完善社会保险档案管理促进社会保险事业和谐发展

完善社会保险档案管理促进社会保险事业和谐发展

王永波

王永波绥棱林业局152200

摘要随着社会保险的全面覆盖和参保人数的日益增长，社会保险档案工作也越来越显示出其重要的地位，但是原有的社会保险档案管理已不能适应当今社会发展的要求。因此，完善社会社会保险档案的管理已势在必行。

关键词社会保险档案管理发展

我国社会保险实行二十多年来，各级社保经办机构在社会保险的征缴和支付过程中，积累了大量的社会保险档案，这些档案材料真实地记录我国社会保险制度从建立、改革、发展到逐步完善的全过程。而且随着社会保险的全面覆盖和参保人数的日益增长，社会保险档案工作也越来越显示出其重要的地位，但是原有的社会保险档案管理已不能适应当今社会发展的要求。因此，完善社会社会保险档案的管理已势在必行。

一、社会保险档案的含义和归档范围

社会保险档案是国家档案的组成部分，对国家和社会具有重要的保存和利用价值。是各机关、企业、事业单位和各社会团体为其员工办理社会保险、失业救济保险、医疗保险、及生育保险、工伤保险等各类社会保险项目过程中形成的记载和反映每个员工参加各项保险统筹时间长短、缴费多少、因工作变动而至保险统筹关系转接变动以及支用、计发养老待遇等情况，以一个单位、社会团体和以个人为单位分别集中整理保管起来，具有一定的保存价值和实际工作查考利用的价值的文件材料。

归档范围有：

1.政策依据类：包括国家、地方出台的有关社会保险制度及改革的政策法规，社会保险缴费、待遇支付办法以及经办机构工作方面的规范性文件。

2.业务凭证类：包括各类社会保险费用的扣缴凭证、汇缴凭证、转接凭证、报销凭证、支用凭证、理赔给付凭证等。

3.结算帐卡类：包括各项社会保险费用汇缴帐册、支用给付帐册、缴费化名册、单位各项社会保险费用管理手册、参保人员保险手册以及保险统筹关系转接清册、转接变更登记卡和职工各项保险管理卡片等。为便于管理利用，此类材料中凡涉及参保人员的各类手册、资料、卡片等均应集中统一立卷，做到每人一份社会保险档案案卷。

4.统计报表类：包括参保人员工资变动情况统计审核表、各类社会保险费用汇缴统计表以及支用给付统计表等。

5.离退休人员社会化管理类：包括离退休人员退休待遇、退休人员生存调查表采集的指纹存档资料、离退休人员人事档案管理、遗属待遇的通知书和待遇决定书、遗属待遇审批表，调整养老待遇、遗属待遇的申报表。

6.电子档案类：是指社会保险工作实现办公自动化以后形成的各种数字信息档案等。

二、社会保险档案管理的现状

1.重视不够。由于社会保险档案管理工作是一项新的工作，人们对其的重要性普遍认识不到位。由于对社会保险档案管理工作重视不够，社会保险工作的重点都集中在扩大基本社会保险的覆盖面，强化社会保险基金的征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案管理工作处于无序状态，社会保险档案管理作用无法得到充分发挥。

2.社会保险档案管理制度不规范。从各地社会保险档案管理现状来看，能够严格按照国家档案管理的有关规定管理社会保险档案的社保经办机构并不多，由于目前还没有制定统一的社会保险档案管理制度，缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全，丢失、涂改、损毁社会保险档案的现象时有发生，影响社会保险档案管理的规范化、标准化。

3.社会保险档案专职人员难落实。有些社会保险部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，即使有专兼职档案人员，也是临时抽调，没有经过专职培训，严重影响社会保险档案的质量。

4.社会保险档案保管条件差。由于场地限制和经费不足等问题无法解决，社会保险档案管理始终未能列入社保经办机构的议事日程，大多数社保经办机构至今未设立固定的场所存放档案，历年累积的社会保险档案只能由经办人员分别保管。由于没有专有的库房，只能存放在潮湿的房间里，致使社会保险档案存在诸多安全因素。这种不规范的档案管理方式不仅查阅起来非常困难，也给日常经办工作带来许多不便。

