浅析电子信息时代电力档案管理工作的创新

浅析电子信息时代电力档案管理工作的创新

熊丽君

国网江西省电力有限公司靖安县供电分公司，江西 靖安 330600

摘要：电力档案管理对电力企业发展有着不可替代的作用，因此相关管理人员需要加强档案管理创新措施，有效提升档案管理质量和效率。经过分析可得，在电子信息时代背景下加强电子档案管理创新，不仅要重视人才培养，还需要不断引进先进的技术和管理理念，重视档案管理流程制定，因此电子信息时代电力档案管理策略创新，能够充分应用到电力企业档案管理中来。

关键词：电子信息时代；电力档案管理；创新

0引言

近年来无纸化办公、自动化办公逐渐兴起，给档案的发展带来了严峻挑战。诸如签发协议、起草文章等工作，现在大多是使用计算机完成，在这种情况下，档案存在的形态是机读的。现代化档案比传统纸质档案更有使用价值，机读档案的数量会越来越多计算机和互联网在近年来发展迅速，同样也被应用于档案管理这一领域，给档案管理工作带来了不小的帮助，因此研究信息化的档案管理是非常必要的。 1电力档案管理工作创新的必要性

信息技术不断被普及，给人们的工作和生活带来了巨大的便利，与此同时，也给相关工作造成了一定的挑战和危险。电力档案管理是电力企业发展最为重要的部分，档案管理质量的好坏将直接影响电力企业的发展，对此电力档案管理工作需要做到以下几点：第一，在电力档案管理中需要保证档案信息建设与企业信息化建设同步，从而便于各部门之间的信息对接，真正意义上实现电力档案信息的高度共享。第二，加强电力信息档案数字化管理，有效加快电子档案建设，便于档案的查找和归档。第三，实现单子档案信息网络化管理，利用互联网技术对电力档案进行科学管理。

2档案管理现状存在的弊端

2.1缺乏规范性管理

电力企业作为传统企业，其内部的管理机制相对来说并不健全，在人员分配和管理制度上都存在着较大的问题。其中，大部分企业对档案管理部门的关注度并不高，导致缺乏专门的管理机制；即使个别企业建立了相关的管理机制，但是疏于标准化管理，也只能形同虚设，缺乏实质性的工作。同时，相关管理制度不够健全，导致电力企业的档案管理工作效率低，对档案保管也相对比较“随意”，一旦需要调取相关材料，往往耗费大量的精力，所以电力企业的档案管理工作呈现比较“混乱”的局势。

另外，企业管理高层对档案管理的认识程度不够深，没有看到档案管理的实质性工作，而是浅薄地认为档案管理只是简单保管、记录，并未意识到其更深层次为企业发展带来的“贡献”。由于受中国传统文化的影响和我国市场大环境的熏陶，企业长久以来都存在着重经营而轻管理的思想，这种落后的管理模式导致企业对档案管理更加不重视，而随着问题日益加剧、愈演愈烈，终将会给企业一个“沉痛的打击”。

2.2管理技术落后

互联网早已进入千家万户，而带来的信息化改革也已影响着各行各业。随着信息化改革的冲击力，各行各业都在进行改革创新。目前我国电力企业的档案管理信息化平台建设还处在有待完善阶段，而所涉及的档案管理在分类上也还延续着传统档案管理分类模式，其数字化应用还不够广泛，在技术水平和设备管理上都无法满足企业发展的需求，且各部门还无法存在协同办公，未形成有效沟通的工作模式，更多的都是“独立办公”。另一方面，在人员分配上不够均衡，档案管理人员的水平参差不齐，有些缺乏扎实的专业管理知识，在理论与实际相结合的运用上还存在各种问题。与此同时，企业由于长期以来对管理缺乏足够的重视，在档案管理人员培训方面并未投入足够的精力，从而导致档案管理人员仍然处于相对封闭的工作环境中，无法与时俱进地提高企业档案管理水平。

