土木工程资料管理促进工程质量监督管理

土木工程资料管理促进工程质量监督管理

曾水飞

农工商房地产（集团）广西明通置业有限公司，广西柳州545001

摘要：目前，土木施工企业项目的开展必须要以高效的档案资料管理工作为前提。资料管理工作存在较大的难度，不但涉及到工程图纸、建设记录等资料，还要对工程项目的验收报告进行整理。资料管理工作作为企业经营管理中的关键环节，对土木施工企业的发展有着极其重要的作用。特别是企业工程建设项目的档案资料管理工作，其涉及到项目施工的方方面面，对工程建设的前、中、后期都有着非常重要的参考价值。因此，只有提升工程建设项目的档案资料管理水平和效率才能对土木项目的质量进行有效保障，为企业的健康可持续发展奠定坚实基础。

关键词：工程建设；档案管理；问题对策

1土木工程建设项目档案资料管理工作的内容

1.1土木工程项目后期的资料管理工作

工程项目后期的资料管理工作主要是对项目的验收文件进行管理，项目的验收文件不仅是工程项目安全性的重要保障，也是判定工程建设质量的重要凭据。项目后期的档案资料管理对象主要包括工程质量检测报告、质量勘察单位的检查报告、施工单位的质量检测报告以及设计单位的质量检测报告等。

1.2对工程建设项目的综合类文件和资料进行管理

土木工程项目中的综合资料主要是指项目施工的各种图纸、项目变更的相关文件、工程建设过程中的各种合同、招投标文件等，除此之外还包括工程建设过程中的图片、视频以及录音资料等。综合类文件的管理工作是建设项目档案资料管理工作的主要内容，对工程项目的顺利开展和质量保障都有着非常重要的意义。

1.3土木项目中水、电以及设备的安装文件的整理

这一部分的档案资料管理工作是工程项目建设的关键凭证，主要包括项目施工的测量资料、工程沉降位移的数据记录以及工程测量的相关成果等。通过对这些资料进行整理和分类，能够为工程项目建设过程中各种问题的解决提供有力的数据支撑，从而提高问题解决的效率，保障工程项目的顺利实施。

2土木工程项目资料管理工作中存在的问题

2.1档案资料管理工作缺乏有效的支撑

与其他行业的档案管理工作不同，由于土木工程项目具有非常强的系统性和复杂性，对土木工程项目的相关资料进行整理和分类存在较大的难度。除此之外，当前很多建设单位由于缺乏正确的档案资料管理意识，在实际的土木工程建设过程中没有建立科学的工程档案管理体系，导致档案管理缺乏规范性。在这样的工作背景之下，档案管理人员只能够根据不完整的项目资料对竣工档案进行编写，甚至于一些档案管理人员为了实现档案的完整性编造虚假的数据和资料。这不但不能将档案资料管理工作的作用充分发挥出来，甚至会给土木工程的安全和质量问题埋下隐患。

2.2缺乏先进的档案管理意识

从整体上来看，现阶段我国大多数土木施工企业都对工程项目的档案资料管理工作存在不同程度的忽视。正是由于缺乏先进的档案管理意识，导致在实际的档案资料管理过程中各种问题层出不穷，严重阻碍了档案管理工作水平的提升，也对企业的健康可持续发展造成了阻碍。比如，很多土木企业在对工程项目开展资料档案管理工作的过程中，没有对工程前期的各类图纸进行全面收集，很多重要的图纸经常丢失，这不仅阻碍了工程项目的正常开展，也对工程项目后期的档案资料管理工作造成了障碍。

2.3缺乏科学有效的管理制度

高效的档案资料管理工作必须要有健全完善的管理制度作为前提。但是现阶段我国的土木施工企业在档案资料管理工作的制度方面存在明显不足。很多土木施工企业在工程建设和管理过程中，仅仅考虑到了甲方对档案资料管理的需求，而对土木施工企业档案管理的相关规定置若罔闻。当土木企业收取相关的档案资料时，往往得到的只是甲方所需资料的副本。但是土木施工企业在开展档案资料管理工作的过程中对于资料档案的需求与甲方并不一致，因此无法保障档案资料的完整性和真实性，从而为档案资料管理工作的开展增加了难度，阻碍了档案资料管理工作水平的提升。

