信息时代电子文档管理浅析

信息时代电子文档管理浅析

刘纪卫

西安电力高等专科学校， 西安 710032

Analysis of Electronic Document Management in the Information Age

LIU Ji-wei

(Xi'an Electric Power College, Xi'an 710032, China)

【摘要】由于信息技术的快速发展，办公自动化技术也越发成熟，这为企事业单位档案管理工作带来很大的影响，信息时代电子文档管理更加便捷、高效。论文对电子文档管理问题及提升对策展开探讨。

【Abstract】Due to the rapid development of information technology, office automation technology is becoming more and more mature, which brings great influence to the archives management of enterprises and institutions, and makes electronic document management more convenient and efficient in the information age. This paper discusses the problems of electronic document management and countermeasures.

【关键词】信息时代；电子文档；档案管理

【Keywords】information age; electronic document; archives management

【中图分类号】G276 【文献标志码】A

1 引言

当前百分之八九十的单位为了方便信息的查找与保存，为了减轻工作人员的压力和工作内容，采用纸质档案和信息数字化档案相结合的方法，对纸质档案进行电子化管理，既方便又简单，但随着电子文档管理的广泛使用，也给我们的工作增加了新的麻烦，为了更好的使用，单位也在不停的寻找策略，使得单位档案管理中的电子文档管理更加的方便，也使得档案管理工作更加的高效。

2 电子文档的相关概述

电子文件形成于数字设备，并有相关环境(操作系统、数据库)的支持，以数码形式(数字、图形、音频、视频)存储在外存储器上，阅读及处理需要设备，借助于网络传输。而电子文档是指具有保存价值的、按一定方法整理而成的、已归档的电子文件及其与之相适应的软件、参数和相关数据。

电子文档与电子文件有以下不同之处：第一，电子文档是已归档的电子文件，并且有一定的归档要求；第二，电子文档具有保存价值，主要是指本单位自身的文件，具体包括反映本单位主要职能、主要业务工作、基本历史面貌、主要财务和产权关系等方面的内容；第三，电子文档要求集中统一整理且具备一定的整理方法；第四，电子文档还应包括与之相适应的软件、参数及相关数据等。正确认识并区分电子文件和电子文档，有利于科学地管理电子文档，更好地实现本单位档案信息资源的共享利用。工程设计单位形成的电子文档存在很多种存储格式，主要包括文本文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件等，要实现共享利用，必须坚持标准化、完整性、真实性、有效性的原则，利用现代信息技术搭建数字化、网络化的管理平台，有效积累和储备档案信息资源，使本单位多个部门的电子文档实现更大范围和更多种类的档案信息资源互补与共享。

3 信息时代背景下电子文档管理的价值

3.1 满足时代发展需求

我国步入21世纪之后，计算机技术以及信息技术相较之前都有了明显的提升和发展。处在信息时代背景下，企业可以及时开展管理工作小组，这样就能有效推动档案管理工作效率，借助于信息技术来做好电子文档管理，尽可能地提升档案管理工作水平和效率，同时让信息数据收集效率得以提升，这样才能更好地满足时代市场需求。

3.2 提高时效性和管理效率

传统档案管理模式流程繁琐，这加大了使用者的使用成本，暗地里流失了大量使用者，这使得档案管理的效率同步降低，而新的电子信息化的档案管理，优化了管理流程，提升了管理效率，档案的产生到使用精确迅捷。因为减少了大量人工操作环节，利用档案管理系统实现了档案的管理与录入，减少了许多人工操作的失误，所以大大提升了档案的管理效率，使档案管理人员可以有足够多的时间去保证档案的真实性和质量^[1]。

3.3 节省企业档案管理的相关人力物力

传统的档案管理方式，通常需要大量的人力、物力和财力，同时还要无法避免地受到一定损坏的风险。但是，电子文档管理的方式，不但使企业的归档方式变得十分便捷，同时还给信息的利用提供了途径，减少了企业对传统档案进行整理、归档和检索查找的困难，不仅降低了档案人员的劳动强度，而且节省了大量的人力、物力和财力。

4 信息时代背景下电子文档管理存在的问题

4.1 电子信息档案管理存在的安全隐患

基于办公自动化、现代通信技术和计算机网络技术建立的电子信息档案系统正逐步取代以纸质为载体的传统档案系统。光盘、电磁、存储芯片等多种信息存储介质迅猛发展扩张，正以不可阻挡的速度取代纸张的信息存储功能，使所见即所得的纸质信息存储方式转变成肉眼无法直接识别的电磁信息和数字信息。

