国际工程承包项目档案管理

国际工程承包项目档案管理

李万红

李万红

（中铁七局集团有限公司海外公司，河南，郑州，450016）

【关键词】BOQ(BillOfQuotation)

清朝宣统元年七月初四，阳历8月19日，中山铁桥竣工通行，距今天整整106年。据报道，2007年距铁桥一百岁时，兰州市政府收到来自该桥的德国设计师的家族的一封信和邮包，称该桥的设计使用年限已到，提醒城市管理部门维护保养，那时候还没有计算机，其档案重视程度可见一斑。在涉外工程中，中国政府的援建项目档案管理因管理办法和管理体系比较完善，档案整理比较规范，施工规范一般采用的是中国规范，监理方是中方监理，施工方也是中资企业，容易在思想上保持一致，档案的管理标准也大体上跟国内工程的档案管理保持一致，因此较容易实现。如果将项目类型换成国际竞标类项目如BY、BOT、EPC、PPP等项目，游戏规则因采用国际上的规则，标准也不再是中国的标准，此种情况下档案的规范整理和管理就比较容易出现问题。

按投资方不同国际工程主要有所在国政府国际公开竞标项目，各类银行团体如世界银行、非洲发展银行、亚洲开发银行等金融组织出资的项目，还有中国政府援建项目，中国进出口银行优惠贷款项目等等，面对不同的投资方、业主、监理和规范，导致国际工程项目管理的档案标准也是多种多样，相较于国内工程项目的档案资料管理标准，国际上的项目档案标准没有可借鉴的依据，也很难制定出通行的标准，但是作为企业发展过程所形成的经营成果，档案是不可或缺的一部分，对这些档案进行明确的归类、划分、装订，存档，是企业持续走出去的技术保障和智慧源泉，很多企业在国外发展数年甚至数十年，但是已完工项目的档案资料却处于一种很尴尬的境地，有的遗失掉了，有的仍在角落里长时期受雨季霉变、鼠害或者虫害影响残破不齐，有的项目竣工若干年后，业主因质量问题提出了反索赔，可是我们对能证明质量无过失的资料却遗失，还有因项目执行过程中发生的法律纠纷案件，若干年后法院再审理时我方有利的证据遗失等等，海外项目生机勃勃，尽快制定出一套适用于海外项目的档案管理标准，是引导各施工企业规范档案管理，档案顺利移交的必备条件，同时，国际化的融入也是档案相互交流融入过程，有能力的企业会想办法在语言、格式等方面跟国际标准保持一致，如果不能够接轨，就会在一定程度上妨碍档案功能的展现，下面就根据本人这些年海外工作经验，将国际竞标项目和国内项目的档案管理区别做一对比。

一、国内工程档案管理：

国内工程档案管理一般分文书档案、会计档案、声像档案、实物档案、科学技术档案、电子档案、项目竣工文件档案、项目指挥部档案、援外项目档案等，并制定有相应的档案管理办法和评价、编制、移交管理实施细则，制度较为完善。

由于篇幅有限，仅以竣工文件档案为例做一对比，首先国内竣工文件是指在工程建设过程中形成的，如实反映施工过程及实体状况的具有保存价值的各种文件材料、图纸、音像资料等，包括施工文件、竣工图纸及竣工验收文件等。再具体一些可分为四大类：第一类为综合卷，包括开工报告、工程总结、标段验收报告、承包合同及资质、来往文件及会议纪要、各类建交表、工程竣工数量、竣工资产移交表、工程概预决算表、工程事故处理意见以及其它；第二类为单位工程内容部分，包括开工报告、施工小结、单位工程竣工验收报告、单位工程质量验收记录、工程数量表、工程验收资料、施工记录、土壤及水质试验资料、原材料及设备仪器出厂合格证和检验报告、检验试验记录、变更设计资料、施工组织设计、鉴定报告、专项方案、工程照片、竣工图、工程日志等；第三大类为电子档案，包括竣工图电子版、施工组织设计及工程总结、工程数量汇总表、单位工程竣工验收记录和竣工验收报告、工程照片和影像资料等；第四大类为声像档案，包括有工程开工、竣工、领导视察、优质工程、样板工程、重大活动照片、图片、画册等。可以说国内档案分类繁多，项目开工前就要按照档案各类档案管理办法进行分类收集、组卷，才会系统地去管理好、利用好档案，而且以上档案无一例外均要求要是原件。

