以测评促管理——提升企业档案工作精益化水平

以测评促管理——提升企业档案工作精益化水平

周小婷

（广东电网有限责任公司东莞供电局广东东莞523000）

摘要：近年来，在我国经济高速发展的基础上，供电企业也得到了较好较快的发展，同时带来的工作量亦随之增加，形成的档案资料越来越多。为了企业能够得到更好的发展，完善档案工作的管理体系，实现企业档案管理标准化与规范化，开展档案工作规范化管理势在必行，本文简要分析了通过评测的方法促进管理水平提升的主要模式。

关键词：档案工作；测评促进管理；精益管理；管理创新

档案与管理相辅相成密不可分，档案完善了企业管理的内在质量，是企业基础管理的重要组成部分。档案管理水平高低又是衡量企业管理水平的重要标志。随着档案管理各项硬件设施的升级改造，信息技术的大范围应用，档案管理意识也在不断增强，档案管理正向规范化、标准化、数字化迈进。

1.积极认真开展档案规范化管理工作的原因

1.1企业档案的重要性

企业档案作为企业的信息资源和知识资产，是见证企业经营管理合规合法的载体资料，在企业生产经营和各项管理中发挥着重要作用，尤其是在企业内部控制、外部维权等过程中的凭证和信息价值作用。供电企业近年来得到了快速的发展，电网工程投产积极，大批的电力建设档案得以形成。在此情形之下，对企业档案的归档内容进行全面的规范，对档案的管理制度进行改革，进行有效的分类管理，总结经验等工作已经成为了企业档案体系管理与改良的重要突破口，也是最要紧的事情之一。对于企业的长远发展来说，档案管理工作发挥着无可代替的作用，

1.2企业创新与发展需要

一个企业的发展，只看当前、一成不变终将导致企业逐渐被社会淘汰。管理体系的创新是企业能够长久发展的必要前提，档案管理的创新工作也十分必要。由于南方电网公司等上级部门对档案管理工作的要求逐渐提升，东莞常平供电分局作为东莞供电局基建配网档案标杆项目工作先进单位，肩负着率先发展的重任，必须对档案管理工作进行严肃对待，树立行业的标杆形象，加以改革与创新，实现档案体系管理水平的整体提升，达到并超越业内的平均标准。

2.测评方法的特点与程序

2.1测评方法的特点

2.1.1国内率先推出全面量化指标体系

《企业档案工作规范》出台后，国内有关省、市、自治区积极探索将《规范》要求纳入地方有关业务工作检查评估标准中。广东省率先推出了全面量化指标体系。广东出台的《广东省企业档案工作规范测评办法》率先全面应用《规范》要求，形成了包括档案工作组织、档案工作制度、档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备等5项一级指标，29项二级指标、96个测评点的量化指标体系。各一级指标单项满分100分，同时根据长期以来企业档案工作的实践基础和发展要求，将5项一级指标在总分中的权重设定为0.2、0.15、0.3、0.15、0.2。如此权重设计，是考虑到要强调对“档案工作组织”和“档案工作设施设备”这两项关系到档案工作“安身立命”之根本保障内容的要求，同时肯定企业档案部门在“档案业务工作”这项需要投入大量精力开展的业务活动。

2.1.2评价结果创新设定级别等次

《测评办法》对评价结果分级定等，适当区分评价企业对档案工作的重视力度和保障条件，以及企业档案工作总体业务水平。在《规范》的全面指引下，特别是总结本省多年来的档案监督和指导经验，企业档案工作是时候要在理念认知和业务实践上实现转型升级。这个转型升级突出有两点，一是要理清企业档案工作的体制与机制关系，二是要平衡组织管理与业务工作的关系。

2.1.3细节设计巧妙着眼持续发展

一种评价方式，必须有良好的覆盖性，能适应大多数评价对象，同时也要有一定的高度指引性，使得企业必须通过适当的努力，才能获得相应的高标准评价。《测评办法》及《测评标准》，全面贯彻落实《规范》的要求，系统地对企业档案工作如何有序开展进行了规定和布置。在《测评办法》的组织实施中，要对申报“二级”的企业增加档案人员岗位核查环节，对申报“一级”的企业再增加系统单位测评定等率以及面向业务部门人员的现场问答环节等要求。企业档案工作规范测评由被测评单位自行提出书面申请。为了持续推动工作，防止搞形式主义、防止搞突击短视，《测评办法》提出，企业档案工作规范测评等级的有效期为五年。规范测评等级自核准之日起满四年自愿申请复查，经复查合格后办理换证手续。

