关于办公室督办工作的几点思考

关于办公室督办工作的几点思考

郑直

中国交建总承包公司暨中交机电局北京100088

摘要：在企业的发展过程中，办公室督办工作起着十分重要的作用。这项工作的有效开展可贯彻落实企业运行过程中的各种指示和决策，不仅可改善企业的不良作风，而且可从一定程度上提高企业的工作效率，是企业正常运行不可缺少的环节。只有不断加大这项工作的工作力度，保证工作效果，勇于创新，才能推动企业的快速发展。

关键词：办公室；督办工作；思考

1办公室督办工作的意义

督办工作是企业办公室的一项基本职能，是确保政令畅通、推进工作落实的重要手段，其实际工作效果直接影响着企业管理水平以及质量的提升。在企业领导做出某些决策或制定相关政策以后，应通过办公室督办工作将其在企业中自上而下全面落实。办公室作为企业管理的重要职能机构，应在制度要求与领导指示的前提下，落实好督办与相应的反馈工作，以更好地服务领导决策、服务企业发展。

2办公室督办工作中存在的问题

2.1对督办工作认识不到位

办公室在企业运行中承担着参谋、助手、服务、协调、督办等多项工作任务与职责，业务工作中涉及内容非常多，在苦、难、杂、重的日常工作中，业务人员有时会出现主次颠倒、顾此失彼的情况，忽略或后置督办工作。另外，企业中有些领导没能充分认清督办工作的必要性与重要性，在管理过程中往往只重视工作部署，而忽视后续的检查、监督，且对于相关政策、文件要求等落实情况不够关注，在企业内部没有营造良好的督办氛围。

2.2督办工作质量不高

督办工作的质量高低取决于实际解决问题的力度与数量。很多时候尽管办公室在督办方面做了大量的工作，但并未取得明显效果。具体表现在以下几个方面：一是办公室人员眉毛胡子一把抓，没有掌握督办事项的轻重缓急，没有真正理解督办事项的具体要求；二是督办工作浮皮潦草，只重视表面形式，而没有关注督办事项是否真正落实到位，对其反馈结果的真实性没有下力气去核实，从而无法达到预想的督办效果；三是由于一些重难点事项涉及的环节、流程、内容比较多，需要听从领导决策或是与其他部门配合共同推进，在具体执行的过程中或多或少会出现推诿扯皮的踢皮球现象，导致督查督办工作难以顺畅进行。

2.3缺乏完善的督办机制

很多企业在从无到有、从小到大的发展过程中，一是缺乏健全的督办工作机制，没有建立完善的督查通报、报告、反馈及奖惩制度，严重制约了督办工作的执行力度与效果。二是对办公室督办工作的职责界定不够合理与科学，导致办公室督办人员在开展工作的过程中无据可依或出现偏差。三是没有结合企业自身实际建立相应的考核机制，导致实际督办效果和预期目标之间存在偏差，缺乏可量化的明确的考核标准，就难以对决策事项的落实情况做出客观公正的评价。

2.4督办工作缺乏双向引导

一方面，缺乏责任追究。无论督办工作的结果如何，都没有相应的责任追究措施，或是惩罚力度不够，导致督办事项落实不到位。不重视督办结果使得督办工作形同虚设，而对反馈结果没有合理的惩处手段，则会导致部分单位或人员存在一定的侥幸心理，养成散漫的工作作风，形成了企业发展的桎梏。另一方面，在企业发展的过程中，在选人用人上还缺乏完善的正向激励措施，有时无法满足员工的晋升需求，使其职业认同感与工作热情有所降低，间接形成了督办工作中的实施障碍，这对于企业的长期发展也会产生一定的负面影响。

3提高办公室督办工作效果的措施

3.1转变思维观念，强化对督办工作的认识

提升办公室督办工作质量的首要前提，是思维观念上的转变，可以从以下几方面入手，提升对督办工作的思想认识。一是在督办工作中坚决服从领导的指挥，严格按督办程序执行，并将执行结果及时向领导反馈。二是以实事求是作为督办工作的准则，在督办前做好充分的准备工作，深入调查要督办的事项，防止出现弄虚作假的现象。三是在督办工作进行过程中以分流承办为主，一旦督办工作涉及部门较多，就必须做好责任的分配工作，保证督办工作顺利开展。

3.2建立健全督办工作体系

办公室督办工作的顺畅开展，离不开完善的制度与流程，因此，企业必须建立健全督办体系，制定或完善督办工作制度，更加规范化、标准化、精细化地执行督办工作。同时，要加强督查工作的信息化建设，在公司内部网络办公系统中搭建完善的督办工作流程，如立项、承办、交办、催办、反馈、问责、办结等。此外，由于领导事务繁重、管理职责涵盖方方面面，还要适当地提醒领导对督办事项予以重视，这也是提高督办工作的有效手段。

3.3全面提升督办工作人员的素质

作为企业办公室督办工作人员，一要充分发挥吃苦耐劳的精神，以适应督办工作内容多、任务重的需求。二要全方位提升自身业务素质，熟知公司各项规章制度，对公司范围内各业务领域均要有所涉猎，既要领会精神，又要督促落实，将自身打造成为适应督办工作要求的复合型人才。三要敢于创新、勇于超越，客观审视自身在督办工作中存在的问题与短板，并找到相应的解决办法，敢于打破思维定式，以便能够适应各类工作需要。

3.4重视督办调研工作

为了更好的完成督办工作，使这项工作真正发挥自己的价值，就要重视调研工作。首先，督办工作人员要详细研究办公过程，全方位掌握办公各个阶段的具体情况，搜集有效的办公资料，反馈工作中的问题，并与各部门协商解决。其次，通过调研工作的进行，可及时了解相关人员的实际想法，增加这二者之间的互动性，使工作更加得心应手。但是，需特别注意的是，调研工作应具备较强的针对性，在调研结束后应根据调研过程制定调研报告，为督办工作提供参考。

3.5采用灵活的督办形式

目前，许多企业办公室督办工作形式还比较单一，通常情况下采用书面记录这种方式。但是，随着社会的发展与进步，这种方式过于保守，互动性与创新性都不高，急需采用灵活的督办形式解决这个问题。比如：电话督办、“督办单”以及跟踪督办，这些督办形式都能更好地完成督办工作，提高督办工作质量。电话督办常用于文件类的办公场所，以电话录音的方式为工作者提供提醒服务，确保其按时解决问题。“督办单”一般用于重大问题的解决，这种方式的应用不仅要有效解决问题，还要把这一过程详细记录下来，作为参考。跟踪督办可用于办公部门以及问题责任不明确的情况下，以这种方式不停的回访与跟踪，做到对问题的实时掌控直至将其解决。

3.6强化考核奖惩机制

一要加强对督办工作的考核，发挥杠杆调节作用，将督办与个人晋升、考核等内容挂钩，鼓励先进员工，鞭策落后员工，并采用相应的激励措施，提升督办员工对各项工作的重视，达到很好的约束效果。二要加强对督办结果的奖惩，建立督办工作的权威性，以结果为导向保证督办工作能够有效开展，建立完善有效的反馈机制，对督办结果有明确的奖惩措施，形成自始至终的闭环管理。

结语：

综上所述，在企业运行中，其管理效率和质量与办公室督办是否有效实施息息相关，并且还会影响到企业的未来发展。因此，为促进企业的可持续良性发展，需要不断探索办公室督办工作的有效性，发挥其监管作用，为企业高效办公提供保障。

参考文献：

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[3]师蔚群，火金琍.专业所办公室工作的体会和思考[J].办公室业务，2016（1）.