大数据时代档案管理模式变化研究

大数据时代档案管理模式变化研究

张航

关键词：大数据时代档案管理模式变化研究

一、大数据的概念

大数据又称为巨量资料，主要是指其包含了数量庞大的数据，且具有种类繁多的特征。根据相关调查研究可以发现，如今大数据已经渗透到每一个行业和每一个业务职能领域中，属于非常重要的生产因素。目前针对大数据没有明确的定义，各专业机构和网络给出的大数据定义，主要将其作为一种信息资产，且需要在合理时间内完成对数据的处理，确保数据能够依据决策依据。简单而言，大数据以其整体分析方法逐渐取代了传统抽样分析方法，其能够将所有的数据进行分析，提高结构的精确性。大数据时代数据类型主要存在三种明确的差异，包含结构化数据、半结构化数据和非结构化数据。其中结构化数据主要是指存储在数据库中的数据，可以利用二维表结构实现逻辑表达；非结构化数据主要是指难以用数据库二维逻辑表达，如办公文档、图片、音频、视频等。

大数据主要具有数据规模大、数据种类多、价值密度低和处理速度快等特征，大数据的关键技术主要有数据采集、存储、挖掘和数据分析等，即利用传感器、运动设备等获取和采集数据，并通过数据存储虚拟化方式存储数据，随后针对全部信息进行有用信息的挖掘，进而深入分析。大数据分析主要分为技术分析和方法分析，最后得出分析结果，体现出大数据分析的价值。

二、大数据时代档案工作面临的影响

随着大数据在各行各业的影响，给人们的工作带来了巨大的改变，尤其是在档案管理方面，由于大数据的出现，会产生全新的管理理论和管理方式。在当前社会环境中，人们的工作、生活、娱乐等均可以形成数据，即档案数据量非常庞杂，档案管理工作人员不能够在依据传统档案管理理论的基础上开展管理工作。大数据还具有数据量庞大的特征，该数据量无法采用常规的计算方法和技术进行分析和计算。档案管理工作在大数据时代的影响下，逐渐向着社会化、多元化方向发展，且如今档案管理工作逐渐向服务模式倾斜。各领域档案管理工作也开始利用信息技术进行大户数分析，如射击射箭运动中心可以对用户的习惯和兴趣趋向进行量化分析，提升射击射箭运动中心档案管理工作的服务主动性，且可以向用户推动定制服务，实现档案的合理利用。随着互联网技术的快速发展，如今各行各业都在利用互联网技术和计算机技术建立档案数据管理大平台，实现提高档案管理效率的目的。

三、大数据时代下档案管理模式的变化

（一）档案管理体系的变化

随着大数据时代的到来，档案的数据量激增，对于档案的服务水平要求更高，档案管理者应当顺应时代的发展，转变传统的管理模式。传统的技术以及管理模式已经无法及时处理如此庞大的信息量。我们的理想状态下是把所有信息都能归档，但是迫于人力物力的束缚，传统的管理方式对于信息进行甄别，去粗取精，保留一部分在当时看来是有效的信息，但是这种做法会造成一部分数据的损失。档案管理部门应转变管理思想，树立大数据观念。

大数据是信息科技领域颠覆性的技术变革，但大数据不止是技术的革新，实质上计算机服务时代的来临，对数据的抽丝剥茧、总结结论更体现了计算机行业正从技术供应型转为服务供应型。技术的变革促进了更好的为人们服务，为人民服务好才是最终的目的和意义。

（二）档案数据资源体系的变化

档案数据信息的来源广，且数据内容更加丰富。档案数量越庞大，分类越精准，更能体现出档案的价值，大数据时代下，档案馆的馆藏容量更大，数据类型更多，传统的类型通常是指纸质书籍、声像以及实物展示等，大数据时代带来了电子档案，载体各异，特征多样。同一条信息可以用多种不同的形式表现出来。

伴随着档案信息化，对于档案数据的处理速度加快。传统的管理方式是人工手动管理，效率低，大数据下，人们进入了现代化的档案收、管、用业务流程管理，更加方便快捷。如何从大量的信息海洋中迅速获取有效信息，是一直以来要面对的难题，大数据下的云技术的发展，运用互联网技术、计算机软件、高科技手段提升档案资源的处理速度，解决了这一难题。

档案数据收集的方式也朝着多样化方向发展，除了对于有关部门和单位进行强制收集，还有就是互联网提供的信息。在互联网时代，信息内容丰富，传播速度快且广，更新快，如何在最短的时间内捕捉到最有效的信息，是对档案管理员的一种考验。

（三）档案行政管理体系的变化

党委政府的档案室是最初的档案行政管理部门的雏形，国家在改革过程中推行政企分开的管理办法，档案部门从开始的辅助性部门到现在的宏观整体指导部门，逐渐强化自身的行政管理职能。

以往，档案管理部门是对党政机关、事业单位以及一些社会团体的档案进行专业指导和服务，大数据时代的到来，已经不再仅仅局限于传统的纸质档案的管理了，工作对象变成了电子文档的方式，面对这一改变档案管理人员应积极提高自身的业务水平，从而才能提高更好的服务。

过去档案管理部门只针对党政机关和政府相关部门的档案事物进行管理，且许多档案室需要保密的。大数据时代，提倡资源共享，面向大众实行开放式管理，这种合作方式发生了巨大变化。

三、结语

随着电脑信息科技的发展，人们生活进入信息化时代，大数据时代的到来，给人们的生活方式与工作方式带来了新的变化。大数据是指在更大规模的数据上以新的方式在海量的数据中寻找到新看法、新趋势，从而构建新的价值。在大数据技术影响下，给档案管理部门带来了巨大的冲击，传统的管理模式已经不能适应时代的发展要求，其管理方式将发生巨大转变。大数据时代背景下，对于档案管理模式的探索与研究，有利于对于文档信息的保护，优化文档管理流程，提高文档管理水平，最终促进文档事业的发展。

参考文献：

[1]陈明洁.大数据时代对档案现代化影响和要求[J].档案管理，2013，（06）.

[2]王晨，李耀庭.大数据视阈下档案学研究的困境和启示——基于CNKI档案类期刊的共词聚类分析[J].北京档案，2016，06：14-17.