浅析如何提高办公室工作效率

浅析如何提高办公室工作效率

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国网辽宁省电力有限公司管理培训中心1辽宁沈阳110023；国网辽宁省电力有限公司沈阳市东陵区供电分公司2辽宁沈阳110015

摘要：企业的办公室作为进行企业行政事务处理的一个核心机构，在整个企业的运行过程中都有着非常重要的作用。它既能够有效的完成企业的各项日常事务，也是企业展示自身企业文化的一个有效平台。但是现阶段的企业办公室工作过程中，仍然存在着许多问题，并严重的制约了办公室的工作效率。本文就如何提升企业办公室的工作效率进行了分析研究。

关键词：企业；办公室；工作效率

1前言

办公室作为承上启下、沟通内外的枢纽部门，其工作效能和服务水平的高低，直接影响企业的科学决策和实施。当前，随着经济社会的发展，办公室工作的内容和性质也相继发生了较大变化，这就要求办公室必须优质高效地开展工作，发挥参谋助手作用，推动办公室各项工作全面发展。

2影响企业办公室工作效率的几个问题

2.1缺乏健全的企业办公室工作制度

现阶段，影响企业办公室工作质量和水平提升的关键因素就是缺乏健全的工作制度。一方面，在企业办公室工作过程中，缺乏健全的办公室管理机制，使得很多工作的开展没有准确的标准和规范，从而导致企业办公室工作比较混乱，影响了工作的质量和效率。同时，一些企业虽然制定了相应的工作制度，但是由于管理人员缺乏重视，致使很多管理制度无法切实的落实到实际工作中，不仅影响了工作水平的提升，还制约了企业的未来发展。另一方面，缺乏严格监督机制。在企业办公室工作开展过程中，有效的监督机制可以很大程度上提升工作的质量和效果。如果在企业的发展过程中，缺乏相应的监督机制，那么企业办公室工作人员的工作积极性就会逐渐下降，在工作时存在投机取巧的情况，不利于企业的可持续发展。

2.2工作量过大，人员流动性过高

企业的办公室每天都需要去面对诸多的行政事务，而有的办公室工作人员不仅需要对这些繁琐的行政事务进行归纳总结，还需要亲自去跟进这些事务的实际运行情况。而一旦有办公室的工作人员没能够很好的处理某一行政事宜，一方面需要面对自己领导的责备，另一方面会会受到员工们的指责。这就使得办公室的工作人员难以抱有一个良好的心态去进行工作，从而严重的影响了整个办公室的工作效率。而且在企业实际的管理过程中，办公室人员的流动性相对比较高，这就使得某一岗位的新来员工需要花费大量的时间去学习如何应付该岗位中所存在的种种问题，而经过一段时间的熟悉之后，又会去面临着人事方面的调动，从而进一步的提升了整个办公室工作所需的时间成本。

2.3缺乏组织协调性

由于企业的办公室工作涉及的内容较多，并且相应的工作内容也比较繁琐，所以在工作过程中，需要企业各个部门之间的相互协调和配合，保证办公室工作的水平和效果可以得到进一步提升。但是在实际工作过程中，部分企业部门并没有给予办公室工作应有的重视，没有意识到这一工作的重要性，对于上级部门或领导交代的任务没有积极且及时的执行，导致企业各个部门之间缺乏有效的协调沟通，从而大大降低了办公室工作的整体水平和效率。同时，在企业办公室工作过程中，还存在着工作人员专业水平和素养不高的情况，缺乏创新意识和进取精神，在实际工作中经常出现工作散漫、对待工作不认真、不负责、工作执行力度不够等情况，不仅影响了企业的办公室工作效率的提升，同时还制约了企业的未来发展。

