企业档案管理质量体系建设研究明月

企业档案管理质量体系建设研究明月

明月

新疆克拉玛依市城市建设投资发展有限责任公司新疆克拉玛依834000

摘要：新形势下的档案管理工作对企业的长远发展具有关键性意义，更是企业管理中至关重要的一部分。新的时期，企业面临更加复杂的新的环境，为了紧跟时代步伐，促进企业健康发展，企业领导人和档案管理人员必须更加重视档案管理工作，并不断在工作中创新，使档案管理工作在企业的发展和运行过程中发挥其真正的作用。

关键词：企业；档案管理；存在问题；体系建设

引言

企业档案质量体系是以档案管理的质量为中心、以满足利用群体的需求为目的，综合利用各种质量控制方法，持续提高、改进档案信息来源质量、管理质量、服务质量的系统。将档案质量体系作为一个系统，系统目标的实现取决于每个环节职能的完成情况和各环节之间的协调配合。因此，必须对企业档案全过程进行计划、组织、协调，控制档案实体质量与档案工作各环节质量的关系。档案的实体质量是档案工作各环节质量的前提和保证，档案工作各环节质量是实体质量的综合反映和必然要求。档案工作过程中的每一个环节的质量都要靠档案专兼职工作人员去实现，档案专兼职工作人员的素质、质量是质量体系建设的基本保证。

1企业档案管理质量体系建设的必要性和意义

1.1企业档案管理质量体系有助于提高档案管理水平

企业档案管理质量体系是对文件从形成、归档、整理、保管、利用、销毁或永久保存的全过程进行严格质量控制，使档案管理工作的各个环节都有章可循、有规可依，从而弥补了以往档案工作中的薄弱环节，保证档案工作的有效性和连续性。企业档案管理质量体系的建设要求领导重视，全员参与，这样可使每一位档案工作人员树立起档案质量意识。可通过多项措施如讲座、培训、继续教育等方式来提高工作人员素质。基于标准的档案质量管理体系注重档案人员业务能力、创新能力、服务水平的培养和提高。

1.2企业档案管理质量体系是企业发展的要求

随着人们对档案信息资源的依赖性日益增强，对档案质量的要求也越来越高。因此，提高档案质量及档案管理质量成了当务之急。档案管理标准体系的建设让档案工作渗透到企业业务工作中，健全了档案管理制度，扩大了档案管理的队伍，确保了业务档案的完整及准确。企业档案管理标准体系的建设也是企业管理建设的重要内容。建立档案管理标准体系，及时了解企业档案材料的价值状态、自然寿命和保管状态不仅对搞好企业档案管理，开发档案信息资源有积极的作用，同时对全面加强企业综合管理，推进企业建设，促使科研成果转化为生产力产生积极的影响。因此，企业为了保证工作效率，应该建立档案管理标准体系。

2企业档案管理的现状及问题分析

2.1企业对档案管理工作不够重视

企业都比较注重企业的经济利益，而档案管理工作给企业带来的影响是潜移默化的，不能直接给企业带来经济利益，导致大部分企业错误的认为档案管理工作对企业的发展并无实质性的作用，甚至因为浪费人力和物力而加重了企业的经营负担，从而更加不重视档案管理工作，导致企业的档案管理流于形式。

2.2企业的档案管理制度不健全

一般企业主要将管理力度主要致力于提高企业的竞争力，将企业的全部资源投入到企业的生产经营中去，往往忽视企业档案管理工作的资源投入，没有更多的资源投入去制订不能直接给企业代理经济利益的档案管理制度的制订工作，从而导致企业在档案管理中出现许多问题。有的企业虽然制订了档案管理制度，但是由于企业总体重视程度不够，导致执行起来比较困难。

2.3企业档案管理人才队伍落后

首先，企业档案人才配备不足。企业为了降低人力成本，往往会采取缩减管理人员的数量，针对档案管理工作不配备专门的管理人员，需要时从其他岗位抽调，造成档案管理人员的不稳定。其次，部分档案管理人员对无法正确认识自身从事的档案管理工作，缺乏对工作应有的热情和积极性，不愿意深入学习档案管理理论知识，造成档案管理人才队伍整体思想认识的落后。再次，企业档案管理人员工作内容单一，很多企业档案管理人员的工作还停留在档案资料的简单收集、整理、归类，使得档案管理人员觉得工作繁琐且意义不大，因此也轻视档案工作。长期地按部就班的工作和这种对档案管理的错误的认识使得他们没有了对工作的积极性，缺乏对工作的创新。