2.2正式测评程序

企业对照《广东省企业档案工作规范测评办法》和《测评标准》进行自检后，按照测评组织关系，向有关档案行政管理部门提交测评申请和测评登记表，申请测评相应的等级。企业申请测评后，由有关档案行政管理部门派出工作人员进行预评，在确认其申报情况基本达到相关要求后，再组织测评组进行正式测评。正式测评程序如下：①测评组接收申请部门就档案工作的规范管理和该企业自我检查结果的汇报；②测评组审查申请部门所出示的材料和文件；③核实相关材料文件；④进行内部评议并提出意见；⑤测评组通报测评结论，递交给申请部门。

3.通过六个方面的做法，规范档案管理工作，积极参与测评工作

第一，完善工作机构。我分局一直以来都非常重视档案工作，持续规范调整档案工作机构，把档案工作纳入单位发展规划及重要议事日程，同时纳入各部门负责人、专兼职档案员的岗位责任中，与绩效考评挂钩，务求从人力、财力、物力等方面保障档案工作的顺利开展。

第二，规范档案制度。积极完善建立工作规章、管理制度、业务规范，严格执行《广东电网有限责任公司档案管理实施细则》《东莞供电局档案工作规定》等省、市供电局发布的各类档案管理制度、实施细则，根据单位档案工作的实际情况，发布了《档案工作责任追究制度》等制度、分局档案管理应急预案、分局档案分类方案等。

第三，加强业务培训。单位各部门均设立专职或兼职档案员，均考取了上岗证，持证上岗，同时定期组织开展档案业务培训班及业务交流，提高业务水平。

第四，有序开展业务工作。档案工作严格按照档案管理要求的“三纳入”、“四参加”、“四同时”开展，将档案工作纳入各部门的工作计划表，在单位年度和月度会议上讨论、沟通档案工作开展的情况，并将档案工作确立为重点工作。我们将档案工作融入业务活动，如专兼职档案员积极参与基建项目文件的检查、验收和移交，确保基建项目档案的完整、系统。

第五，加强信息化建设。我分局OAK系统、工程档案管理系统与局联网。单位重要的档案已基本全部数字化，并能利用档案信息系统进行检索，信息化投入满足企业的需要。

第六，完善硬件配套设施。我们设置的档案库房满足十年档案存放需求，设置了档案整理阅览室，并安装了档案密集架等档案装具设备，配有视频监控、消防等设施，确保安全。

4.建立资料“样板墙”模式，实现项目管理“规范化”

“样板墙”是我们单位档案管理的一大亮点。“样板墙”模式是根据相关工程档案的整体流程、资料以及相关的要求和分类，设计档案资料的排版。选择一个已经竣工投产并且有代表性的基建项目，在梳理健全全过程档案资料之后，合理进行上墙排版，这样能够让从业人员更加明白清楚地认识这个项目的所有需要的档案资料，并清楚各项移交阶段的节点。通过应用“样板墙”进行档案管理，常平供电分局的配网工程项目档案资料移交及时率由2015年的45%提升至目前的100%，档案资料一次通过验收合格率由2015年的38%提升至95%，档案的收集与分类更加规范合理，效率大幅提升；基建工作现场综合检查未发现存在违反工程合法合规的原则性问题，有效规避了相关风险。该项档案创新做法得到了测评组的高度肯定，并表示会把经验带到全市推广。“样板墙”模式也得到了南方电网公司、广东电网公司各级媒体的广泛宣传报道推广。

5.测评后对单位档案管理提升的表现

2016年11月，东莞常平供电分局通过测评，获得了广东省企业档案工作规范管理“二级甲等”等级荣誉。此项荣誉是本企业规模可以申报的最高级别的荣誉。经过测评工作后，我单位的档案管理工作水平得以稳健提升，工作中提高了全体干部职工的档案意识，理顺了档案工作机制，建立和健全了档案规章制度，夯实了档案工作基础，实现了目标管理标准以及促进管理整体水平提高的双重目标，使我局档案管理水平进一步精益求精，更好地为供电企业发展服务。

6.结语

档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用，如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代企业管理的现状。以测评促管理，完善档案工作的管理体系，实现企业档案管理标准化与规范化，使供电企业档案工作的整体水平得以提升，科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。

参考文献：

[1]薛红艳.如何提高档案管理现代化水平[J].黑龙江科技信息，2013（9）：121-121.