二、国际工程档案管理

还是以竣工文件档案为案例来举例，为什么说国际招标项目的档案很难按照国内的标准去执行，首先作为业主方的要求不同，国外业主只要求项目竣工后施工方递交施工图即可，一般情况下不需其它资料，还有一个比较关键的点是国外的项目是以工程量清单计价，即BOQ计价模式，这与我们国内通常的分部分项计价模式有很大的不同。其次监理方的标准也不同，国外的监理具有很高的权利和独立性，独立于业主，代表业主行使权力，其权力一旦被授予，往往在业主之上，大多数情况下，其所做出的决定，业主一般会接受而无权更改，承包商的施工全过程细节都受到监理方的监督，严格按照规范及合同施工，可以说，整个项目执行过程基本上是围绕着监理来进行的，所以项目的档案管理标准很大程度上也取决于监理公司的习惯，有的项目需提前一天向监理递交第二天的报检单，报检单上需同时有测量监理、试验监理和现场监理的签字后，总监才会批复同意继续施工，也即是对上道工序质量的认可，所以一般项目上资料最对的就是报检单、实验资料和测量资料；再比如递交给监理的账单，国内工程量计价部分和凭证部分是分离的，而国外的账单大多数都是装订在一起；再比如国外监理和施工方最主要的交流是通过来往信函来实现的，本人所从事的部分项目，写给监理的信函就高达2000多封，而大量的设计变更也是融入在这些信中，不像国内变更需单独出来；再比如项目和业主监理的沟通机制是通过每周或每月的会议来进行的，月度会议报告或者是月度报告因项目不同一般由监理方或者承包商来编制；还有比如国内的设计图纸比较完整，施工方要进行变更是件比较复杂的过程，而国外在签订施工合同时，一般提供的是初步设计图纸，开工后，需要承包商重新进行施工图设计和递交监理批复，才可以用以施工，项目的实施过程就是一部变更史，出现重大变更也是常有的事情；再比如，我们国内的竣工文件档案很少有索赔方面的文件，在海外工程中，索赔是件很平常的事件，且合同里有明确的规定，是承包商获得正当收益补偿的不和或缺的部分；还有就是对质量过程控制验收程序的差异，在国际工程中，不存在按单位、分部、分项进行的质量验收，一切以承包商和监理现场的试验数据和测量数据为准，某种意义上来说，承包商递交给监理的报检单，监理批复后就是对上道工序的质量表示认可；还有在项目开工时，开工报告一般都是一封信，项目竣工后，竣工报告的形式也不同于国内，国内需要专门的验收组去验收，在海外工程竣工验收阶段，一般是由业主、监理和施工方三方对现场直接进行验收，对外更多体现的是视觉上的验收，对内体现在监理方提出的一些整改项上，竣工验收报告后往往附上一些需要整改的清单，内容并不多，整改完成后监理下发交验证书，进入质保期；其它方面的差异笔者就就不再累述。

随着国家走出去战略的不断深入，越来越多的中资企业参与到国际工程的浪潮中，特别是2013年9月和10月由中国国家主席习近平分别提出建设“新丝绸之路经济带”和“21世纪海上丝绸之路”的战略构想后，中资施工企业走出去的步伐越来越大，这就需要各级档案管理部门，及时工程档案管理作出调整和必要的指导，使得国际竞标项目的档案管理规范化，如果按照国内的档案管理标准去要求海外的项目，无异于缘木求鱼。