4.2 档案信息比较分散

在目前档案信息管理工作的实际开展中，档案信息分散性已经成为主要问题，具体而言，表现在以下几个方面：一方面，有些企业及单位内的人力资源管理部门，并未能够充分重视职工档案管理工作，导致经常发生档案记录失准与丢失情况，这对于档案管理工作的开展及档案利用十分不利；另一方面，档案信息管理存在比较严重的重复现象，这种情况主要就是指同一档案由多个部门保存，从而导致档案数据存在无差异性保存情况，导致档案信息的进一步分散，对于档案信息化建设及统一管理会造成影响。

4.3 人才素质水平有待提升

档案管理人员除具有档案专业及相关管理知识外，还要掌握现代信息技术和网络技术，才能满足数字化档案馆建设的需求，做好供需分析，实现具体功能。由于研究人员认识水平不一致，在遇到问题时，特别是需要有关业务人员配合时，可能会出现不可预知的障碍或时间滞后。

5 信息时代背景下电子文档管理的提升策略

5.1 加强电子信息档案的安全风险防控

首先，要严格遵守和执行国家各项保密管理规定。其次，要建立和严格执行电子信息档案资料的物理备份制度，防止因电子设备故障与软件病毒给电子信息数据安全带来无法弥补的损失。再次，要排查和找准电子信息档案系统的安全风险点，建立风险防控制度，制定风险预警应急方案，配备安全风险自动报警装置，实行定期检测维护。最后，企业档案资料室应加强对各职能部门安全保密制度执行情况的指导监督，并与企业的质量、计划、保密办等部门建立信息安全联动机制，为电子文档信息资源管理提供合适的设备和环境^[2]。

5.2 完善档案管理制度

健全的档案管理制度，有助于为企业电子文档的管理提供依据，使其做到依法、依规管理，促进其质量的提升。基于此，首先，要创建企业电子文档利用审批制度，利用人员要对电子文档进行查阅时，要先办理借阅利用审批手续，才能查阅。其次，要建立企业电子文档收集管理制度，档案收集部门通过对网络技术的利用实现对档案的收集与管理工作，让档案收集可以做到更加的及时，确保及时收集与更新电子文档，进而使其能够更好地满足用户的需求。再次，通过对电子文档与纸质档案互补性的利用，实现对档案资源的整合，促进企业电子文档管理和使用质量的提升^[3]。

5.3 构建新时代档案管理人才队伍

在信息时代不断发展的过程中，电子文档管理工作质量要想得以提升，档案管理部门一定要加强对档案管理人才的培养，不断优化其专业结构，构建新时代档案管理人才队伍，才能有效提升电子文档管理质量。一方面，我们可以借助多种渠道来积极引进专业技术管理人员，聘请一些思想好、素质高、责任心强的工作人员来进行电子文档管理。另一方面，对于已有的电子文档管理人员，也可以在发展过程中对其进行专业培训与教育，尤其是要加强对管理人员科技知识方面的电子技术培训，毕竟在现如今这个信息时代背景之下，电子文档管理工作也开始得到了较为深入的发展，现代化档案管理才是发展的重要趋势，所以其自身不仅需要具备较为良好的知识水平，还需要不断学习与丰富，这样才能紧跟时代发展需求，促进电子文档管理效率和质量的提升。为此，档案管理部门一定要积极构建出一支具有高素质、信息技术水平高且结构合理的新型电子文档管理人才队伍，以此来有效发展我国电子文档管理事业。

6 结语

综上所述，在目前企事业单位各项工作的开展中，档案管理工作已经成为十分重要的一项内容，也是档案资源实现更好应用的基础，因而有效实施档案管理工作十分必要。针对当前环境，档案管理人员应该重视信息化建设，结合实际工作创新档案管理方法、加强安全风险防控、提高自身专业素质，从多方面满足电子文档的管理要求。

【参考文献】

【1】赵文婷.浅析信息时代下电子档案管理的应用[J].办公室业务,2017(02):178-178.

【2】杨哲.信息时代下企业电子档案管理探讨[J].中小企业管理与科技,2017(16):125-126.

【3】金彩霞.信息时代电力企业电子档案管理的探讨[J].现代企业文化,2017(35):124-124.