3电力档案管理工作创新策略

3.1重视档案管理流程创新

在电子信息时代，档案管理人员在进行档案管理过程中需要结合信息化管理理念，不断优化管理流程，具体流程优化措施为以下几点：第一，将档案管理工作进行细分，明确档案的收集、管理、利用等核心工作。第二，档案管理人员在工作过程中，对档案的接收时间、格式等明确规定，有效提高档案管理的实效性和可靠性。第三，档案管理时需要优化数字化档案的保存形式、利用方式等，便于档案的归档、管理和查阅等工作。同时在档案资源开发过程中，还要明确电力档案开发范围和利用方式。第四，在电力档案管理中需要制定科学的数字化档案管理标准，对于相关的操作流程进行完善，主要工作内容包括各部门业务系统与档案管理系统之间的对接端口设置，对档案接收标准进行制定，从而有效提升电力档案的收集、归档以及整理效率。

3.2拓展档案管理服务能力

电力企业要想在电子信息时代得到快速发展，拓展电子档案管理服务能力是最为有效的方式，通过对档案管理工作进行不断创新，从而有效提高电子服务能力，拓展档案管理服务能力，具体措施可以从以下几点入手：第一，电力企业需要不断引入先进的信息技术和设备，起到优化电力档案管理信息系统的作用，例如数据挖掘技术、信息集成技术等，提高档案管理工作效率和质量。第二，开发新型档案管理工具，为电力企业档案管理创造良好的工作条件，有效提高档案资料的检索速度和管理质量。第三，为防止电力企业信息资源丢失，管理人员需要做好信息化部署工作，并拓展全新的档案存储空间，避免因为操作失误、计算机硬件设备等问题造成信息失真或泄露，给企业发展造成严重影响。

3.3整合档案管理的信息资源

电子档案信息的资源整合对档案管理有重要帮助，因此在对电力档案信息进行整合中需要以电子信息时代为背景，对整合流程进行不断完善和健全，以起到最大限度发挥电力档案的作用和价值，为电力企业健康、持续发展奠定基础，具体措施为以下几点：首先，电力档案管理人员需要加快实现档案管理系统与OA系统之间的对接，通过合理使用OA系统简化转存流程，将各部门之间产生的信息资料直接转入档案管理系统中来。其次，在管理过程中需要结合不同项目的特点，拓展管理观念，从而便于对非网环境下所产生的数据进行处理和收集，然后完成数据和资料的传输，有效保障电力档案数据的真实性、有效性和完整性。最后，对于一些视频、图片、音频等文件重点保存，避免出现新丢失现象，对于一些到期的合同、资料等，在销毁时需要做好相关记录。

3.4健全制度规范

思想认知水平决定上层建筑。档案管理作为电力企业管理系统的有机组成，影响着其生存与发展，是其迎接激烈市场竞争的“法宝”，为各项经营决策的制定提供了信息依据。尤其是信息化时代，档案管理对于电力企业的发展价值毋庸置疑。因此，新时期，电力企业应清醒地认识到档案管理的重要性，了解其在日常管理、战略决策上的参考价值，重新衡量其战略地位，并主导系列工作组织开展。正所谓，无规矩不成方圆。任何事物的发展都离不开完善配套制度的加持，如此才能最大限度地保证其稳定性、持续性。在具体践行中，应将电力系统档案管理纳入企业经营战略体系中，并根据国家相关法律规制，如《中华人民共和国档案法》《归档文件整理规则》等，建立健全制度规范，有效约束和指导各项实践行为，并出台相应的奖惩措施、监管措施，保证电力系统档案管理有章可循。

4结束语

随着社会经济的不断发展，我国已经全面进入互联网时代，信息技术的应用面也更加广泛，电力档案是一种信息资源，详细记录了企业发展过程中的所有数据、资料等各种信息，对企业的发展和规划有着不可代替的作用，因此要想在电子信息时代做好电力档案管理工作，首先应该重视档案管理的创新，从而为档案管理做好服务工作。

参考文献

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