3提高土木工程资料管理工作质量的有效策略

3.1做好事前控制，保障档案资料管理质量

项目单位是工程档案质量控制管理的主导单位，在工程准备阶段，项目单位要把档案方面的规定要求向参建方进行宣传贯彻[1]。为了确保建设项目的档案资料能按时、按质、按要求收集齐全，在项目建设初期要对文控与档案管理进行精心策划，召开竣工资料专题会议，明确管理责任部门和归口部门，编制切实可行的程序文件等，以文件或正式通知的形式明确文档业务部门的日常管理职责和归档责任。

3.2夯实档案管理基础，提高管理水平

夯实档案管理基础，提高档案管理工作人员的专业化水平，可以推动管理水平的提高。首先，建设单位在项目建设初期必须要按照国家档案管理的有关规定，根据自身实际情况制定相应的档案管理制度和措施。归档资料及图纸的准确、完整、规范是工程建设各阶段档案资料管理过程中必须达到的[2]。与此同时，要促进主体责任与监督责任意识建设，提高档案管理人员的责任意识。明确建设单位、勘察设计单位、招投标代理机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案管理人员在工程档案全过程中各自承担的职责。完善档案资料归档制度，建立项目建档跟踪机制，保证档案收集整理等过程的连续性。保证文件归档，作为凭证可以维护建设单位合法权益。此外，建立档案检查机制，及时记录档案变更信息，保证档案准确性。打好档案管理基础，就可以应对各种突发情况，清晰的档案管理能够提高管理工作效率，减轻工作压力，提高管理水平。

3.3深化档案管理意识，提高工作效率

深化档案管理意识可以提高企业工程建设档案管理工作的水平，是做好企业工程建设档案管理工作的前提[3]。要将档案管理的重要性上升到思想意识层面，将工作落实到位。对此，企业要加强思想教育建设。加强企业文化宣传，增强员工认同感。建立工程档案管理体系，提升工程建设中档案管理的地位。建立适当的奖惩机制提高档案管理人员的工作积极性，从而提高工作效率。

3.4完善档案管理制度，提升管理质量

完善档案管理制度可以提升企业工程建设档案管理质量。国家层面，我国已建立较为完善的工程建设档案管理方面的各项法规体系，施工企业在进行档案管理时应严格按照相关条例及法规，促进档案管理工作高效率完成[4]。企业层面,企业应根据自身情况建立本企业档案管理制度，并提高制度的完整性和精确性。细化管理条例，将制度细化到工作中的每一个环节。明确档案管理人员的工作职责与权限，保证档案管理工作的高效落实。档案管理制度的完善是管理活动的深化过程，对建设高质量的档案管理团队有着重要的意义。此外，完善档案管理制度体系还可以提升工程建设项目档案管理质量。

结束语：

在新常态背景下，土木施工企业在经营和管理的过程中，必须要充分认识到档案资料管理的重要性，努力提升工程建设项目档案资料管理工作的水平和质量，一方面对工程建设的质量形成有效的保障，另一方面为企业决策提供强有力的数据支撑。除此之外，相关企业还要加强对档案管理制度的优化和完善，提高档案资料管理工作的规范性和科学性。

参考文献：

[1]沈威.高速公路桥梁隐蔽工程资料管理的重要性分析[J].四川建材,2018,44(09):195-196.

[2]穆艳梅.谈如何做好建筑工程资料管理工作[J].山西建筑,2016,42(28):236-238.

[3]杜垠萱.刍议建筑工程资料管理常见问题及规范管理措施[J].江西建材,2016(18):269+272.

[4]秦佳丽.浅谈园林绿化工程资料在工程管理中的重要性[J].江西建材,2016(17):211+213.