对开展办公室整体工作具有重要意义^[2]。

二、信息化时代下影响办公室档案管理工作创新的因素

（一）管理人员来源繁杂，专业素质偏低

档案管理人员是档案管理工作的主要组织者、策划者、执行者。管理人员责任意识、业务能力的强弱直接影响到办公室档案管理工作的开展。但当下的办公室档案管理人员存在着来源繁杂、专业素质偏低的问题。许多管理人员没有接受过专业的档案管理培训，管理人员身份有些是临时工、志愿者，这些类型的管理人员在档案管理工作中不能严格按照规范执行，会影响办公室档案价值的发挥。在信息化社会，办公室管理的内容越来越丰富，办公室工作的节奏也逐渐加快，这些变化对办公室档案管理人员的业务水平提出了更高的要求。

（二）管理部门档案安全意识缺乏

伴随着信息技术革命发展的浪潮，办公室部门在以后的档案管理工作会越来越多地利用电子计算机和网络，这一方面使得档案管理方式更加便捷、档案利用更加开放，另一方面也使档案信息的安全更容易受到黑客攻击、计算机病毒等不良因素的影响，给办公室档案管理带来全新挑战。当前，从事办公室档案管理工作的人员有相当一部分是中老年群体，这部分群体年龄偏大，接受新鲜事物的速度较慢，对网络信息安全的危害来源没有明确的认识，操作计算机进行档案管理时比较随意，这些都会给办公室的档案数据信息留下安全隐患。

（三）档案管理体系混乱，人力物力资源落实不到位

许多单位内部没有设置相对独立的档案管理机构，没有制定权责明晰的岗位责任制，档案管理流程较为随意，档案管理人员身份存在正式、兼职交叉的现象，这些现象必然导致档案管理中推诿扯皮问题的出现。这既给办公室的档案管理创新增加了障碍，也严重制约了办公室档案管理的效率。自身的管理体系、人员编制呈现出混乱状态，无法给整个办公室、整个部门的工作带来积极作用，上级领导也就很难在对档案管理的人力物力调拨方面给予充分支持，相关资源落实不到位，办公室的档案管理创新难以有效地开展起来。

三、信息化时代下推动办公室档案管理工作创新的几点策略

（一）加强管理人员的专业素质培养

信息化时代的办公室档案管理工作，需要大量利用电子信息管理技术，这就需要档案管理人员不仅要系统了解一些基本的图书馆学、管理学等知识，还要深入掌握计算机管理系统的操作。加强对档案管理人员的业务培训，提升其综合业务素质，是办公室档案管理工作创新的重要任务。档案管理人员的专业素质直接决定了办公室档案管理的工作质量和水平。另外，办公室部门在招收档案管理人员时，可以提高对应聘者计算机操作水准的要求，从来源上提升档案管理人员的整体素质。

（二）充分利用现代信息技术成果

利用计算机网络技术，搭建科学、先进的办公室档案信息管理系统可以提高管理人员的工作效率，加快相关人员查阅档案的速度，节省办公室档案存放保管的空间，有效降低办公室档案管理人力物力方面的运营成本^[3]。发挥互联网资源共享的优势，打破单位部门之间的信息壁垒，通过搭建部门之间的局域网络，打造覆盖面足够广、资源足够丰富的公共档案信息平台。

（三）提高信息安全意识，消除档案安全不良因素

办公室档案管理人员需要提高信息安全意识，要重视档案管理工作的信息安全性，要积极制定相应的信息安全策略，主动防范办公室档案管理信息泄露，消除危害档案安全的不良因素^[4]。一方面，部门内部积极开展网络安全知识培训，了解危害档案安全的主要因素，了解防止档案信息泄露的注意事项；另一方面，档案管理部门进行全面细致的调查，根据部门工作中的实际情况，数字化分析办公室档案信息风险，以此制定信息安全快速应对机制，增强信息安全防范工作的主动性，最大限度消除影响信息档案安全的不良因素

^[5]。

结语

档案管理工作是办公室管理工作的主要内容。面对当前社会经济的高速发展，办公室档案管理工作也应与时俱进，以适应时代和社会的要求。在档案管理的信息化建设进程中，充分利用电子管理平台等信息化手段，最大程度地提高工作效率。信息化管理是未来办公室档案管理的发展趋势，办公室管理和档案管理相关人员应积极顺应发展趋势，积极利用信息化手段优势推动办公室档案管理工作的创新，提升档案管理信息化建设水平^[6]。

参考文献

[1]周琴.推进改革与创新促进档案事业发展 ——信息时代档案管理工作的创新研究[J].办公室业务,2020,(10):110-111.

[2]魏亚盟.大数据技术时代档案信息管理思维与方式的变革[J].办公室业务,2020,(8):81,105.

[3]潘晓梅.大数据时代文书档案管理及信息化应用途径研究[J].办公室业务,2020,(10):81-82.

[4]卜晓."互联网+"时代人事档案管理信息化建设探究[J].办公室业务,2020,(2):91-92.

[5]李婷,张杨.大数据时代做好档案信息化管理工作的策略[J].办公室业务,2019,(22):98,110.

[6]肖勇军.现代信息化技术手段在办公室档案管理中的有效应用[J].新商务周刊,2020,(2):72.