建筑企业办公室管理的若干思考

建筑企业办公室管理的若干思考

杨欢

西安市第二住宅建筑公司陕西西安710005

摘要：办公室作为建筑企业综合管理部门，处于承上启下、联系左右、协调各方的重要地位，是保证单位正常运转的中枢，而新时期如何做好办公室管理工作是摆在综合政务工作者面前的重大课题。鉴于此，本文就主要对如何做好建筑企业办公室管理工作谈一些认识，期望可以为同行提供一定的借鉴。

关键词：建筑企业；办公室管理；思考

一、建筑企业办公室管理现状

1、管理机制不完善。完善的管理机制是做好各项工作的保障。但在实际工作中，由于管理制度的不健全、不合理，岗位职责不明确，导致办公室工作人员工作内容不清晰，工作程序混乱，工作效率低下，严重影响了办事效率。

2、工作任务繁重。在建筑企业，办公室在充分发挥参谋咨询、综合协调等作用的同时，还承担着工会、离退休、安全生产、医疗保健等大量事务性工作，加上人员较少，工作十分繁重。

3、工作人员专业性不强。在建筑企业，办公室工作人员主要分为两类：一类是文秘专业出身，有一定的写作技巧和文字功底，但对水利专业知识不甚了解，造成在文字总结、信息宣传等方面深挖不够、浮于表面；另一类是建筑、木工等专业出身，对建筑行业的情况较为熟悉，但缺乏深厚的文字功底和组织表达能力，以致于从事文字综合工作有压力。

二、建筑企业办公室管理的特点

1、关键性。在单位实际管理中，办公室处于核心地位，其肩负着出谋划策、辅助决策、参谋助手的重要职责，工作内容包括公文处理、党务政务、新闻宣传、档案管理、机要保密、后勤保障等，地位重要，是保障单位全局工作顺利运转的关键。

2、参谋性。办公室作为领导的参谋助手，要为领导决策服务，主要体现在文稿起草、信息调研、督促检查、提出决策性建议等工作方面，为单位重大事项研究和贯彻执行发挥重要作用。

3、协调性。工作开展中，办公室需协调好各方面关系，照应好各方面诉求，处理好各部门之间的关系。协调工作做好了，才能化解矛盾、解决冲突，才能保证执行活动的同步与和谐，有效推动工作落实。

4、督办性。突出督办的重点，紧紧围绕单位重大决策部署、重点任务安排、重要公文办理及领导批示等，及时督促相关部门按照时间节点落实到位，保障单位的业务正常运转，确保年度目标任务的圆满完成。

5、服务性。能否做好服务工作是衡量办公室工作水平的重要标尺。办公室工作人员不仅要有服务意识，主动作为，超前服务，还要针对不同的服务对象，积极探索相应的工作思路，改善工作方式方法，增强服务的品质。

三、建筑企业办公室管理的思考

1、做好办公室管理的协调工作。在企业日常工作中，办公室主要的行政工作为协调工作，主要分为关系协调、工作部署协调和社会协调三种。其一，关系协调。协调工作可分为领导成员之间的协调、同事之间的协调、办公室人员在参与协调领导成员之间的关系时，侧重于协调领导成员之间的团结问题。其二，工作部署协调。在日常工作中，办公室行政管理需要传达领导决策，并将所得任务分配到员工中。在工作部署协调中，要更具每个员工的特点及能力合理的分配工作，避免有的人力不能及，有的人无事可做。其三，社会协调。主要指协调本单位和其他单位以及外部公众之间的关系，这种关系属于公共关系的范畴。在网络型的社会中，任何一个组织都位于网络的某一点上，它的上下左右、四面八方都与各类公众联系着。办公室应协助领导推进组织与外界的沟通与联系，及时地将组织目标、组织的成绩等信息传递给公众，并促使组织成员了解社会对组织的期望和要求，意识到自己的社会责任，从而提高工作的积极性和自觉性。

