质档案管理与电子档管理的融合

质档案管理与电子档管理的融合

甄巧玲

国家能源集团神东煤炭集团

摘 要：档案与我们每个人息息相关，在历史的长河中，先辈们留下的许许多多档案帮助我们了解了历史真相，弄清了人类发展历程，对我们的生活有着极其重要的帮助。随着科学技术的发展，电子档案应运而生，一边是几千年文化传承下来的产物，一边是现代科技创造的产物，我们应该在两种档案之间如何选择？本文通过对两种档案的详细探索，发现两种档案的融合才是我们需要的。文章将对纸质档案管理与电子档案管理的融合做出相关阐述。 

关键词：电子档案；纸质档案；融合 

　　科学技术的发展，电子档案登上了历史舞台，档案对于个人、企业和国家都有着极其重要的意义。在现代生活中，电子档案被更多的个人和企业应用，而纸质档案凭借自身其特点并没有被拉下历史舞台。通过对两种档案的仔细分析，我们有理由相信纸质档案管理与电子档案管理的融合才是一条可持续道路，文章接下来将对电子档案和纸质档案进行相应介绍，阐述两者融合的具体意义。 

　　1、电子档案的特性 

　　我们通常所说的电子文件是一种能够被计算机识别和处理，并且能够储存在移动设备上的数字代码。电子文件经过鉴定后确认有保存价值，然后归属到电子档案。电子档案和纸质档案都是一种文件形式，是能够被储存和利用的信息载体。电子文件是计算机和网络发展下的产物，具有浓厚的时代气息，它改变了传统纸质档案的记录、管理和检索方式，用更加高效的方式记录信息、管理信息和提取信息，能够满足当今时代的发展需求。电子档案虽然给人们的生活和工作带来了快捷和方便，不过也暴露出了一些问题。由于电子档案的共享性和开放性使得数据更加容易丢失或者被改动，让电子档案的安全性大打折扣。 

　　2、电子档案的管理优缺点 

　　（1）优势特点。第一、电子档案便于查询。电子档案仅仅需要相关的索引查找便可以实现快速借阅。第二、电子档案管理提高了工作时效。电子档案免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度。第三、有利于遗漏文件的补漏增缺。电子档案管理可随时补漏增缺，使文档不形成存积，只需按一下键盘。第四、有利于文件的保密。电子档案管理可以使利用者无法接触其他无关的文件，从而达到文件保密要求。第四、可以进行多样化管理。这里的多样化管理是指存储内容的多样化。电子档案管理不仅仅是对文字信息进行管理，它也可以对图片、影像等信息进行管理。这种存储方法是纸质档案管理所无法做到的，改变了纸质档案管理中只能对文字信息进行管理的状况，它同时也让档案管理方式变得更加丰富多样。（2）电子档案的劣势特点。主要表现为：第一、电子档案的载体存在不同程度的不稳定、寿命短等问题，并且在长期存放过程中，容易因受潮、氧化等影响而导致载体损坏，最终导致文档资料损坏。第二、电子档案以计算机为媒介，在没有计算机等相关设备后，人们无法从载体中直接获取档案信息，因此存在一定的依赖问题。第三、电子档案容易遭到破坏，在计算机遭到病毒或者黑客入侵之后，电子文档的信息安全就会受到影响。 

3、纸质档案管理的价值 

　　纸质档案作为传统档案，与电子档案相比最大的特点就是真实性更高。用户通过纸质档案查找资料时，能够切身感受到纸质档案带来的真实感。纸质档案记录的信息出现丢失或者改动的情况，都能很容易的被用户发现。纸质档案的保存时间受诸多条件影响，包括自身材质与所处环境，不过通常都比电子档案储存的时间短。用户使用纸质档案查阅资料时，会或多或少的造成纸质磨损，或者因为一些人为因素导致纸张被破坏。纸质档案的信息丢失需要花费大量的时间来修补，这也是纸质档案的一个缺点。 

　　4、纸质档案管理的弊端 

　　纸质档案为了更加便于检索，在进行管理时需要按照类别、大类目、子类目和时间进行划分，加上纸质档案需要占用大量的储存空间，因此在进行档案整理时需要花费大量的人力和物力。另外纸质档案的载体是纸张，因此想要保障纸质档案的寿命，对储存环境提出了很高要求。整个纸质档案环境不能含有酸碱化学试剂，另外还需要做好防火、防水和防潮等工作，这些因素都能够对纸张造成严重破坏。 