3提高企业办公室工作效率的思考

3.1做好各个部门之间的协调工作

面对企业办公室工作过程中存在的各个部门之间协调力度不够等问题，管理人员在实际工作中，应该注意强化各个部门之间的协调工作，保证各个部门在工作中可以进行良好的沟通和交流，提升工作的质量和效率，保证企业可以朝着良好的方向发展。同时，在办公室工作过程中，企业应强化管理体系建设，明确各个部门之间的工作内容、责任，强化各个部门之间的协调合作意识。同时企业还应强化自身的内部管理，提高各个部门的工作意识，让各个部门意识到协调工作的重要性，从而保障各个部门在企业的办公室工作过程中，能够积极合作，履行好自己的职责和义务，进而促进企业办公室创新，推动企业的未来发展和进步。此外，在企业发展过程中，管理人员还要强化对相应管理人员的技术培训和再教育，不断提高工作人员的技术水平和职业素养，让其树立良好的意识，保证可以积极。认真、负责的对待自身工作，提升工作的效率，促进企业办公室工作创新。

3.2端正态度，加强服务意识

企业办公室的工作具有较强的服务性质，其服务态度决定着服务质量。办公室人员要以饱满的热情和认真的态度投入到日常工作中，无论是面对领导、部门还是基层员工，都尽最大努力提供热情周到的优质服务。做到服务无小事，将工作做到细处，为企业的生产经营活动提供保障。另外，企业办公室的人员还要负责对外联系、接待客户，此时办公室人员代表着公司的形象，要注意使用得体的交际语言，注意交际礼仪，为企业树立良好的形象。

3.3调整节奏，提高办事效率

企业办公室的工作内容虽然很少直接参与企业的生产经营活动，但对生产经营活动有重要的间接影响，办公室人员应提高对自身工作的重视程度，改变办事拖拉、时间拖延的作风，养成今日事今日毕、急事急办、特事特办的良好工作习惯。办公室形象是企业形象的代表，首先要树立自身雷厉风行、踏实做事的形象，才能协调好企业各项工作，让部门之间有良好的配合，提高企业形象。

3.4注重学习，更新专业技能

在当下的知识经济时代，企业的管理理念、工作模式不断更新，新的知识技能不断涌现，办公室人员要树立终身学习意识，积极更新落后的知识结构，让新理念代替旧知识，为提高办公室工作效率提高源源动力。办公室人员应注重自身素质提高，不断丰富专业知识和专业技能，学习先进的科学管理理念，在工作实践中探索科学的工作方法。除了提高专业技术，办公室人员还承担为企业发展出谋划策、拟定方案的职责，应积极涉猎先进的企业管理办法，为企业管理制度的改革提出有用见解。

3.5积极创新，培养应变能力

办公室的工作具有较高的随时性，要处理企业生产经营中的许多突发情况，要对信息进行及时收集，拟定处理办法，与领导和相关部门及时沟通，控制事态发展，解决生产经营问题。这要求办公室人员要具备较强的创新意识，能够对突发情况甚至是未遇到的事件作出灵活反应。所以办公室人员在平时的工作中要积极探索，善于总结工作规律和工作经验，不能墨守成规、按部就班的机械化工作，要尽量把工作做到前面，为其它部门预留出宝贵的应变时间，使企业能够有条不紊的正常运转。

3.6紧随时代脚步，适应新的办公环境

随着信息技术的快速发展，办公自动化是现代办公室的发展方向和发展要求。企业办公室应积极进行办公自动化建设，利用信息化手段提高办公效率、促进企业上下的信息交流。办公室人员应掌握基本的信息技术，熟练使用先进的办公设备，适应新的办公模式。构建企业信息网，提高信息收集、存储和调用的效率，建立健全信息工作制度，全面实现自动化办公，提高执行效力。

4结束语

总之，新时期做好办公室工作，既要带头弘扬求真务实的精神风尚，认真开展工作督查，突出抓好工作落实，确保政令畅通、工作到位、效果明显，也要彻底纠正“只求过得去、不求干得好”的浮躁心态，坚决克服懒散、懈怠、作风疲沓和无所作为的思想，始终保持与时俱进的精神状态，使我们的共青团事业又好又快发展。

参考文献：

[1]刘燕燕.新形势下如何提升电力企业办公室工作水平[J].企业导报，2015（8）：145-145.

[2]叶建明.浅析新时期县级供电企业办公室工作创新[J].现代国企研究，2015（6）：55-55.