2、落实对办公室管理人员的要求。正因为办公室行政管理工作对企业发展有着重要的作用，对办公室人员，也就有着严格的要求。良好的人际沟通能力，是办公室工作人员最重要的素质，拥有良好的沟通能力，能够在工作中和其他员工保持良好的状态，以免出现员工不配合造成工作难以进展的场面发生。沟通能力也是每个人在日常生活中必不可少的能力之一，可以是每个人受益匪浅。协调能力是办公室人员需要具备的另一个素质，上传下达领导的决策和任务是办公室人员工作中另一项重要的任务，领会好领导的决策，并对工作人员进行相应的协调，是工作能够进行，任务按时完成。一旦出现协调失误，会似的工作出现停摆，难以为继。所以协调能力在工作起到了至关重要的作用。关照同事，也是办公室员工所做的工作之一，在越来越多的独生子女投入到工作中去的形式下，虽然在家里收到父母呵护关怀，但在工作中往往无人依靠。如果办公室人员可以对这些刚刚步入社会，又想要在自己的岗位上走出一条道路的员工给予一定的关照，

感受到冰冷的社会的温情，那么他们一定有动力去工作，有热情去奉献自己的青春。

3、提高办公室管理效率.由于没有绩效业绩等指标的考核，让评定办公室行政管理工作变的难以客观公正。而提高效率的方法也是花样繁多，而笔者认为有效的几项措施如下：首先，定期对办公室行政管理人员培训，从高校和社会上聘请有关经验的学者教授先进的经验，在学习过程中，员工认识到自己的不足，在工作中实践，吸取教训，举一反三。其次，企业需要建立完善的管理结构，而不是混乱一团，行政无序，领导和决策层也要注重办公室管理在企业发展中的重要性，如同安全于工厂不可或缺。不完善的管理结构如同大厦框架不稳，容易倾覆。最后，企业管理需要科学管理，遵循科学发展观，不能盲目跟风，根据企业的性质进行管理工作，小型企业精细化管理，大型企业结构化管理。学习先进企业的管理经验，梳理管理结构，完善管理体系，提高管理人员素质，从根本上发挥作用，才能使得办公室行政管理在企业发展过程中至关重要。

4、在办公室管理工作中坚持原则。在提高按公式行政管理工作效率的过程中，切忌过急过躁，必须坚持以下原则：其一，尊重客观事实。对于需要解决的问题和矛盾，进行完整的调查和研究，在掌握了客观事实的基础上，对矛盾双方调解，做出决定，进行工作。其二，服从全局利益。协调的目的是化解矛盾，而最终目的是企业工作的正常进展，避免因为协调不佳导致的工作停摆。要认识到每一个都对企业的发展有着贡献，而办公室管理就是确保每个员工对日常的工作保持状态。其三，注重说服教育。既要以事实为根据解决实际问题，又要动之以情、晓之以理，进行说服教育，用思想认识上的一致带动工作行动上的一致。同时，说服过程中除了发挥理性因素的作用外，还要发挥情感因素的作用。

5、打造一支有奉献意识的战斗团队。综合办公室的工作一大特点是繁琐，这就要求综合办公室的从业人员要培养无私的奉献意识。综合办公室的工作起着枢纽的作用，这就要求工作人员对于上级的指示要严格的执行，从而能够带动其他部门的工作，保证有效落实，最终能够促进整个组织的协调发展。在整个沟通协调过程中，就需要耗费大量的时间精力去与各个部门交流，办公室所具备的奉献意识能够使得他们在“大家”和“小家”做出一个正确的选择，从而使得单位内部的各个部门都能够学习这种精神，营造出一个良好的文化氛围。

结束语

新时代建筑企业办公室综合管理中，在立足本职、主动参与、积极谋划、搞好服务的同时，只有进一步完善内部管理机制，提高工作效率，提升工作人员专业素养，才能使管理更加科学、规范、有效。

参考文献：

[1]李洁.国有企业基层办公室文秘工作现状及改善策略[J].中外企业家.2018（24）：187-189.

[2]赵威.深入推进农电企业办公室管理提升工作的探索与实践[J].赤子（上中旬）.2019（16）：73.

[3]孙伟钢.建筑企业办公室改革信息化建设中困境及排除方法[J].赤子（上中旬）.2017（29）：437-438.