2.4档案管理的基础设施不健全

由于企业缺乏对档案管理的正确认识，导致企业不在档案管理的基础建设上投入太多资源，档案管理部门工作环境较差，有的企业甚至没有专门的档案管理部门，没有专门放置档案的档案室，或者为了经营的需要一再缩减档案室的空间。有的虽然有档案室，但是没有分门别类的整理摆放，把各种档案堆积在一起。

3企业档案管理体制改革的策略

3.1企业档案管理体制构建走市场化道路

市场化永远是企业管理未来走向的重要参考和趋势，更是世界行政改革的共同趋势所在，引领着各大企业的改革。我国企业档案管理体制建立必须参考市场要素，因为市场在资源配置中起决定性作用，档案资源是企业信息资源管理中不可或缺的基础，企业还需要按照市场化竞争和运营来进行档案体制管理；档案资源是企业发展不可或缺的信息资源，因此企业还需要按照自身的情况、竞争的体制不断地改善档案管理体制；企业档案管理工作要为企业生产经营提供建议和意见，档案工作在市场中进行，那么必须按照市场的需要做好档案信息存储和档案资源的开发工作，不断创新，让日益增长的档案信息符合企业发展的需要，使企业档案工作更好地为经济建设服务。档案工作有了方向和目标才能够完成市场交给自己的多种任务。

3.2档案专业化是企业档案管理的重点方向

企业档案管理要完成专业化的任务，这主要是从两个维度进行分析和讨论。企业档案管理要接受政府的监督和指导，同时也要接受来自社会的监督和指导，并且减少政府在档案管理体制上的行政干预能力。若是从长远角度和趋势来分析，企业档案自主化管理方向是不可逆转的，但是仅仅依靠政府的力量也是无法完成现代化管理任务的，那么政府行政干预是一只手，自我管理就是另外一只手。从优秀企业的档案管理体制上看，专业化就发挥了重要的作用。另外，企业档案管理还可以充分地调动和使用更多的社会资源，提升管理的专业性。过多的行政干预会降低企业的管理效果，也会浪费更多的企业成本，使企业不再培养精英团队和专业工作者去完善企业档案信息管理。此外，可以增加专业化培训，开设专业培训班，给职工更多的学习和进修机会，提升档案管理意识，让档案管理和数字化以及信息化接轨。

3.3法制化是企业自主档案管理发展的目标

档案管理体制的法制化道路首先是档案行政执法检查与业务指导之间要分步骤进行，档案要进行行政执法检查，这是法律上的一种强制性行为，每一个企业都需要接受检查，这是对档案负责的态度，更是对档案的保护，保障移交的顺利。档案业务指导并不是档案体制法制化的内容，这属于非强制性的行为，不是义务和责任层面的。档案的执法检查还需要以法律法规为根本依据，为企业提供技术层面的服务。档案执法检查应确定执法的程序和执法方式，并且做好行政执法管理相关通知，这样在档案的管理上就会更为突出，让管理方法和管理途径也相对完善。在依法进行档案管理的过程中还需要提供相应的服务，按照市场化规律进行。相关工作者要转变自己的工作观念，将依法管理与企业服务有效地结合在一起，牢固树立起为企业服务的信念，保障记录好企业的相关档案。

3.4企业档案体制管理走信息一体化路径

走信息一体化的路径是现代化市场经济条件下企业档案管理体制的重要方面，也是不被社会淘汰的关键选择。成立信息中心为企业的档案管理服务，可以收集一些预测性较强的信息，采集信息或者筛选档案信息。档案信息一体化还可以对档案的流动过程进行监督控制，对档案信息做合理化协调，这样才可以让档案发挥出最大功效。档案信息化与数字化可以结合在一起。所谓的数字化是指将文字、音像等档案通过扫描录入的方式储存到计算机当中，实现档案管理的操作。例如，使用万能档案管理软件就是数字化最好的展现，这是一种突出的档案规范化管理数字化软件，可以提升档案管理效率。

结束语

综上所述，本文对企业档案管理体制改革作出分析和研究，认为目前企业档案管理体制还存在一些问题，必须对档案管理体制进行创新，需要从市场化、社会化、法制化以及信息化角度做好档案管理体制完善工作。

参考文献：

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