探析档案管理中的档案收集问题及其策略

姜淑雲

内蒙古自治区兴安盟科尔沁右翼中旗高力板镇政府 内蒙古科右中旗 029400

摘要：档案收集是开展档案管理的基础环节，也是保证后续档案管理工作得以顺利进行的关键环节。基于此，本文简述了档案管理中档案收集的重要性，对档案管理中的档案收集问题及其策略进行了探讨分析，旨在提升档案管理水平。

关键词：档案管理；档案收集；重要性；问题；策略；

档案对社会经济发展具有重要影响，其是活动的真实纪录，具有重要参考价值。因此为了充分发挥档案的功能作用，以下就档案管理工作中的档案收集问题及其策略进行了探讨分析。

一、档案管理中档案收集的重要性

档案日常管理工作过程中，首先要关注档案收集，这是开展档案管理工作、发挥档案管理作用的前提。档案收集最终目标是指导工作的正常开展，进一步查考历史事件。档案收集就是把各个部门有参考价值的档案材料归档，档案整理工作就是把归档的档案材料分门别类。档案部门通过对档案的形式和日期的把握，把档案材料进一步分类、整理、归档，使其在以后的工作中发挥查考作用。

二、档案管理中的档案收集问题分析

档案收集工作可以说是开展档案管理的起点和基础环节，也是保证后续的档案管理工作得以顺利进行、决定档案管理工作质量的关键环节。当前我国社会经济快速发展，对档案管理的利用有了更高的要求，在这一形势下，档案收集工作所呈现出来的问题也日益突出，档案资料收集不及时、不齐全、不合要求等现象比比皆是。当前各类文件、资料的数量及种类日益增多，图片及影像档案资料的信息量不断加大，档案收集的领域跨度较大，致使档案收集工作的任务极为繁重，而现代化信息技术的广泛应用，大量电子文档的出现及应用，形式多样的保存格式及更新快速的软件等运用，也增加了档案收集工作的难度。而在实际工作开展中，档案管理制度的不完善，档案管理意识不强，档案管理人员的工作得不到应有的重视，也在一定程度上影响了档案收集工作的开展及其质量。

三、档案管理中的档案收集策略

1、健全档案收集归档制度。健全的档案收集归档制度可以为档案收集工作提供重要保证，因而在新形势下，企事业单位应与时俱进，根据自身实际不断改进原有档案管理制度，科学地予以完善，制定切实可行的档案收集时间、归档质量要求、档案定期移交制度和联系催交制度、注意事项，确定档案收集的范围等，凡是能反映并记述单位生产经营管理活动且具有保管价值的图纸、图表、文字资料、计算资料、照片、图片、录像、录音等文件资料都应列入收集归档范围之中。在落实收集归档范围及时间之后，档案管理人员应及时了解并掌握档案资料信息，及时进行档案资料的催交，规避资料的漏交、少交或者不交现象，以确保档案收集能合理有序地开展。档案资料的归档也应遵循相关规定，保证文件材料在移交时完整和齐全，期限准确，并确保材料所用的纸张、书写格式、排列符合规范，档案管理人员在收集并接收文档后，按照档案材料内容合理进行登记、分类、编目，按标准进行统一编号，装订完整，依次摆放，保证案卷的整齐美观，便于查阅和利用。

2、增强档案收集意识。档案收集的枯燥性和乏味性也使得工作人员容易产生对工作本身的厌恶和质疑，因此需要提高档案管理收集阶段工作人员的工作热情。工作任务本身是具有一定的规范和原则，因此从工作内容和性质本身出发进行的调整往往难以形成较大规模和较为持久的影响。因此需要对档案收集人员进行人为主观意识的调整，需要档案收集人员能够在良好适应档案收集的基础上进行积极性的调整，使得工作人员能够在工作中发现一定的人生价值和人生乐趣。而要在枯燥的工作任务中发现乐趣便需要工作人员能够明晰档案收集在社会经济发展中的重要作用，需要管理者及时利用职工培训机会来促进职工对于自身工作的认同，包括在培训时引入档案收集的各种重要用途，并通过收集不同形式和内容的档案来证明档案收集的重要性。另外还需要注意的是档案收集讲究针对性和准确性，虽然在大多数档案收集过程中主要重视的是档案收集的广泛和全面，但缺乏准确和针对性的档案收集则容易使得身处其中的工作人员缺乏目标而难以持续保持工作热情的状态。

