档案管理工作的探讨

档案管理工作的探讨

宇伟光

黑龙江省射自剑训练管理中心宇伟光

【摘要】档案管理工作对人事管理制度的健康发展起着至关重要的作用。做好档案管理工作的目的是立足于人事管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，指导档案管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。

【关键词】档案管理科学规范

１做好档案管理工作的重要意义

做好档案管理工作一个单位健康发展的需要，档案管理工作是行政管理工作的一部分，是提高工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。档案管理工作做好了，一方面为高层管理人员及时了解本单位整体状况，适时调整策略提供准确依据，为决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定我队运作成果，为本单位与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映本单位整体发展状况和运动成果。不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进队伍的全面发展、不断提升各项目在全国的竞争力具有重要意义。

２档案管理工作的边缘化危险

随着计算机技术的飞速发展，档案管理工作的重要性进一步淡化，很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无，因而不能充分认识到档案管理事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够，档案管理无用论在本部门滋生、蔓延到整个企业。这不利于形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围，整个企业的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍，在整个企业发展进程中有边缘化危险。

３坚持依法治档，做好建章立制工作

档案管理设备的现代化，档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革，只有坚持与时俱进，才能适应新形势，开创档案管理工作的新局面。因此，日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。这就要求各地方要充分利用地方的立法权限，建立一整套有地方特色的档案法律法规，使档案管理工作与时俱进，有法可依。在此基础上，各部门都要建立健全的档案管理规章制度，项制度要管理，项制度要效益，只有这样，档案管理工作才能做到因地制宜、灵活有效。

４档案管理同现代技术的有机结合

随着计算机网络技术的进一步发展，对如何做好档案管理工作提出了新的挑战。档案管理工作是一门专业性很强的工作，要求档案管理人员既要有档案管理者应具备的服务意识，又要掌握现代化管理技能。在高科技情况下的档案管理可按文件形成的先后顺序排列打印出来，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥了计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。在档案管理中要注重档案信息的组织化、系统化，在输入检索词时再点查找范围，检索得出的文件就是与事件密切相关的，既准确又不浪费时间，只有这样，丰富的库藏资源才能得到充分利用。在电子文件管理系统中建立有效的操作权限管理体系，按照信息安全、人员职责、设备管理等因素，对电子文件管理系统的操作权限进行合理划分，在工作模式和软件功能上进行周密设计，同时结合电子签章、口令管理、活体指纹识别等新技术，提高身份认定的精度。其中应重点对最常用的口令方式进行严格管理。设置自动启动的电子文件操作日志，以备日后进行安全查考或真实性鉴定时作为依据。

５档案管理的根本目的在于档案利用

全面加强档案管理工作的根本目的在于充分发挥档案的作用，为实现“奥运战略”和“全运战略”的目标服务。档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要。在此基础上加强对档案的保管工作，随时准备为利用者提供所急需的档案。重要、珍贵的档案要备有微缩或复制件，以代替档案原件提供利用。同时加强档案库房设施建设，减少外界条件对档案造成的损害。在管理好档案的基础上，档案管理工作也要适应社会需求的变化，寻求更为有效的服务新途径，以提高档案利用的质量和水平。

综上所述，科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个单位的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为队伍发展和成绩提高做出应有的贡献。展望未来，机遇和挑战共存，机遇大于挑战，只要我们抢抓机遇，避免消极因素带来的不利影响，充分发挥我国特有的管理优势，坚持走中国特色社会主义档案管理道路，一定会实现档案管理工作的制度化、规范化、科学化、法制化。

参考文献

１刘涛.谈谈档案工作的“有为”与“有位”[J].科技咨询导报，2006（14）

２杨静.怎样加强档案工作者的综合素质[J].山东省农业管理干部学院学报，2005（3）

３白桂芝.略论计算机技术在档案管理现代化中的运用[J].江苏水利，2002.8

4钱云祥等.关于档案管理现代化的思考[J].浙江档案，2002.8