　　5、纸质档案管理与电子档案管理中存在的区别

  目前，由于技术力量和实践经验等各方面的原因，电子档案的保护技术和纸质档案相比显得很不成熟，它们在管理中存在以下区别：（1）纸质档案与电子档案的归档方式不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留任何痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始性、凭证性辨别真伪变得复杂而又困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、身份验证、信息认证和加密保护，以保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，确保档案管理部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证效率。（2）纸质档案与电子档案在保管方式上存在着差异。目前以纸质档案为主体的保护技术主要内容有：档案制成材料的耐久性和优化档案保存环境技术，它包括温、湿度调节控制的技术、防尘、防光、防有害生物和防有害气体等技术，对破损档案进行修复的技术，如：去污、去酸、字迹恢复、纸张糊裱等方面，它们主要是围绕构成档案的物质材料自然损毁的原因和结果，而进行预防和治理的。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案管理部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合。档案管理部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以统一、通用的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源的有效利用。（3）纸质档案与电子档案查询、利用方式的不同。我们开展档案工作，其目的是为了积累档案的信息资源并为现实工作提供利用服务。纸质档案的利用是指以利用者为服务对象，以提供档案室库藏档案为手段，采用多种形式和方法，开发和提供档案为利用者服务。但纸质档案的查询、利用存在场地限制，人工服务的弊端。电子档案查询和利用的方式，只要符合一定条件，利用者就可以注册、登记成为电子文件中心的会员，就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。

6、纸质档案管理与电子档案管理融合的必要性 

  纸质档案与电子档案在当前以及今后相当长的时期将互为补充，取长补短，长期并存。并且纸质档案管理和电子档案管理的融合是两种档案管理自身的特点以及信息时代环境发展所决定的。纸质档案管理是档案管理工作中的基本模式，但是其缺乏电子档案管理中大储量、方便携带、方便利用等特点。信息时代环境下电子档案管理模式已经深入人心，但是纸质档案管理有着长久以来科学严谨的管理体系，这是电子档案管理无法取代的。因此纸质档案管理和电子档案管理在当下信息时代环境下都拥有彼此无法替代的特点和作用，将纸质档案管理与电子档案管理融合是档案管理工作的必然选择。 

　　7、纸质档案管理与电子档案管理融合的优势 

　　经过对两种档案的详细对比，不难看出电子档案具有更多的优势，不过从长远眼光看待档案管理，只有两者的结合才能使档案管理的发展更加具有意义。具体原因如下：一、电子档案是建立在传统档案的基础上，虽然电子档案整理和使用起来更加便利，但是改变不了传统档案存在的价值，而且电子档案也无法完全取代纸质档案；二、电子档案的真实性和安全性比不上纸质档案，对于电子档案信息的丢失和改动，需要纸质档案提供参考依据。在档案记录过程中，纸质档案的配合才能让整个档案变得更加真实和安全。 

　　中国经济发展理念是先富带动后富，发展的现状是东部发达西部落后。因此电子档案可能在中国东部应用较广，但是纸质档案在中国西部落后地区肯定要比电子档案更加适用。电子档案需要工作人员具有一定的计算机技术，而在落后的地区人才和设备的要求显然还无法得到满足。另外，传统档案具有一定的文化价值，能够为未来留下一笔丰富的文化档案。 

　　8、纸质档案管理与电子档案管理的融合策略 

  8.1有效构建电子档案与纸质档案集成化管理机制

在电子档案与纸质档案并存的新形势背景下，档案工作人员加强对电子档案与纸质档案的管理是适应档案事业变革发展的必然选择。档案工作者必须切实转变自身思想观念，加强对电子档案与纸质档案的管理，为档案管理工作营造外部保障和良好的内部环境。针对当前电子档案与纸质档案并存的局面，构建两者的集成化管理机制，统一电子档案与纸质档案的收集、归档以及借阅的管理，规范电子档案与纸质档案管理工作的程序、内容与范围。根据各个档案之间的联系，全程监督控制档案的利用与保存过程，确保档案管理工作健康有序进行下去。        

