利用需求导向下的企业档案收集工作探究

利用需求导向下的企业档案收集工作探究

游瑞莲

国网龙岩市新罗区供电公司 福建 龙岩 364000

摘要：近些年，我国的各企业在社会发展的影响下快速发展，目前，档案的收集与监督指导是企业档案全生命周期管理工作中十分基础和重要的环节，档案的完整性、准确性和系统性都通过这一环节来控制。在我国，无论是《中华人民共和国档案法》，还是《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局第10号令）、《企业档案管理规定》等部门规章都十分明确地规定了档案产生者移交档案的责任。在实际工作中，不论是档案收集整理移交过程，还是指导立卷人制作和整理案卷，以及对上述环节的监督，都会存在一些实际执行上的困难。本文通过介绍“归档指引包”在档案收集过程中的应用，来探讨如何有效开展档案监督工作。

关键词：需求导向；企业档案；收集工作

引言

收集工作是档案工作的起点，是档案业务的基础环节。用户是档案工作的服务对象，提供利用是档案工作的最终目的，收集工作的质量高低直接影响后续工作的成效。

1企业档案收集工作面临的问题

1.1收集工作过分关注原始凭证属性

档案是“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录”。受传统观念的影响，许多企业在文件材料收集工作中，恪守“直接形成”的要求，以“记录历史”“保存历史”“珍存社会记忆”为出发点来开展收集工作，过于强调档案原件，形成了“存史”的收集导向，忽略了档案工作的最终目的是利用，对档案情报价值未予重视，“利用”需求被搁置一旁，影响了收集工作质量。

1.2缺乏完善的档案收集管理制度

有部分企业在发展过程中，对企业档案管理工作的认识，仅仅停留在表面上，认为这项工作就是单纯的对档案进行收集、整理和保存。有很多企业领导者普遍认为档案管理工作是一项需要浪费大量人力、物力以及资金的工作。所以，这些企业在日常运作过程中，并没有结合实际情况，构建出一套相对完整的管理体系和制度，工作人员也缺乏对档案收集工作的重视度。有很多企业的档案收集工作一直走形式化路线，在实践中根本没有发挥出任何的价值，对企业的发展将会造成严重影响。

2利用需求导向下的企业档案收集工作再审视

2.1创新思维，转变观念，强化意识，重新认识“收”与“用”的关系

2.1.1收集者与利用者角色再定位

坚持档案收集的全员理念。档案收集是企业每个员工的事，尤其是电子环境下，电子文件的四性保障更需要多方共同努力。企业各级领导在强调档案工作重要性的同时也应采取切实的管控措施；档案形成部门应树立牢固的档案意识，将业务活动中形成的文件按“规矩”收好、管好、存好。档案部门要避免“灯下黑”，熟悉各部门不同工作节点的文档输出，做到“心中有档”，形成人人都是档案用户的思维。档案工作为领导决策服务，为经营管理、风险管控服务，更为企业的每位员工服务。每位员工都是现实的或未来的档案用户,他们的意见和需求都应认真处理。在分析利用者需求的过程中，档案人员应充分考虑每一位用户的利用需求。

2.1.2强化客户意识，进行换位思考

档案工作是一项服务性的工作，档案工作的成效要通过满足用户档案利用需求来体现，因此档案工作做得好坏，最直接的检验人员是客户。具体到收集工作，为了给客户提供高质量的服务，就必须收集能够解决利用需求的档案；为了便于客户利用，就应该收集便于使用的档案，因此“坐等上门”“来什么收什么”的思想必将被时代所抛弃。

2.1.3解放思想，多渠道、多途径的开展档案收集工作

企业档案收集工作不能局限于企业内部各部门的“红头文件”移交，而应围绕用户的需求，从被动接收向主动搜集转变，从注重企业内部到兼顾企业外部转变，从档案部门“单打独斗”向与外部合作共建共享转变。档案收集不能局限纸质载体档案原件，要注重对新型载体档案的收集，不仅要接收，更要征集、征购、复制原件、调拨复制件、接受寄存和捐赠等等，只要是用户需要的、具有重要价值的文件材料均应纳入收集范围，如网络中重要的信息材料、电视台播放的关于本单位的新闻片等均可有计划地收集。

2.2完善现有档案管理制度

企业档案收集工作要想在实践中顺利开展，就必须要结合实际情况，积极采取有针对性的措施，对现有的档案管理制度进行完善和优化，这样才能够为档案收集工作的有序开展打下良好基础。与此同时，对档案管理制度进行制定和完善，也是保证企业档案收集工作在开展时的及时性和完整性特征得到有效发挥。在这种背景下，对于企业管理人员而言，必须要意识到档案管理工作在实施过程中的重要性，同时还要对相关制度进行制定和落实。在针对制度进行制定时，要从实际角度出发，与企业在发展过程中的特点、发展战略思想等进行有效结合。这样做的根本目的是为了保证档案管理制度符合企业发展现状，同还可以保证档案收集工作的有序开展。在实践中，要定期对档案收集工作的开展情况进行考核，构建和落实符合实际要求的绩效考核制度，同时还要将岗位责任制度落到实处，这样才能够将每一个员工的责任落到实处。在档案收集工作实施过程中，一旦发现档案资料出现不完整的情况，那么要立即采取有针对性的措施，对相关责任人进行责任追究。这样不仅可以从根本上促使工作人员在日常工作过程中的积极性和主动性得到有效提升，而且还能够促使档案收集工作顺利开展，促使档案管理水平可以得到有效提升。

2.3提高档案收集人员的综合素质

在当前经济不断快速发展的背景下，企业在日常运作和发展过程中，要想在市场中占据有利位置，提高其综合竞争力，就必须要意识到档案管理工作在其中的重要性。档案收集工作是基础，同时也是保证档案管理工作可以顺利开展的必要前提条件。所以，档案管理工作在开展过程中，要将重点放在收集工作方面，这样才能够保证收集工作全方位开展。在这种背景下，对档案管理人员的综合素质和专业要求也提出了更高的标准。所以，企业在日常运作和发展过程中，要结合实际情况，采取有针对性的措施，对管理人员的综合素质进行培养，这样有利于档案收集人员的工作意识得到强化，在实践中逐渐认识到档案管理工作的重要性。与此同时，还要促使管理人员对企业文化、企业未来的发展趋势等有所认识和了解，这样不仅能够为档案收集人员对档案管理的相关内容有更加深入的了解和认识，而且还能够促使工作人员的整个业务水平得到有效提升。除此之外，要定期组织档案收集工作人员积极参与一些专项培训活动，这样不仅有利于促使工作人员在针对档案信息内容进行收集时的效率得到提升，而且还能够保证档案收集的全面性和有效性。

结语

收集工作是档案管理工作中最基础的工作，档案利用是档案管理的最终目的。以利用为导向的档案收集思想不是对档案记录历史、保存历史功能的全盘否定，而是“知识积累”思想的“矫正”，是对档案“存”与“用”关系的辩证思考。用户利用需求既要分析当下也要兼顾长远，既要注重显性需求，又要分析隐性需求。以利用为导向的档案收集思想是对档案管理工作目的的再强调，蕴含着档案“存”与“用”的共存共生的动态辩证统一关系。

参考文献

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[4柴玉菲.“沟通”是做好档案收集工作的关键[J].兰台世界，2014（4）.