档案员与文书和档案工作

档案员与文书和档案工作

刘银辉

档案员与文书和档案工作刘银辉（湖南城建职业技术学院湖南湘潭411103）摘要：文件是档案的前身,档案是文件最终的归宿,因此应对文件、档案管理实行全程管理,即从文书部门文件管理开始入手。但档案工作的基础是文书处理工作,只抓档案工作而忽视文书处理工作的质量和规范,档案工作是做不好的。如果由档案员来同时做文书和档案工作关键字：历史联系保存价值真实性完整性可靠性全程管理、前端控制中图分类号：C623文献标识码：A文章编号：1672-691x（2010）04关于档案由归档部门进行整理、立卷的规定，这是档案管理规定在执行方面不到位最明显最长久的一个例子。档案员在工作中要求归档部门进行立卷，规定交给档案部门的归档材料应当是已经经过立卷整理好了的，但这种要求往往都会落空，大多数情况是档案归档后再由档案员去整理立卷。所以长期以来，文书或业务部门立卷，纯粹是一种理论规定，没有落到实处。文书或业务部门整理的规定执行得如此艰难，是不是这一规定本身有错呢，显然不是的，之所以要规定文书及业务部门整理，是因为整理的主要目的是为了把彼此有联系的，有某种共性的一些文件组织在一起，便于利用，也使得档案不容易丢失，而归档单位对自己从事的工作最熟悉，最了解文书处理过程，由他们整理，可以及时发现遗漏的材料和提高整理的质量，还可以提高整理的工作效率。由此可见，文书或业务部门整理的规定是很科学的，反映了档案管理的规律，是从档案工作实践中总结归纳出来的科学管理方法。那么如此科学合理的一项规定，为什么执行起来这么不顺呢？首先是因为整理工作是一项有一定专业水准的工作，要根据文件的形成特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，便于保管和利用，需要整理人花费一定的脑力劳动和耐心，还要花费一定的时间，这些在没有档案是由部门整理归档的意识的人那里，都变成了额外的工作负担，不甚其烦，想尽办法和理由不整理。其次是在档案部门要求各归档部门整理和各归档部门不愿整理的矛盾中，档案员处于弱势，任何部门往往都能强有力地抵制住由归档部门整理归档的规定。其结果只能是两种：一种是档案员自己整理，使档案员用多于部门整理许多倍的精力埋于整理工作，并容易出错，也使得档案员的真正职责被削弱了；而另一种是档案员自己也不整理，这样时间一长，档案管理就一片混乱，影响到档案的长期保管和利用。在目前由文书或业务部门整理这一规定还没有被普遍接受的情况下，为了保证归档文件的真实性、完整性、可靠性,因此应该把文件、档案管理看成一个统一的系统工程,实现文档一体化，档案工作实行全程管理、前端控制。如果同一个部门有档案员，就可以由档案员来同时做文书和档案工作，在文书环节就可以把办理完毕的文件按档案要求整理好，实行文档一体化管理，这在计算机时代尤其方便，既减少了文件转化为档案环节的重复劳动，又避免了文书与档案工作之间的不协调，彻底解决了文档两张皮的现象。因为在目前计算机技术不成熟或基层条件不允许的情况下，档案管理执行的是双轨制，即同一份档案有电子归档，也把纸质文件归档，平时在计算机上通过档案管理软件网络把办理完毕的电子文件随时归档，到第二年六月份之前再把纸质文件一次性归档。这样电子文档方便了平时的调阅利用，纸质档案又满足了档案的长期保管的安全需要。但是在这个过程中如果文书和档案是两个人管理，那么就存在着文书工作和档案工作是否协调的问题，首先是文书工作是否到位，是否能满足档案管理要求的问题，因为从办理流程来讲，文书工作在上位，档案工作在下位，上位不到位，下位的工作就无法开展。因为双轨制下目录是由电子档案管理软件打印出来的，它必须与纸质文档相对应，所以文书在收发文时要做到电子档案和纸质档案两者完全一致，否则电子目录与纸质档案不能一对一，档案的后续整理就没法进行，纸质档案的利用也无目录可查；反过来档案整理要尽量与文件收发时的整理一致，才能尽量减少重复劳力，发现文书工作的漏洞和错误，也能监督到归档率是否达到百分之百。