   8.2健全完善相互配合的档案管理制度

由于电子档案管理与纸质档案管理在方法上具有差异性，因此为了实现两者工作的有效结合，就必须要建立相互配合的档案管理制度，保证两个管理工作能顺利开展。在具体操作中，管理人员需要充分借助两种档案在信息储存上的优势进行互补，实现两种管理方法的分别利用，并建立沟通渠道，保证单位能在信息储存上保证业务的一致性。例如，对于关键的档案信息，需要分别用纸质档案与电子档案的形式进行储存，在对其进行归档之后，及时从计算机上拷贝，并输出为纸质档案。对于一些不会变动的档案信息，可以用纸质的形式进行储存，包括单位人员任职资格、学历证明等；而对于经常变动的信息，可以用电子档案的形式进行储存，包括采购信息、考察信息等，保证能实时更改信息内容，并且所有更改都会有更改历史，方便人们更好的开展工作。

  8.3合理实施“双套归档制”

通过文本或影像的方式将电子与纸质文件的信息存储在同一张储存介质上，并通过软件建立数据库索引，这样就能及时检索到电子文件的内容，并实现自动化管理。同时还可以实行“双套归档制”，也就是说，在对电子文件进行归档保存的同时还对纸质文件进行保存，对于归档的电子文件而言，在内容、描述说明上都要与纸质文件相同。也就是建立两套不同的管理系统，在强调二者联系的同时，还要突出各自的特点。并在两者之间建立“通道”，这样就能实现在阅读某个文件同时及时找到相同内容的其他文件，从而在业务处理上达成一致，为信息取用提供方便。  

  8.4强化纸质档案管理和电子档案管理的互动

纸质档案管理和电子档案管理之间的互动是基于两者间的共存而进行的。两者共同合作相辅相成、相互依赖，但同时每个档案管理的系统内部也独立发展。纸质档案管理和电子档案管理这两者既要完成自己本管理系统内的工作，也要发挥自身的特点互相配合，共同进行工作的推进。两者之间在工作过程中互相影响能够有效地提高工作效率，对档案管理工作来说也具有一定的积极意义。纸质档案管理和电子档案管理之间互相影响主要表现为以下几个方面：其中一方面是在纸质档案管理的影响下，电子档案管理可以根据其不断完善自身的管理工作方式。两者相互影响、共同进步，从而在档案管理领域形成一个系统的综合的管理体系。还有一方面是电子档案管理对纸质档案管理所带来的影响，其中之一，纸质档案管理受到电子档案管理的影响能够在一定程度上加速档案管理进程，有效推进档案一体化管理。从另一个角度来讲，电子档案管理的实体管理模式或多或少地促进了纸质档案的管理，实体系统性管理也是纸质档案管理的基本，这两者只有更好地融合才能更加高效地进行工作。同时，电子档案管理也具有快速检索的功能，这个功能能够更加方便快捷地进行信息的搜索，当电子档案和纸质档案合作工作时，纸质档案也能够借助电子档案的管理模式通过信息检索更快更准确地查找到档案。

　　8.5电子档案与纸质档案之间的整合利用和共同发展

  电子档案、纸质档案本质属性相同，在档案管理总的思想基础上，两者档案管理思想是共生的，完全可以和谐共存。纸质档案以自己独特的魅力与电子档案并肩前行，电子档案也并非完美，与纸质档案相比，存在着局限性。既然纸质档案与电子档案各有优劣，从其发展趋势上来看，两者呈现给我们的是互补、共存的关系。可以说，在现阶段档案管理模式中，电子档案弥补了纸质档案不足，纸质档案也为电子档案形成提供了有效的原始依据。发展电子档案同时，做好纸质档案管理工作是十分必要的。电子档案未来难以代替纸质档案。但是，我们的档案部门在发展建设中，不能因为纸质档案的无法替代性就降低对电子档案发展的重视。我们还要与时俱进，紧跟科技发展步伐，在电子档案发展和利用上下功夫，只有这样，才能使纸质与电子档案于发展中相互促进，从而使档案工作发挥应有的价值。

9、结束语 

　　在这个信息技术与信息资源迅猛发展的今天，信息化产业在全球各个领域中所占资源比重越来越大，同时也是推动中国经济发展的一个重要利器。作为城建领域发展的基础，档案信息管理方式的力度与先进性，直接关系到了该领域科技与突发事件应急方式的价值与质量，我们必须要在实际的工作中，对电子档案与纸质档案的并行管理进行仔细研究，并结合实际的发展需要制定对应的应用制度，以提高档案管理更加科学、有利的发展空间。

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