3、提高档案收集效率。现阶段档案形式和内容比较复杂，呈现出多样化趋势，档案的收集和整理工作也存在一定的难度，所以导致档案管理工作难度增加。在这一背景下，各个领导要充分重视档案收集管理工作，督促各个部门进行沟通，加强交流，以此推动档案收集和管理工作的顺利开展。因为缺乏合理的档案管理标准，加上缺乏统一的管理模式，所以导致档案管理工作出现混乱的局面。由于缺乏合理的管理机制约束档案管理工作，导致档案整合工作难以和标准相结合。对于档案管理人员来说，要充分了解自身工作义务，通过多种途径收集档案信息，加强和各个部门的沟通和交流，及时上交需要归档的材料，对于一些配合不积极的部门要及时催促其上交档案材料，保障档案的完整性，为后续相关部门工作开展提供参考依据。

4、制定档案职业道德规范，提高从业者的道德水准。现代化的理性发展导致档案从业人员必须提高自身水平，实现职业行为的规范化，所以必须建立行业的职业道德体系，对于档案部门来说，要通过制定规章制度和守则不断落实从业者的职业道德，一方面要考虑档案职业道德规范强制性的应用，还要关注各个档案管理人员的内心世界，在他们的内心深处并不希望过办公室和档案室两点一线的生活，他们迫切希望和社会生活接轨，通过和社会各界的交流，充分实现个人价值，增强个人的责任感和社会满足感。另外，通过和社会生活的接轨，档案管理人员可以意识到档案管理行业的意义所在，有利于更好的搏一搏规章制度办事，不断落实档案职业道德规范。

5、提升档案收集工作技术支持水平。目前利用计算机系统和网络系统进行档案收集已经成为档案管理工作的常态，与档案管理中强调前台技术支持的搜寻和管理功能有所不同，档案收集工作更加强调了技术支持系统的后台服务，要求在进行档案收集工作时需要将不同形式的内容利用不同方法归纳成文字档案。当然在某些特殊情况下以及缺乏编辑成为文字的情形下便可以仅仅保留原始数据状态，但能够形成文字版档案的内容则需要尽可能编辑成为文字。档案收集工作中需要注意的技术还包括了利用不同平台进行活动过程的收集，现如今很多事件的发生呈现着易逝的状态，也就是说在缺乏系统整理过程的基础上事件就可能戛然而止，而在这种情况下进行档案收集则具有一定的困难，类似的档案收集困难还有很多年代久远的档案收集工作，在部分情况下需要使用年代久远的事件发生经过和具体内容，相对于现阶段形成的及时的网络编辑记录，传统档案管理阶段造成的档案收集进程不足的弥补工作是较为困难。

结束语

综上所述，档案管理对于社会经济发展具有重要影响，因此相关部门要加大对档案管理的工作力度。档案管理工作过程中，要求档案管理人员努力做好档案收集工作，按照档案时间和类型整理好档案。通过与档案管理实际状况相结合，制定出有效的档案管理方案，保障档案管理的有效性，从而发挥档案信息的功能作用。

参考文献

[1]李莉.开发声像档案信息资源实施城市记忆工程[J].中国建设信息化，2018

[2]潘海燕.办公室文书档案收集与归档工作管理的优化措施研究[J].办公室业务，2018

[3]李迎.浅议干部人事档案收集与整理工作的措施[J].劳动保障世界，2018（06）

[4]韩芳.文书档案收集与整理工作的重要性探究[J].档案天地，2018（08）