三、完善社会保险档案管理的建议

1.提高认识。针对社会保险档案工作存在的问题，社会保险部门要提高认识，增强社会保险档案意识，把社会保险档案工作纳入本单位和本部门发展规划和年度工作计划，加大资金及人力投入，落实档案存放场所，建立起社会保险档案工作发展的长效机制，确保社会保险档案工作健康发展。

2.加强业务建设，实现社会保险档案工作的规范化和系列化。社会保险业务具有政策性强、涉及面广、工作量大、专业性突出等特点。因此，社会保险档案管理要统一规划，合理布局、统一标准、分步实施。就是要本单位社会保险档案构成、规模、特点、以及与其他业务的联系，制定出社会保险档案业务规范标准，使社会保险档案业务工作有据可查，有章可循，并把社会保险档案工作总体目标分解到各职能部门的年度工作计划，纳入有关人员的岗位责任制，有计划、有落实、有监督、有考核、有奖惩的顺利进行。

3.建设专职队伍，加强培训工作，提高管理水平。造就一支高素质的社会保险档案管理人员的队伍，是提高社会保险档案管理水平的前提。随着当今世界信息急速式地增长，档案管理也由过去的手工劳动变为现在的科技型工作。这就要求管理者具有较高的业务素质，要满足利用者对提供大量的数据档案信息的要求，这些都要求具有高素质、高技能的现代化档案管理人员才能胜任。针对目前社会保险档案管理人员的业务素质偏低，不能适应当前的社会保险档案管理需要的事实，社保部门应采取通过引进档案专业人才和对现有社会保险档案人员进行专业培训提高档案管理知识和技能的两步一起走的方式进行，促使社会保险经办机构队伍整体素质得到强化提高，实现社会保险标准化、规范化、精细化管理。

4.社会保险档案要整理立卷，规范管理。对历年积累的纸质档案，可先按档案的特点和形成规律，确定归档范围，采用类别、年度和保管期限的分类方法进行科学分类和整理。对已破损的，需按要求进行裱糊，再根据国家档案管理办法，对应归档的资料进行标准化装订，填写卷面，设立档案全宗卷，按年度、按类别规范排列入柜。对历年形成的电子介质档案，也应按规范归档入室，并编制出各门类的检索目录，以便查找。

5.社会保险档案管理工作要实现数字化、信息化、网络化。要充分运用计算机技术，信息技术等现代科学技术，实现社会保险档案工作的现代化管理。建立社会保险档案数字档案库，加大信息数据的编纂力度。为了社会保险档案信息资源的开发利用、提高档案利用效率、保护实体档案、还要建立社会保险档案全文数据库，通过扫描仪把利用频率高，易磨损的档案材料输入到服务器或工作站中。社会保险档案信息数据库要实现网络互联,查询快捷、资源互享。同时要健全和完善查询方式，为广大参保人员提供全方位的查询服务。参保人员除了可以直接到各级社保机构经办大厅的自助平台查询缴费情况和个人账户余额外，还可通过拨打专设社会保障咨询电话和登陆互联网站等手段，做到足不出户，便可方便地了解到所需各种有关信息。

完善社会保险档案管理，关系到社会保险的基础业务建设，是提高工作质量、办事效率和服务水平的根本所在。完整的档案资料不但能及时总结过去以鉴未来，为有关部门的科学决策提供服务，而且对加快建立一个独立于企事业单位之外的社会保险体系，推进社会保障事业的发展，构建社会主义和谐社会，维护参保人员权益，都将发挥其越来越重要的作用。

参考文献

【1】覃有土樊启荣主编《社会保障学》法律出版社1997年出版（作者单位：厦门市社会保险管理中心）

【2】王东进《建设有中国特色的社会保障制度》《改革内参》［Ｊ］20024